(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
Процедура согласования документа подробно описана в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Обработано секретарем
Для перевода входящего письма в статус «Обработано секретарем» необходимо нажать кнопку «Обработать секретарем» (рисунок 103). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Регистратор» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан».
Кнопка "Обработать секретарем".
890 × 241 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Обработать секретарем".
Статус документа изменится на «Обработано секретарем». В данном статусе доступно редактирование документа.
Для возврата электронного письма в статус «Создан» предназначена кнопка «Вернуть на доработку» (рисунок 104), которая доступна для электронных писем только в статусе «Обработано секретарем» и для пользователей с ролью «Редактор», «Администратор» или «Регистратор».
Кнопка "Вернуть на доработку".
903 × 246 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Вернуть на доработку".
На исполнении
Кнопка «Направить на исполнение» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для входящих писем со статусом «Создан», «Обработано секретарем», «Согласован» или «Исполнен» (рисунок 105).
Кнопка "Направить на исполнение".
897 × 242 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Направить на исполнение".
После нажатия на кнопку «Направить на исполнение» статус документа изменится на «На исполнении». В данном статусе доступно редактирование и согласование документа.
Важно!
Согласование входящих писем доступно только для электронных документов в статусе «На исполнении». При отмене согласования документа статус изменится на «На исполнении». При редактировании уже согласованного документа статус изменится на «Создан».
Исполнение документа
Кнопка «Пометить, как исполненный» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для входящих писем со статусами «Создан», «Обработано секретарем», «Согласован» или «На исполнении» (рисунок 106).
Кнопка "Пометить, как исполненный".
892 × 239 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Пометить, как исполненный".
Для перевода входящего письма в статус «Исполнен» документу должен быть присвоен входящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения входящего номера документ не будет переведен в статус «Исполнен».
После нажатия на кнопку «Пометить, как исполненный» статус документа изменится на «Исполнен». С документом в статусе «Исполнен» более недоступны никакие действия, в том числе изменение регистрационных данных.

Входящее бумажное письмо

Для создания входящего бумажного письма в приложении «Электронные документы» необходимо нажать на кнопку «Добавить электронный документ» и выбрать шаблон документа «Входящее бумажное письмо» (рисунок 107).
Создание письма.
867 × 409 пикс.     Открыть в новом окне Создание письма.
На открывшейся форме заполняем следующие поля:
Название поля
Примечания
Общие сведения
Шаблон документа– «Входящее бумажное письмо»,
Краткое содержание– краткое содержание документа, не более 256 символов,
Дата создания– автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена,
Тип документа– автоматически указан тип «Письмо входящее»,
Тип получателя– выбор из списка значений:Физ. лицо,Юр. лицо.При выборе одного из значений открывается соответствующая форма для заполнения данных выбранного получателя. Заполнение данных другой формы при этом недоступно.Если не выбран ни один тип получателя, то заполнение данных в формах недоступно.
Получатель юр.лицо
Организация– выбор из справочника юридических лиц,
Представитель–автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"),
Должность представителя– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя,
Документ-основание
Получатель физ.лицо
Физ.лицо– заполняется из справочника физических лиц,
Тип отправителя– выбор из списка значений:Физ. лицо,Юр. лицо.При выборе одного из значений открывается соответствующая форма для заполнения данных выбранного отправителя. Заполнение данных другой формы при этом недоступно.Если не выбран ни один тип отправителя, то заполнение данных в формах недоступно.
Отправитель юр.лицо
Организация– выбор из справочника юридических лиц,
Представитель–автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"),
Должность представителя– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя,
Документ-основание
Отправитель физ.лицо
Физ.лицо– заполняется из справочника физических лиц,
Важно!
Согласование и подписание документа доступны только для юридических лиц и их представителей. Для физических лиц данные действия недоступны.
После заполнения полей необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». Переход в карточку документа осуществляется автоматически. Карточка открывается в отдельной вкладке.
Алгоритм смены статусов входящего бумажного письма представлен в разделе Работа с входящими письмами.

Дочерние документы

Для документа «Входящее бумажное письмо» доступно создание дочерних документов:
В дочерние исходящие письма автоматически подставляется информация о сторонах и представителях входящего письма, но с рокировкой, то есть в качестве отправителя исходящего письма указывается получатель входящего, в качестве получателя исходящего письма указывается отправитель входящего.

