(Действующий) СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»

Общие положения

Сервис «Электронные документы» представляет собой площадку для взаимодействия в рамках единого информационного пространства группе заинтересованных лиц для коллективной работы над документами:
  • Создание документов,
  • Обсуждение документов,
  • Согласование документов,
  • Регистрация документов,
  • Исполнение документов.
В данной инструкции описан алгоритм работы с формами электронных документов в СЭД Папир. Общие принципы работы с сервисом «Электронные документы» описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Использование сервиса «Электронные документы» подтверждает принятие условий Соглашения об использовании системы электронного документооборота Papir.

Глоссарий

Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Входящий документ – документ, поступивший в организацию.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из организации.
Дата договора – дата, указываемая в номере договора и являющаяся его реквизитом.
Дата начала – дата начала действия договора: срок, начиная с которого контрагенты должны начать выполнять свои обязательства по договору.
Дата создания документа – дата фактического создания электронного документа, является атрибутом истории документа, который не является реквизитом договора.
Дата окончания – дата окончания действия договора: срок, к которому контрагенты должны исполнить свои обязательства по договору.
Дата подписания – дата, когда уполномоченные представители контрагентов подписали документ электронной подписью.
Договор – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Исполнительная документация – текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.
Контрагент – юридическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), являющееся одной из сторон договора, которое при заключении договора берет на себя определенные обязательства.
Администратор – пользователь с максимальными правами доступа к электронным документам.
Представитель – владелец документа, который является представителем контрагента и автором документа и осуществляет контроль надлежащего исполнения Редактором своих обязанностей, а также смену статуса договора вручную в случае необходимости.
Контролер – ответственный за обеспечение централизованного, контролируемого учета документации, поступающей и отправляемой во внешние организации.
Контролер – пользователь, который может выполнять некоторые действия с документом, роль выдается только по запросу.
Объекты строительства – информация об объектах строительства, может использоваться в электронных документах, а также в графиках календарно-сетевого планирования.
Редактор – ответственный за обеспечение заключения договора.
Письмо – электронный документ, который может содержать одну и более печатную форму (текст письма + приложения к нему), которые как пакет документов можно создать, обсуждать, согласовывать, подписывать.
Покупатель – контрагент, имеющий намерение приобрести, либо приобретающий Товары, Работы, Услуги, и заключающий договор на поставку Товаров, Работ, Услуг.
Поставщик – контрагент, непосредственно осуществляющий деятельность по предоставлению Товаров, Работ, Услуг в рамках договора на поставку.
ПУД – первичный учетный документ (счет-фактура, акт выполненных работ).
Регистрация – присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистратор – ответственный за регистрацию в системе поступившей корреспонденции (автор документа).
Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.
Строительный контроль (технический надзор) – комплекс экспертно-проверочных мероприятий, осуществляемых с целью обеспечения точного соблюдения определяемых проектом стоимости, сроков, объемов и качества производимых работ и строительных материалов.
Уполномоченный представитель – представитель контрагента, уполномоченный совершать сделки (заключать договоры) от имени контрагента.
Удостоверяющий документ (документ-основание) – документ, дающий право физическому лицу действовать в интересах организации при заключении договора.
Другие термины указаны в СТО УП «Реестр терминов develop-man».

Договоры

Поле «Всего сумма (с НДС)» выводится в шапке договора при создании к нему спецификации. Значение данного поля является суммой по полю «Всего сумма (с НДС)» всех дочерних спецификаций договора в статусе «Действует» и «Исполнено».
Сохранение документа «Сторно спецификации» и «Сторно прайсовой спецификации» в статусе «Действует» к дочерней спецификации изменяет значение поля «Всего сумма (с НДС)» в спецификации, к которой было создано сторно. Соответственно изменяется общая сумма по договору. Отмена сторно влияет на изменение общей суммы договора аналогичным образом (см. Сторно спецификации и Сторно прайсовой спецификации).

Вкладка «Отзывы»

В карточке электронных документов типа «Договор», за исключением Универсального договора генерального подряда, доступен раздел «Отзывы», в котором отображаются все отзывы заказчика о работе с исполнителем по данному договору (рисунок 1).
Раздел "Отзывы".
1202 × 583 пикс.     Открыть в новом окне Раздел "Отзывы".
В разделе отображается следующая информация по отзывам:
  • Дата – дата, когда в документе был оставлен отзыв, выводится без учета часового пояса,
  • Автор – ФИО пользователя, который оставил отзыв,
  • Отзыв – текст отзыва,
  • Оценка – числовая оценка отзыва, отображается в виде звезд.
Добавить отзыв может пользователь с ролью «Менеджер» или «Администратор», для этого нужно нажать кнопку «Добавить отзыв». Договор должен находится в статусе «Действует», «Действует (вручную)», «Исполнен», «Прекратил действие» или «Расторгнут».
После нажатия на кнопку «Добавить отзыв» отображается окно «Добавление отзыва», в котором нужно проставить оценку работы поставщика в звездах, оставить текстовый комментарий и нажать на кнопку «Сохранить» (рисунок 2).
932 × 583 пикс.     Открыть в новом окне
Важно!
Отзыв должен содержать не менее 10 символов.
Далее система предупреждает о невозможности внесения изменений в отзыв, и чтобы опубликовать отзыв необходимо подтвердить действие (рисунок 3).
Предупреждение о невозможности внесения изменений в отзыв.
499 × 127 пикс.     Открыть в новом окне Предупреждение о невозможности внесения изменений в отзыв.