Необходимо открыть вид «Регулярно оказываемые – по организации», нажать «Новая карточка организации».

В открывшемся окне (рисунок 61) выбрать организацию и руководителя (если при выборе организации руководитель не был выставлен).

2. Если услуги нет в списке, нажать кнопку «Добавить», выбрать услугу из общего списка регулярно-оказываемых услуг, нажать «ОК».

В окне выставляется наименование выбранной услуги, цена, продавец, покупатель, договор выбирается из списка договоров, форма которого открывается при нажатии на кнопку «выбрать» , вид представлен на рисунке 62. Управление\отдел, код CGC выставляется автоматически.

В окне заявки при необходимости можно указать период предоставления услуги и периодичность предоставления, также можно указать примечания (рисунок 63).

3. Через меню «Обработать» происходит отправка документа на согласование директору организации (рисунок 64).

4. Руководитель заказчика также через обработку, либо согласовывает, либо отказывает в выполнении заявки (рисунок 65).

5. После согласования руководителя заказчика, услуга автоматически в заданный период (или пока не отменена – также через «обработку») будет попадать в 1С.

6. Выгрузка услуг в 1С по умолчанию осуществляется в последний день периода (то есть, последний день месяца для ежемесячных услуг, последний день квартала для ежеквартальных, последний день года для ежегодных). Данные настройки могут быть изменены. Изменение настроек выгрузки описано в справке, доступной по кнопке «Справка» в «Услуги\по разделам».

7. Сервер Lotus Notes ежедневно ночью проверяет период действия регулярно-оказываемых услуг, и, если период действия регулярно-оказываемой услуги закончился, переводит документ в статус «Исполнена».

8. В разделе «Выгрузки в 1С» для активных услуг отображается выгрузка текущего периода (рисунок 66).

Примечание: в карточке отображается выгрузка текущего периода, а не дата следующей выгрузки в 1С. Если в вышеприведенном примере услуга настроена как оказываемая ежемесячно, изменение даты на 25.01.2011 произойдет 01.01.2012.

8. В карточке отображается полный список выгрузок в 1С, например, как показано на рисунке 67.

Автоматический перевод услуги в исполненную

Сервер Lotus Notes / Domino ежедневно в ночное время проверяет период действия регулярно-оказываемых услуг: если период действия регулярно-оказываемой услуги закончился, то документ переводится в статус «Исполнена».

Заблокированные регулярно-оказываемые услуги, период действия которых закончился, не будут переведены в статус «Исполнена».

Отчеты

1. Отчет: «исполненные заявки по организации».

Данный отчет может быть применен в получении информации об исполненных заявках*, а также документах, на основе которых они были созданы.

* Примечание:

1. С учетом прав доступа к документам в БД (то есть будут выведены документы, которые «видны» пользователю).

2. Отбор по организации может давать сбои на заявках, созданных ранее 02.12.2010, что связано с внедрением каталога лиц – часть заявок может не попасть в отчет.

3. С 07.12.2010 года из каталога при возможности выгружается информация о руководителе организации-заказчика, и этому руководителю будут показаны все заявки по организации, вне зависимости от того, кто указан как ответственное лицо в заявке.

Отчет открывается через меню, представленное на рисунке 68.

Необходимо выбрать период и организацию в форме, которая представлена на рисунке 69.

Сформированный отчет представлен на рисунке 70.

Результаты можно сохранить в новую служебную записку (будет создан новый документ).

2. Отчет: «услуга: выдача наличных ден. средств».

Отчет формируется по исполненным заявкам, услуга – «70.22.12. Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия. Оформление расходного кассового ордера».

Отчет открывается через меню, представленное на рисунке 71.

Необходимо выбрать период в форме, которая представлена на рисунке 72.

Пример отчета по выдаче наличных ден. средств из кассы представлен на рисунке 73.

Имеется возможность сохранить отчет в новую служебную записку.

3. Отчет по заявкам отдела по управлению персоналом, отдела кадров: «кадровые: по физ. лицам (1-ое доп. поле)».

Отчет открывается через меню, представленное на рисунке 74.