Входящее электронное письмо

Входящее электронное письмо создается на основе исходящих писем (см. Отправка исходящих писем получателям в Papir) и используется для отображения внутрипапирной корреспонденции.
Название поля
Примечания
Общие сведения
Краткое содержание– берется из родительского исходящего письма
Дата создания– автоматически заполняется текущей датой,
Тип документа– автоматически указан тип «Письмо входящее»,
Автор документа– представитель организации-получателя,
Отправитель– данные отправителя из родительского исходящего письма,
Получатель– данные получателя из родительского исходящего письма,
Раздел «Подписание»– данные подписания родительского исходящего письма, включая информационную квитанцию и подписанную печатную форму,
Печатная форма– печатные формы родительского исходящего письма,
Вложения– вложения родительского исходящего письма за исключением сгенерированной квитанции о доставке,Важно!Недоступно добавление любых иных вложений.
Регистрационные данные– входящему электронному письму автоматически присваивается исходящий номер родительского исходящего письма.

Смена статусов входящего электронного письма

Изменение статусов входящего электронного письма представлено на рисунке 108.
Алгоритм смены статусов входящего электронного письма.
747 × 1029 пикс.     Открыть в новом окне Алгоритм смены статусов входящего электронного письма.
Подробнее о статусах «На исполнении» и «Исполнен» см. Работа с входящими письмами.
У входящих электронных писем отсутствует возможность подписания документа, так как к документу уже приложена юридически значимая печатная форма. По этой же причине отсутствует возможность отменить данный электронный документ.
При присвоении входящего номера для данного письма этот номер автоматически подставится во входящий номер исходящего письма, меняя при этом статус последнего на «Получен».

Дочерние документы

Для документа «Входящее электронное письмо» доступно создание дочерних документов:
В дочерние исходящие письма автоматически подставляется информация о сторонах и представителях входящего письма, но с рокировкой, то есть в качестве отправителя исходящего письма указывается получатель входящего, в качестве получателя исходящего письма указывается отправитель входящего.

Исходящее письмо

Пользователь имеет возможность создавать исходящие письма путем набора текста в Papir или на основании файла. Для этого в приложении «Электронные документы» необходимо нажать на кнопку «Добавить электронный документ» или в разделе «Связанные документы» электронного документа «Входящее бумажное письмо» нажать на кнопку «Создать новый дочерний документ» и выбрать тип документа «Письмо исходящее» с шаблоном «Исходящее письмо» (рисунок 109).
Создание исходящего письма.
864 × 414 пикс.     Открыть в новом окне Создание исходящего письма.
После выполнения команды «Выбрать» открывается карточка создания электронного документа, на которой необходимо ввести следующие данные:
Название поля
Примечания
Общие сведения
Шаблон документа– «Исходящее письмо»,
Краткое содержание– краткое содержание документа, не более 256 символов,
Дата создания– автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена,
Тип документа– автоматически указан тип «Письмо исходящее»,
Отправитель – юр.лицо
Организация– выбор из справочника юридических лиц,
Представитель– автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"),
Должность представителя– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя,
Документ-основание
Получатель
Тип стороны– выбор из списка значений:Физ. лицо,Юр. лицо.При выборе одного из значений открывается соответствующая форма для заполнения данных выбранного получателя. Заполнение данных другой формы при этом недоступно.Если не выбран ни один тип получателя, то заполнение данных в формах недоступно.
Получатель юр.лицо
Организация– выбор из справочника юридических лиц,
Представитель–автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"),
Должность представителя– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя,
Документ-основание
Получатель физ.лицо
Физ.лицо– заполняется из справочника физических лиц,
Содержание письма– выбор из списка значений:Произвольный текст – печатная форма формируется на основании введенного текста и выбранного фирменного бланка,Загрузить из файла – печатная форма представляет собой выбранный файл.При выборе одного из значений открывается соответствующая поля для заполнения письма.Если не выбран ни один тип содержания, то сохранение документа недоступно.
Содержание письма – произвольный текст
Фирменный бланк– выбор из справочника бланков организации-отправителя,Важно!Фирменный бланк загружается редактором организации и должен соответствовать требованиям, указанным в СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»,
Шаблон письма
Заголовок письма– заполняется автоматически информацией по представителю стороны-получателя (должность, организация, ФИО представителя); если получатель физическое лицо, то подставляется только ФИО,
Текст письма– многострочное текстовое поле со встроенным редактором текста,
Подпись– заполняется автоматически информацией по представителю стороны-отправителя (должность, ФИО представителя); если отправитель физическое лицо, то подставляется только ФИО,
Содержание письма – загрузить из файла
Файл– выбор файла печатной формы.Важно!Допускается выбрать только один файл, на основании которого сформируется печатная форма.
Пример сформированного письма на основании произвольного текста представлен на рисунке 110.