При обновлении информации о регистрационных данных документа система проверяет условие единственности номера для данной организации, за исключением организаций, которые не работают в СЭД Папир. Для входящих и исходящих писем единая нумерация. Если номер был изменен, при этом ранее он уже был присвоен, то выводится сообщение: «Данная корреспонденция уже имеет регистрационный номер, соответствующий выбранной стороне. Обновить информацию о номере?» (рисунок 84). При обновлении номер изменяется на новый.

Зарегистрированный номер отображается в блоке с общей информацией письма. Для стороны Отправитель указывается исходящий номер, для каждого получателя – входящий (рисунок 85).

Если письмо еще не было зарегистрировано, то в каталоге электронных документов на месте входящего/исходящего номера будет прописываться «б/н» (рисунок 86).

Ошибочно введенные регистрационные данные можно удалить, предварительно выделив нужную строку и выбрав команду «Удалить регистрационный номер» (рисунок 87).

После подтверждения действия строка с регистрационными данными выбранной стороны очищается.

Кнопка «Удалить регистрационный номер» позволяет удалить входящий номер:

• В исходящих письмах до момента получения письма (до перехода письма в статус «Получен»), за исключением статусов «На подписании» и «Подписан, и в статусе «Отменен»,
• Во входящих письмах до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен») и в статусе «Отменен»,

и исходящий номер:

• В исходящих письмах до момента отправки (перехода письма в статус «Отправлен») и в статусе «Отменен»,
• Во входящем бумажном письме до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен») и в статусе «Отменен».

Важно!

Заблокировано удаление номеров автоматически синхронизированных из других документов (например, входящий номер в исходящем письме, полученный автоматически из входящего электронного письма) (см. Получение письма адресатом).

Для того, чтобы скачать письмо со штампом, в котором указана актуальная информация по регистрации письма, необходимо после присвоения регистрационных данных либо нажать кнопку «Скачать с рег. номером» (рисунок 88),

либо на «Домашней странице» нажать на ссылку «Зарегистрированная версия письма» (рисунок 89).

Если в письме один получатель и один отправитель, то система запускает скачивание файла. Если получателей несколько или отсутствует информация о входящем и(или) исходящем номере, то появляется всплывающее окно, в котором можно дозаполнить информацию о получателе (рисунок 90).

845 × 243 пикс.     Открыть в новом окне	Дозаполнение данных при скачивании.

После нажатия на кнопку «Сохранить» происходит скачивание печатной формы с информацией о регистрации в шапке письма (рисунок 91).

Если информации о входящем и\или исходящем номере – нет, то при скачивании соответствующие штампы присутствуют, но пустые (рисунок 92).

625 × 87 пикс.     Открыть в новом окне	Пустые штампы.

Если у письма нет печатной формы («Входящее бумажное письмо»), то при попытке скачать печатную форму в новой вкладке выводится сообщение «Сервер не смог сформировать файл печатной формы. Полученный ответ: У электронного документа нет печатной формы».

Важно!

Для исходящих писем, созданных на основании произвольного текста, в печатной форме заполняется только исходящий номер при наличии. В зарегистрированной версии письма отображаются оба номера при наличии.

Для исходящих писем, созданных на основании файла, регистрационные данные в печатной форме не отображаются.

Работа с исходящими письмами

Исходящие письма используются для отправки получателям, в том числе не работающим в СЭД Папир.

Шаблоны исходящих писем:

• Исходящее письмо (см. Исходящее письмо),
• Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче (см. Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче),
• Сопроводительное письмо к договору (см. Сопроводительное письмо к договору),
• Сопроводительное письмо к спецификации (см. Сопроводительное письмо к спецификации),
• Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению (см. Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению).

При создании исходящих писем система автоматически добавляет автору и представителю отправителя, если он связан с пользователем системы Папир, роль «Администратор». Если представителем отправителя является юридическое лицо, то роль администратора присваивается директору юр.лица.

Важно!

Представителю получателя доступ к письму автоматически не выдается. В процедуре согласования и подписания получатель не участвует.

Алгоритм смены статусов исходящего письма представлен на рисунке 93.

Процедуры согласования и подписания документа подробно описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».

Для перевода исходящего письма в статус «На подписании» документу должен быть присвоен исходящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения исходящего номера подписание документа будет отменено.

В статусах «На подписании», «Подписан» и «Получен» запрещено изменение входящих регистрационных данных.

Важно!

Кнопки «Добавить вложение» и «Удалить вложение» недоступны для исходящих писем в статусах «На подписании», «Подписан», «Отправлен» и «Получен».

Подготовка отправки писем

Для перевода исходящего письма в статус «Подготовка отправки» необходимо нажать кнопку «Пометить, как готовящийся к отправке» (рисунок 94). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Регистратор» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан» или «Согласован».

Статус документа изменится на «Подготовка отправки». В данном статусе редактирование, согласование и подписание электронного документа недоступно.

Отмена подготовки отправки

Кнопка «Отмена подготовки отправки» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для исходящих писем со статусом «Подготовка отправки» (рисунок 95).