Утративший силу
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6 - 4.13 настоящих Правил.
2.4. Видами архивных фондов организации являются:
архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).
2.5. Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и номер в порядке, определенном пунктом 3.8 настоящих Правил.
2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:
до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
до и после изменения территориальных границ деятельности организации;
в случае смены учредителя.
В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.
2.7. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.
Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
2.8. Хронологическими границами архивного фонда являются <1>:
--------------------------------
<1> Подпункт 2.8.6 пункта 2.8 Правил хранения.
для архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;
для объединенного архивного фонда организации - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;
для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
2.9. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее - единица хранения).
2.10. Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
2.11. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:
структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);
авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
2.12. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов.
2.13. Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом документов.
2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
предоставление помещения для размещения архивных документов;
обеспечение нормативных условий хранения документов;
выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
проверка наличия и состояния документов.
2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
В архиве организации должны быть предусмотрены:
архивохранилище;
помещение для приема, временного хранения документов;
помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);
рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.
Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.