СТО МИ пользователя «Заявки по услугам»

Описание системы

Система предназначена для осуществления деятельности по работе с заявками по услугам. В системе можно отслеживать ход согласования и исполнения заявок по услугам.

В инструкции описана работа с заявками по услугам в СЭД Lotus и в программе 1С: Предприятие.

В СЭД Lotus описана предварительная настройка заявок; создание и настройка услуг; создание и работа с заявками; формирование отчетов по созданным заявкам; описание видов, этапов и статусов заявок; настройка доступа к заявкам; Регулярно-оказываемые услуги

Заведение регулярно-оказываемых услуг.

В 1С: Предприятие осуществляется работа со справочниками: Справочник «Управления/отделы организаций», Справочник «Заявки Лотус»; Регистр сведений «Настройка услуг по объектам 1С». Доступны обработки: Обработка «Изменить договор в заявках», Обработка «Групповое изменение некорректных договоров в заявках», Обработка «Генерация актов по оказанным услугам» и формирование отчета по расшифровке состава услуг по актам.

Работа с заявками по услугам в СЭД Lotus

Настройка БД «Заявки»

Права доступа

Всем пользователям базы (кроме администраторов) раздать права Authors, в т.ч. DraftReader. Поставить флажок Create Documents.

Пользователи с ролью [editAll] имеют следующие возможности:

• Видеть и редактировать ВСЕ ДОКУМЕНТЫ,
• Создавать и редактировать настройки услуг,
• Отклонять карточки регулярно оказываемых услуг (см.
• Другие статусы заявок).

Также необходимо установить роль LocalDomainServers.

Пользователям, входящим в группу «LocalDomainAdmins», доступны следующие действия:

• Ручная выгрузка регулярно-оказываемых услуг,
• Удаление ошибочных заявок только в документах «Обычных заявок» (то есть не по регулярно-оказываемым услугам).

Пользователям с ролью [readAll] доступен запуск отчетов по выгрузке заявок и регулярно-оказываемых услуг.

Обычный пользователь видит заявку, если он:

• Автор,
• Руководитель заказчика,
• Участвовал в согласовании документа,
• Контролер,
• Исполнитель,
• Ему пересылалась заявка через кнопку «Обработать»,
• Он добавлен в доступ вручную.

Настройка создания заявки без договора

Для базы заявок имеется признак, установка которого отвечает за разрешение создавать заявки без договора.

Доступ к данной настройке имеют лица, обладающие административными правами на базу.

Перейти к настройке можно через Главное меню → Действия → Сервис\Опции (рисунок 1).

Для запрета создания заявок без договора нужно снять данный флажок.

Определения

Услуга – совокупность мероприятий и действий, которая может быть оказана заказчику организацией.

Карточка услуги – документ, в котором указаны основные параметры услуги, а также указаны контролеры и исполнители услуги по управлениям/отделам, сопутствующие услуги (если есть), настройки бизнес-процессов и дополнительные поля, предлагаемые для заполнения заказчику при создании заявки по данной услуге.

Настройки услуги – исполнители, контролеры, сопутствующие услуги, дополнительные поля и настройка бизнес-процесса в карточке услуги.

Сопутствующая (детальная) услуга – услуга, которая должна или может быть выполнена вместе с некоторой заданной услугой и указанная в настройках услуги.

Комплексная услуга – услуга, вместе с которой может быть выполнена совокупность сопутствующих услуг.

Заявка – создаваемый заказчиком документ-требование выполнить услугу организации. В заявке присутствуют стадии выполнения, характеризующие её жизненный цикл.

Комплексная заявка – заявка, созданная на основе комплексной услуги.

Сопутствующая (детальная) заявка – заявка на сопутствующую услугу, имеющая «родителя» – комплексную заявку.

Создание и настройка карточки услуги

Предварительные требования, не относящиеся к работе с БД «Услуги».

1. Услуга должна быть заведена в 1С.

2. Услуга должна быть выгружена в промежуточную «шину данных» – БД «Товары и услуги» (выгрузка данных осуществляется в автоматическом режиме ежедневно).

Порядок действий по созданию и настройке карточки услуги.

1. Открыть вид «Услуги → по разделам» (рисунок 2).

2. Нажать кнопку «Получить из БД «Услуги» (рисунок 3).

3. В открывшемся окне выбрать услугу или услуги, которые требуется завести в данной БД и нажать «ОК» (рисунок 4).

4. После выполнения действий, указанных выше, в БД будут созданы не повторяющиеся карточки услуг (если была выбрана услуга, которая уже заведена в БД, то добавление услуги не произойдёт). Если в карточке услуги еще нет настроек, то на основании этой услуги пока нельзя создать заявку.

5. В открытой карточке услуги необходимо выбрать или заполнить вручную раздел (или разделы через запятую), в которых нужно поместить карточку услуги на рисунках 5, 6 (разбиение по разделам – логическое, чтобы пользователю было легче ориентироваться в списке услуг).

5.1 Количество по факту выполнения.