СТО МИ пользователя «Папир: Закупки». Работа с сервисом в роли «Представитель покупателя»

Общие положения

Настоящая инструкция описывает процессы участия пользователя в роли «Представитель покупателя» в процессе Закупки в информационной системе «PAPIR».

Глоссарий

Представитель покупателя – ответственное лицо организации, являющейся заказчиком услуги проведения закупки. Представитель покупателя создает закупку в личном кабинете, инициирует рассылку электронных уведомлений поставщикам по созданной закупке и подводит итоги по истечении установленного срока закупки.

Коммерческое предложение – документ в электронной форме, включающий в себя предложения в соответствия с условиями конкретной закупки.

Закупка в программной системе PAPIR

Вход в приложение закупки осуществляется через сервисы «Объявление Закупки – Покупатель» или «Управление проектами». На домашней странице сервиса в списке «Мои приложения» необходимо выбрать «Закупки» (рисунок 1).

Приложение «Закупки» представляет собой перечень закупок со следующей информацией (рисунок 2):

• Дата создания закупки,
• Номер закупки,
• Статус закупки,
• Дата начала закупки,
• Дата окончания закупки,
• Покупатели.

В каждой строчке с закупкой присутствуют кнопки:

	– кнопка-ссылка для перехода на сайт Закупки,
	– кнопка для получений ссылки на закупку,
	– кнопка для открытия деталей закупки.

Нажав на кнопку слева от закупки, открывается краткая информация по закупке (рисунок 3).

Для поиска необходимой закупки пользователь может применить фильтры по соответствующим колонкам справочника. Пример фильтрации данных по дате создания закупки представлен на рисунке 4.

По двойному щелчку мыши по строке с закупкой или по нажатию кнопки открытия деталей закупки откроется ее содержимое в новой вкладке рабочего стола (рисунок 5).

При нажатии кнопки происходит обновление карточки закупки.

Карточка закупки состоит из трех областей: списка разделов, шапки закупки и области для просмотра конкретного подраздела.

Список разделов состоит из папок (рисунок 6):

Сквозная шапка закупки содержит:

• Номер и дата закупки,
• Текущий статус закупки,
• Наименование организации покупателя/покупателей,
• Рекомендуемая сумма – сумма спецификации из подраздела «Спецификация».

Вкладка «Общие сведения» поделена на две части: «Общая информация» и «Условия публикации».

Реквизиты раздела «Общая информация»:

• Дата создания закупки,
• Ответственный за закупку – ФИО пользователя, назначенного на проведение закупки.
• Форма договора – выбранная форма договора,
• Условия договора – выбранные условия договора.

Реквизиты раздела «Условия публикации»

• Дата начала приема предложений – совпадает с датой публикации закупки,
• Дата окончания приема предложений – с учетом всех продлений закупки,
• Автоматическое продление – выбор варианта: «да»/«нет»,
  • Время окончания закупки – период до окончания закупки, в который сработает продление закупки,
  • Продлить на (мин.) – время, на которое продлится закупка,
  • Минимальное изменение цены (руб.) – минимальное изменение суммы коммерческое предложения, при котором сработает автоматическое продление.

Роли доступа

Основные роли доступа к деталям закупки:

• Заказчик – пользователи с ролями «Представитель покупателя», «Ответственный за закупки» и «Представитель заказчика без отдела закупок» сервиса «Маркетинговые технологии»; имеет доступ в качестве «Редактора» к своим закупкам;
• Поставщик – пользователи с ролью «Поставщик» в сервисе «Маркетинговые технологии»; закупки доступны для чтения, доступна основная информация, а также файлы и примечания, приложенные к закупке; поставщик может подать коммерческое предложение;
• Участник инвестиционного проекта – пользователи с ролью «Пользователь» сервиса «Управление проектами»; закупки, связанные с инвестиционным проектом, доступны только для чтения.

В таблице представлены доступные действия для каждой роли:

Кнопки / функции	Маркетинговые технологии	Объявление закупки – Покупатель		Управление проектами
	Поставщик	Редактор	Читатель	Ответственный за закупку	Менеджер проекта / Управляющий проектом	Редактор проекта	Читатель проекта
Доступ к разделу «Общие сведения»	+	+	+	+	+	+	+
Кнопка «Запустить закупку»		+
Кнопка «Отменить закупку»		+
Кнопка «Продлить закупку»		+
Доступ к разделу «Спецификация»	+	+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Файлы»	+	+	+	+	+	+	+
Скачивание файла	+	+	+	+	+	+	+
Добавление файла		+
Удаление файла		+
Доступ к разделу «История изменений»		+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Обсуждения»	+	+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Предложения»	+	+	+	+	+	+	+
Просмотр деталей КП	+	+	+	+	+	+	+
Экспорт КП в Excel	+	+	+	+	+	+	+
Определение победителей закупки		+
Формирование договора с победителем		+
Доступ к разделу «Публикации»	+	+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Рассылки»		+	+	+	+	+	+
Просмотр деталей рассылки		+	+	+	+	+	+
Кнопка «Выполнить рассылку»		+
Доступ к разделу «Электронные документы»		+	+	+	+	+	+
Доступ к разделу «Список доступа»		+	+	+	+	+	+
Добавление участников		+
Удаление участников		+
Раздел «Мои предложения» сервиса «ИС МТ»	+
Детали предложения	+
Добавление КП	+
Удаление КП	+
Редактирование КП	+

Управление правами доступа к закупке

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к закупке, а также их роли по отношению к данной закупке (рисунок 7).

При нажатии на пиктограмму отображается: для пользователя – детальная информация о пользователе, для группы пользователей – список участников пользователей.

При создании закупки система автоматически добавляет автору закупки роль «Редактор», участникам инвестиционного проекта роль «Читатель». При этом при удалении участника из списка доступа к инвестиционному проекту пользователь автоматически удаляется из списка доступа закупки.

Автоматически добавленных пользователей и групп пользователей удалить нельзя.

Важно!

Если пользователю предоставлен доступ к закупке в различных ролях, то при совершении действий с закупкой будет учитываться роль с максимальными правами для данного действия независимо от контекста. То есть если пользователю выдана роль «Редактор» в карточке закупки, то управление данной закупкой будет доступно и при открытии карточки закупки в приложении «Закупки – участник» сервиса «Информационная система «Маркетинговые технологии».

Добавление доступа к закупке

Для добавления роли пользователю необходимо в разделе «Список доступа» документа нажать на кнопку «Добавить участника» (рисунок 8). В открывшемся окне выбрать тип участника – «Пользователь», указать пользователя и его роль в электронном документе. Нажать кнопку «Добавить» или кнопку Enter на клавиатуре.

Для поиска пользователя в контексте организации необходимо нажать на кнопку «Справочник пользователей, являющихся представителями организации» . В открывшемся окне необходимо указать организацию и выбрать нужного представителя данной организации, нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter» на клавиатуре (рисунок 9).

Важно!

В списке представителей организации не отображаются представители, которые не связаны с пользователем системы Папир. Для того чтобы связать пользователя системы Папир с физическим лицом необходимо обратиться в техподдержку.