Внешний вид справочника «Электронные документы» с применением фильтра «Письма» представлен на рисунке 72.

При выборе данного фильтра отображаются табличная часть со следующими столбцами по умолчанию:

• Дата документа,
• Вх. номер,
• Дата регистрации входящего номера,
• Исх. номер,
• Дата регистрации исходящего номера,
• Краткое описание,
• Отправитель,
• Представитель отправителя,
• Получатель,
• Представитель получателя,
• Инвестиционный проект – список всех инвестиционных проектов,
• Статус,
• Тип – тип шаблона документа?
• Метки.

Дополнительно можно настроить отображение столбцов «Электронная подпись» и «Согласование».

В столбце «Метки» доступна фильтрация электронных и бумажных писем (рисунок 73). Метка «Электронное письмо» присваивается автоматически входящим и исходящим документа после отправки исходящего документа внутри системы Папир (см. Отправка исходящих писем получателям в Papir). Бумажными письмами по умолчанию считаются все остальные письма без метки «Электронное письмо».

В папке «Письма» расположены два фильтра:

• Входящие – отображаются все письма типа «Письмо входящее»:
• Исходящие – отображаются все письма типа «Письмо исходящее».

Важно!

Письма, созданные до 31.12.2016, в фильтрах «Входящие» и «Исходящие» не отображаются.

Наименование письма строится по следующим шаблонам:

• Для входящих писем: «Письмо» + «№ Вх» + Входящий номер + Краткое содержание + «от» + Дата создания,
• Для исходящих писем: «Письмо» + «№ Исх» + Исходящий номер + Краткое содержание + «от» + Дата создания.

Важно!

Наименование писем, созданных до 25.01.2016, строится по шаблону: Шаблон документа + Регистрационные данные + Краткое содержание + «от» + Дата создания.

Карточка письма содержит общую информацию (рисунок 74):

• Ссылка на документ,
• Краткая информация,
• Отправитель,
• Представитель отправителя (если указан, в противном случае не указывается),
• Получатель,
• Представитель получателя (если указан, в противном случае не указывается),
• Регистрационные данные,
• Статус,
• Тип документа,
• Пользователь, внесший последние изменения в документ.

При создании электронного документа автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Разделы электронного документа представлены на рисунке 75 (подробнее об общих разделах электронных документов см. СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»).

Раздел «Регистрационный учета» предназначен для регистрации письма (присвоение входящих/исходящих номеров) (см. Регистрация письма).

Раздел «Печатная форма» и «Подписание» отсутствует для электронных документов с типом «Входящее бумажное письмо».

Создание письма копированием

Важно!

Кнопка «Создать новый копированием» недоступна для писем, созданных ранее 31.12.2016 и для писем с шаблоном «Входящее электронное письмо».

Система позволяет пользователям предзаполнить новую карточку документа с типом «Письмо входящее» или «Письмо исходящее» данными из уже существующего документа. Для этого необходимо в списке документов выбрать один из следующих шаблонов:

• Входящее бумажное письмо,
• Исходящее письмо,
• Сопроводительное письмо к договору,
• Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению,
• Сопроводительное письмо к спецификации,
• Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче

и нажать кнопку «Создать новый копированием» (рисунок 76).

Открывается карточка создания электронного документа, в карточке автоматически заполняются поля из выбранного документа-источника. Дата создания заполняется текущей, номера документов генерируются новые (рисунок 77).

При копировании проверяются данные юридических и физических лиц на актуальность. Если данные не актуальны (например, данное юридическое лицо удалено), то появится сообщение об ошибке (рисунки 78 и 79), а поле будет очищено.

При необходимости все незаполненные поля заполняются и документ сохраняется.

Важно!

Связь родительского письма с инвестиционным проектом не копируется.

При копировании дочернего документа, документ привязывается к тому же родителю.

Редактирование письма

Редактирование письма доступно пользователям в роли «Редактор», «Представитель» и «Администратор».

Если при редактировании письма изменяется сторона, для которой ранее была зарегистрирована входящая или исходящая корреспонденция, то появится сообщение об ошибке (рисунок 80).

Изменения не будут сохранены и будет открыта форма на редактирование.

Права доступа

Подробнее об управление списком доступа см. в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.

Возможны следующие роли (рисунок 81):

• Читатель – чтение письма,
• Редактор – чтение/редактирование письма, управление регистрационными данными письма,
• Представитель – автор документа, представители сторон, чтение/редактирование письма, управление правами доступа читателя, регистратора и редактора, управление регистрационными данными письма,
• Регистратор – чтение письма, управление регистрационными данными письма,
• Администратор – максимальные права доступа к документу, управление всеми ролями.