СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам»

Механизм работы по спецификациям заключается в следующем:

1. В 1С: Предприятие создается спецификация к договору с указанием Поставщика, Покупателя, Договора (если он уже есть в 1С), а также перечня товаров или услуг.

2. В СЭД Lotus к конкретному договору можно подтянуть спецификацию из 1С, согласовать и утвердить ее. В Lotus будет виден состав спецификации. К одному договору можно привязать несколько спецификаций из 1С.

3. После привязки спецификации к договору в Lotus соответствующие документы в 1С: Предприятие будут заблокированы от изменений.

Работа со спецификациями в 1С

Создание спецификации

Для заполнения спецификаций необходимо иметь доступ к подсистеме «Управление договорами». Работать со спецификациями можно через журнал документов (рисунок 1).

Также работа возможна через справочник «Договоры контрагента» (рисунок 2).

В справочнике есть возможность указать условия отбора: «Организация», «Контрагент», после чего список будет отфильтрован по договорам. Далее необходимо выбрать нужный договор и переключиться на вкладку спецификации к договору (рисунок 3). Если условия отбора не указаны, то спецификация будет создана с соответствующими пустыми полями.

При создании спецификаций нужно выбрать вид операции в зависимости от специфики договора (рисунок 4).

Важно!

Вид операции «Спецификация к прочему договору» с марта 2011 года использовать нельзя. Он отсутствует в форме выбора вида операции для документа.

После выбора вида операции появится форма для заполнения спецификации. Если пользователь создавал документ при помощи справочника «Договоры контрагента», то реквизиты «Покупатель», «Поставщик», «Договор контрагента» будут заполнены. Интерфейс работы со спецификацией представлен на рисунке 5.

Примечание: первоначально доступна либо табличная часть «Услуги», либо «Товары» в зависимости от вида операции, в дальнейшем, при работе с программой, доступность тех или иных табличных частей будет переопределяться другими реквизитами.

Статусы спецификаций

В 1С спецификация может находиться в нескольких состояниях. Существует следующая классификация статусов спецификаций к договорам:

1) Свободна – создана в 1С, не привязана в СЭД Lotus Notes,

2) Обсуждается – устанавливается при создании спецификации в СЭД Lotus Notes,

3) Открыта для изменения – режим редактирования табличных частей в документе 1С,

4) Согласована – согласована в СЭД Lotus Notes,

5) Действующая – устанавливается вручную пользователем ИС (ДОУ),

Если по организации включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», то закрыто редактирование отражения на портале. При включенном режиме в первично-учетных документах нельзя выбрать договор в статусе отличном от «Действует» и спецификацию в статусе отличном от «Действует»,

6) Прекратила действие/исполнена/приостановлена:

— Прекратила действие – устанавливается автоматически при выполнении следующих действий:

• Договор переведен в статус «Расторгнут» (см. раздел «Статусы договоров»),
• Если оформлен документ «Сторно спецификации» на полный объем базовой спецификации (см. раздел «Сторнирование спецификации»),

— Исполнена – устанавливается вручную ответственным менеджером или контролером ответственного менеджера,

— Приостановлена – устанавливается автоматически, если договор переведен в статус «Приостановлен» (см. раздел «Статусы договоров»).

Для возможности редактирования спецификаций в 1С требуется отцепить спецификацию от Договора в Lotus, либо воспользоваться кнопкой «Разрешить редактирование спецификации (1С)» на панели действий (подробнее данный процесс описан в разделе «Отчет по объемам услуг спецификаций к договорам»).

На основании спецификаций в 1С создаются накладные с автоматическим заполнением.

Синхронизация статусов спецификаций между СЭД Lotus Notes и 1С: Бухгалтерия

При смене статуса в СЭД Lotus Notes инициируется обновление данных в 1С: Бухгалтерия.

История изменения статусов доступна для просмотра из формы спецификации в 1С по кнопке «Перейти» → «Показать информацию по изменению документа» (рисунок 6).

После выполнения действий открывается форма свойств документа, на которой можно посмотреть информацию об изменении статуса (рисунок 7).

Справочник «Виды договоров СТД»

Список элементов справочника «Виды договоров СТД» представлен на рисунке 8.

После нажатия на кнопку открывается форма нового элемента справочника (рисунок 9).

Реквизиты справочника «Договоры СТД»:

• Наименование.

Имеется возможность ограничения выбора спецификаций при подстановке к договору.

Настройка ограничения выбора спецификаций осуществляется на вкладке «Доступные печатные формы» (рисунок 10).