Запрос доступа к документу

При открытии документа (например, через ссылку, полученную в Outlook), к которому у пользователя нет доступа, появляется окно запроса доступа к документу (рисунок 79). В данном окне необходимо ввести комментарий (необязательно) и нажать кнопку «Запросить доступ».

По умолчанию доступ запрашивается у автора документа, но в поле «Запросить доступ у пользователя» можно выбрать другого пользователя, у которого имеется доступ к данному документу (рисунок 80).

Важно!

Список доступных для выдачи ролей зависит от роли пользователя.

Пользователь, у которого запрашивается доступ, получит уведомление в виджет «Центр уведомлений» (рисунок 81) и на e-mail.

Важно!

Решение о предоставление доступа пользователю к электронному документу остается за пользователем, у которого запрошен доступ.

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю необходимо в разделе «Список доступа» документа нажать на кнопку «Добавить участника» (рисунок 82). В открывшемся окне выбрать тип участника – «Пользователь», указать пользователя и его роль в электронном документе. Нажать кнопку «Добавить» или кнопку Enter на клавиатуре.

Для поиска пользователя в контексте организации необходимо нажать на кнопку «Справочник пользователей, являющихся представителями организации» . В открывшемся окне необходимо указать организацию и выбрать нужного представителя данной организации, нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter» на клавиатуре (рисунок 83).

Важно!

В списке представителей организации не отображаются представители, которые не связаны с пользователем системы Папир. Для того чтобы связать пользователя системы Папир с физическим лицом необходимо обратиться в техподдержку.

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу, а также пользователю будет предоставлен доступ к основному обсуждению. Если выбранным представителем является юридическое лицо, то поле «Пользователь» заполнится данными пользователя-руководителя выбранного юридического лица (рисунок 84).

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться (рисунок 85).

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список доступа к документу, а также ей будет предоставлен доступ к основному обсуждению.

Добавленным пользователям или пользователям группы будет отправлено email-уведомление c целью их информирования.

Важно!

Читатель, Менеджер и Регистратор могут добавить только роль «Читатель». Роль «Менеджер» выдается только Администратором. Редактор, Контролер, Представитель и Администратор могут выдать роли «Редактор» и «Читатель». Роль «Представитель» выдается автоматически автору и представителям сторон документа, а также может быть добавлена Администратором. Администратор может выдать любую роль.

Если пользователю предоставлен доступ к электронному документу в различных ролях, то при совершении действий с документом будет учитываться роль с максимальными правами для данного действия.

Удаление доступа к документу

Для удаления доступа к документу необходимо выбрать связку пользователь-роль или группа-роль из списка, нажать кнопку «Удалить участника» и подтвердить действие. Пользователь или группа пользователей удалятся из списка.

Важно!

Удалять пользователей из списка доступа могут менеджер, редактор, контролер, представитель и администратор:

• Роль «Читатель» могут снять Менеджер, Редактор, Контролер, Представитель и Администратор;
• Роль «Редактор» могут снять Представитель и Администратор,
• Администратор может снять любую роль.

Важно!

Удалить автоматические выданные роли доступа к документу нельзя.

Роль «Представитель» автоматически снимается при редактировании стороны и представителя в документе, при этом роли с признаком «Добавлен вручную» не удаляются.

Связь с инвестиционным проектом

На вкладке «Инвестиционные проекты» элементы, с которыми связан электронный документ, представлены в виде дерева, где на первом уровне – инвестиционный проект. По умолчанию дерево свернуто.

Для добавления связи инвестиционного проекта и электронного документа необходимо нажать кнопку «Связать с ИП», в появившейся форме выбрать из списка инвестора в соответствии с ролями электронного документа (рисунок 86).

По нажатию кнопки «Далее» откроется окно со списком инвестиционных проектов и дополнительной информацией по ним:

• Наименование,
• Статус проекта: Действующий, Недействующий, Завершенный, Планируемый и т.д.,
• Сроки действия: Дата начала, Дата окончания.

Важно!

В списке ИСП отображаются только проекты с активной лицензией (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление проектами»).

Необходимо выбрать галочками нужные проекты из списка – они отобразятся в окне «Выбранные для связи проекты и работы», нажать кнопку «Сохранить» (рисунок 87).

Связи добавляются в список в виде дерева (рисунок 88). Если у электронного документ есть родительские документы, то вся цепочка родительских документов будет привязана к выбранным инвестиционным проектам автоматически.

Признак «Связь автоматическая» устанавливается у тех проектов, у которых связь с электронным документом образовалась автоматически: при выборе инвестиционно-строительного проекта как реквизита электронной формы или на вкладке «Спецификация».

Справа от раздела «Инвестиционные проекты» появляется счетчик с указанием числа связанных проектов (рисунок 89). В случае, если документ не связан ни с одним проектом, число в скобках отображаться не будет.