Открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. В форме выполняется необходимое редактирование и необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». Основная информация по договору изменится, сформируется новая печатная форма.

Информация об авторе последних изменений в документе отображается в шапке документа и в истории изменений (см. История изменений электронного документа).

Связанные документы

Раздел «Связанные документы» в карточке документа позволяет просмотреть перечень родительских, связанных и дочерних документов, создать дочерние документы, добавить и удалить связь с документом.

Список связанных документов содержит таблицу с колонками (рисунок 62):

• Наименование документа – иерархическое дерево, по умолчанию развернута вся цепочка родительских документов, текущий документ выделен,
• Статус – статус электронного документа,
• Ссылка на просмотр печатной формы.

При нажатии на ссылку для просмотра печатной формы открывается окно с печатной формой (рисунок 63). Подробнее о работе с просмотрщиком см. в разделе Просмотрщик документов.

Если документ содержит родительские, дочерние или связанные документы, то напротив заголовка раздела «Связанные документы» будет отображаться цифра в скобках с указанием числа таких документов. В случае, если в документе нет ни одного родительского, связанного или дочернего документа, то число в скобках отображаться не будет.

Создание дочернего документа

Для создания дочернего документа необходимо нажать кнопку «Создать новый дочерний документ». В открывшемся окне выбрать необходимый шаблон дочернего документа и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 64). Заполнение шаблонов документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».

Важно!

В момент создания дочернего документа проверяется дата окончания действия документа-основания представителя организации, если дата окончания действия документа-основания раньше даты документа (по умолчанию – текущая дата), то поле представитель организации очищается автоматически.

Добавление/удаление связи с документом

Добавление связи осуществляется по нажатию кнопки «Связать с документом». Система выводит картотеку электронных документов в модальном окне. В данном окне выбирается электронный документ и нажимается кнопка «Выбрать» (рисунок 65).

Выбранный электронный документ добавляется на один уровень иерархии с тем, к которому осуществлялась привязка. Аналогичная запись добавляется в раздел «Связанные документы» электронного документа, к которому была осуществлена привязка (рисунок 66).

Для удаления связи с документом (не дочерним к данному) выбирается строчка с наименованием документа и нажимается кнопка «Удалить связь с документом». Система удаляет строки из разделов «Связанные документы» текущего документа и связанного.

При попытке удалить дочерний документ появится служебное сообщение (рисунок 67).

Просмотреть печатную форму можно, нажав пиктограмму напротив нужного документа. Система откроет просмотрщик в отдельном окне. Данное окно можно развернуть на весь экран.

Печатные формы

Важно!

При генерации печатной формы исключаются спецсимволы «точка с запятой» и «обратный слэш».

Раздел «Печатные формы» служит для загрузки сформированных печатных форм документов (договоров и его дочерних документов). Справа от названия раздела указан счетчик печатных форм, показывающий есть ли у данного документа печатная форма.

При открытии раздела по умолчанию выделена корневая папка и отображаются все печатные формы текущего документа и его дочерних документов (рисунок 68).

Скачать, сформированные для печати версии документа, можно по кнопке «Загрузить» (рисунок 69).

Вложения

Раздел «Вложения» служит для прикрепления файлов к электронному документу (рисунок 70). Добавление, удаление и восстановление удаленных вложений не доступно пользователям с ролью «Читатель».

В разделе отображаются приложенные к документу файлы, их версия, дата создания, также есть возможность просмотреть удаленные файлы.

По кнопке «Скачать файл» доступно скачивание ранее добавленных файлов, по кнопке «Просмотр документа» содержимое файла открывается в просмотрщике (см. Просмотрщик документов).

Для добавления документов необходимо нажать кнопку «Выбрать файлы» и загрузить их c компьютера. Для загрузки нескольких файлов при выборе файлов необходимо удерживать клавишу Shift на клавиатуре. Файлы отобразятся в списке (рисунок 71).

После загрузки документа напротив заголовка раздела «Вложения» появится цифра в скобках с указанием числа не удаленных вложений (рисунок 72). В случае, если в документе нет ни одного вложения, число в скобках отображаться не будет.

Для удаления файла необходимо выделить файл из списка и нажать кнопку «Удалить файл», после чего файл попадает в корзину.

Увидеть все удаленные файлы можно по кнопке «Показать удаленные файлы» (рисунок 73). В списке отобразятся удаленные и не удаленные вложения. Удаленные вложения выделены красным цветом.

При необходимости удаленные файлы можно восстановить по кнопке «Восстановить файл» . Отметка об удалении файла снимается, файл выделяется черным цветом.

Важно!

Кнопки «Добавить вложение» и «Удалить вложение» недоступны для шаблона «Входящее электронное письмо» во всех состояниях и для типа документа «Письмо исходящее» в статусах «На подписании», «Подписан», «Отправлен» и «Получен».

Управление версиями вложений

При загрузке файла с названием и расширением, совпадающим с каким-либо ранее загруженным файлов, в том числе с удаленным, появляется сообщение о возможности обновить версию вложения (рисунок 74).