Если представитель (физическое лицо) не связан с пользователем системы Папир, то подписание данному представителю недоступно. Для связи физического лица и пользователя системы Папир необходимо обратиться в техническую поддержку Папир.

Важно!

Если в документе одна из сторон представлена физическим лицом, то данная сторона не участвует в подписании документа.

Автоматически добавленных пользователей удалить нельзя. Появится предупреждающее сообщение (рисунок 126).

У автоматически добавленных пользователей можно дозаполнить пустые ячейки в строке ФИО.

Автоматически добавленный список можно отредактировать, добавив новых пользователей или удалив их. Добавить новых пользователей можно с помощью кнопки . На открывшейся форме необходимо выбрать сторону и представителя данной стороны. Значение в ячейке ФИО подставляется автоматически, если в выпадающем списке одно значение, иначе необходимо заполнить ячейку самостоятельно (рисунок 127).

Нажать «Сохранить».

Выбрать два раза одно и то же лицо для передачи на подписание невозможно, появится предупреждающее сообщение (рисунок 128).

По кнопке «Сохранить список» окно закрывается, документ меняет статус на «На подписании».

Выбранным пользователям добавляется роль доступа «Редактор», и им становится доступно подписание электронного документа (рисунок 129).

Добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования о необходимости произвести подписание.

Система отображает список подписывающих сторон со следующей информацией:

• Участник,
• Статус подписания (подписано / не подписано),
• Дата подписания,
• Комментарий.

Справа от раздела «Подписание» появляется счетчик, показывающий направлен ли документ на подписание, количество подписывающих и количество подписавших документ (рисунок 130).

Редактирование списка подписывающих сторон

Отредактировать участников, подписывающих документ, можно только у документа в статусе «На подписании». Для редактирования необходимо нажать кнопку «Изменить список подписывающих сторон» (рисунок 131).

В открывшемся окне «Список подписывающих» пользователь может добавить новых участников или исключить участников из списка, кроме участников, добавленных системой автоматически. Сохранение происходит по кнопке «Сохранить список».

После редактирования списка подписывающих сторон добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования об изменении участников.

Подписание электронного документа

Подписать можно документ, имеющий статус «На подписании».

Системные требования

Программные средства, требуемые для обеспечения возможности подписания документов электронной подписью:

• Браузер Internet Explorer 11 и выше. Остальные браузеры для работы не поддерживаются: при попытке подписать документ в другом браузере система будет выводить ошибку,
• Операционная система Windows XP и выше,
• Плагин КриптоПро – плагин, необходимый для создания и проверки электронной подписи (установка плагина описана в СТО МИ пользователя «Папир: Управление профилем»).
• Сертификат, выданный Удостоверяющим центром (добавление сертификата в список доверенных описана в СТО МИ пользователя «Папир: Управление профилем»), или смарт-карта.

Подписание документа

В разделе «Подписание» необходимо нажать кнопку «Подписать».

Важно!

Может появиться сообщение Security Alert (рисунок 132), в котором сообщается, что порталу требуется доступ к личным сертификатам ЭЦП, зарегистрированным в Вашей системе. Нажмите на кнопку «Yes», иначе операция будет прервана, и Вы не сможете подписать документ.

Далее, открывается окно «Подписание документа» со списком сертификатов, которые разрешено использовать для подписи документов в информационной системе, и полем для ввода комментария (рисунок 133). Необходимо выбрать сертификат, содержащий информацию о пользователе и компании, представителем которой пользователь является.

Важно!

Если подписание происходит с помощью смарт-карты, то она должна быть установлена в картридер, иначе будет доступен только просмотр сертификатов в хранилище локального компьютера.

Важно!

Сертификат должен быть добавлен в список во вкладке «Сертификаты» приложения «Управление профилем», иначе появится предупреждающее сообщение вида «Не удалось подписать документ. Сертификат, которым производится подписание, не зарегистрирован для текущего пользователя».

Необходимо выбрать нужный сертификат из списка, при необходимости добавить комментарий и нажать кнопку «Подписать». Возможно появление предупреждающего окна (рисунок 134).

Необходимо нажать «Да». При необходимости отметить «Не показывать диалог в следующий раз». Если пользователь подписывает документ с помощью смарт-карты, то система предложит ввести пароль (рисунок 135). Необходимо ввести пароль и нажать «ОК».

После подписания электронного документа электронной подписью пользователь отмечается как подписавший документ. Подпись может быть загружена по кнопке (рисунок 136).

Скачиваемый документ и файл подписи позволяют проходить проверку в сервисе https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds/ (см. Проверка электронной подписи на подлинность).

После подписания документа пользователю недоступно для выполнения редактирование документа и сценарии, связанные с согласованием документа (определение списка участников, редактирование списка участников, перезапуск согласования, отмена текущего согласования).

После подписания электронного документа всеми участниками система автоматически переводит договор в статус «Действует», напротив печатной формы документа отображается значок .

При подписании документа, если организация второй стороны находится в черном списке или не аккредитована и не было пройдено согласование в соответствии с правилами организации-Заказчика «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» и «Контроль аккредитации и черного списка» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»), то появляется сообщение об ошибке (рисунок 137) и подписание отменяется. В этом случае необходимо отменить подписание и запустить повторное согласование документа (см. Перезапуск согласования документа).