Создание метки в картотеке

В картотеке электронных документов имеется возможность сортировать, откладывать на дальнейшую обработку, присваивать различные метки документам: срочно, важно и т.д.

Для добавления собственной метки в картотеке необходимо нажать кнопку «Добавить метку» (рисунок 27).

Система выводит диалоговое окно, в котором необходимо ввести наименование метки и нажать кнопку «Добавить».

Пользовательские метки располагаются под системными папками, они упорядочены по алфавиту (рисунок 28).

Метка доступна только пользователю, добавившему её. Другие пользователи при входе в картотеку ее не видят.

Добавление метки к документу

Присвоить документу метку можно, нажав на значок в строке документа (рисунок 29).

В открывшемся окне необходимо ввести наименование метки (для вывода всех доступных меток можно использовать пробел). При поиске выводятся только метки, созданные вручную, системные фильтры не выводятся. Из выпадающего списка необходимо выбрать метку и нажать «Добавить в список» (рисунок 30).

Метка добавится в список меток для документа. При необходимости можно добавить сразу несколько меток для одного документа. После чего нажать кнопку «Сохранить».

Также возможно просто «перетащить» электронный документ указателем мыши в нужную метку (рисунок 31).

Система присвоит документу выбранную метку. У документа в столбце «Метки» добавится значок .

При выборе метки в дереве папок система отфильтрует документы по данной метке (рисунок 32).

Снятие метки с документа

Для снятия метки с документа необходимо нажать значок в строке документа.

В появившемся окне необходимо выбрать метку из списка меток документа и нажать кнопку «Удалить из списка» (рисунок 33).

Метка удалится из списка меток документа. После нажатия кнопки «Сохранить» метка снимается с электронного документа.

Редактирование наименования метки

Пользователь может переименовать созданную вручную метку. Для этого необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Редактировать собственную метку» (рисунок 34). В появившемся окне ввести новое имя метки.

Удаление метки из картотеки

Для удаления метки необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Удалить собственную метку» (рисунок 35).

После подтверждения действия метка удаляется из списка. Метка снимается со всех документов, где она была добавлена, при этом документы не удаляются.

Создание электронного документа

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ»

241 × 32 пикс.     Открыть в новом окне

.

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 36). Доступные к созданию шаблоны отсортированы по типу документа и по наименованию шаблона.

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Шаблоны электронных документов».

Важно!

При заполнении электронной формы документа не рекомендуется использовать спецсимволы «точка с запятой» и «обратный слэш», так как при формировании печатной формы электронного документа данные спецсимволы автоматически исключаются.

После заполнения полей формы электронного документа необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». При сохранении документа осуществляется проверка заполненности скрытых полей печатной формы, если поля не заполнены, то при сохранении документа появляется сообщение об ошибке (рисунок 37), при этом сообщение носит информативный характер и документ будет успешно создан/сохранен.

Важно!

выполняется у следующих документов:

• Договоры, кроме Универсального договора,
• Спецификации,
• Приложения, кроме Универсального приложения,
• ПУДы, кроме товарной накладной.

После сохранения документа автоматически осуществляется переход на домашнюю страницу документа. Домашняя страница содержит разделы (рисунок 38):

• Меню с кнопками для редактирования и управления статусами документа,
• Раздел с общей информацией по документу,
• Печатные формы – список печатных форм документа и его дочерних документов,
• Вложения – список прикрепленных файлов,
• Основное обсуждение,
• Кнопка обновления электронного документа.

В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, стороны документа и автор последних изменений (рисунок 39). В документах типа «Первичный учетный документ» и «Приложение» отображена информация о родительском договоре в отдельном поле.

Если организация находится в черном списке или не аккредитована, то в шапке документа рядом с наименование юридического лица отображается данная информация (рисунок 40). Для согласования и подписания электронных документов, в которых одна из сторон не аккредитована или находится в черном списке необходима настройка специального правила (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).