(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
При создании электронного документа автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).
Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.
Разделы электронного документа представлены на рисунке 71 (подробнее об общих разделах электронных документов см. СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»).
Разделы электронных документов типа письмо.
282 × 373 пикс.     Открыть в новом окне Разделы электронных документов типа письмо.
Раздел «Регистрационный учета» предназначен для регистрации письма (присвоение входящих/исходящих номеров) (см. Регистрация письма).
Раздел «Печатная форма» и «Подписание» отсутствует для электронных документов с типом «Входящее бумажное письмо».

Создание письма копированием

Важно!
Кнопка «Создать новый копированием» недоступна для писем, созданных ранее 31.12.2016 и для писем с шаблоном «Входящее электронное письмо».
Система позволяет пользователям предзаполнить новую карточку документа с типом «Письмо входящее» или «Письмо исходящее» данными из уже существующего документа. Для этого необходимо в списке документов выбрать один из следующих шаблонов:
  • Входящее бумажное письмо,
  • Исходящее письмо,
  • Сопроводительное письмо к договору,
  • Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению,
  • Сопроводительное письмо к спецификации,
  • Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче
и нажать кнопку «Создать новый копированием» (рисунок 72).
Создание письма копированием.
1127 × 387 пикс.     Открыть в новом окне Создание письма копированием.
Открывается карточка создания электронного документа, в карточке автоматически заполняются поля из выбранного документа-источника. Дата создания заполняется текущей, номера документов генерируются новые (рисунок 73).
Автоматическое заполнение полей при создании письма копированием.
698 × 713 пикс.     Открыть в новом окне Автоматическое заполнение полей при создании письма копированием.
При копировании проверяются данные юридических и физических лиц на актуальность. Если данные не актуальны (например, данное юридическое лицо удалено), то появится сообщение об ошибке (рисунки 74 и 75), а поле будет очищено.
Сообщение об ошибке.
591 × 142 пикс.     Открыть в новом окне Сообщение об ошибке.
Сообщение об ошибке.
595 × 190 пикс.     Открыть в новом окне Сообщение об ошибке.
При необходимости все незаполненные поля заполняются и документ сохраняется.
Важно!
Связь родительского письма с инвестиционным проектом не копируется.
При копировании дочернего документа, документ привязывается к тому же родителю.

Редактирование письма

Редактирование письма доступно пользователям в роли «Редактор» и «Администратор».
Если при редактировании письма изменяется сторона, для которой ранее была зарегистрирована входящая или исходящая корреспонденция, то появится сообщение об ошибке (рисунок 76).
Сообщение об ошибке.
596 × 174 пикс.     Открыть в новом окне Сообщение об ошибке.
Изменения не будут сохранены и будет открыта форма на редактирование.

Права доступа

Подробнее об управление списком доступа см. в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.
Возможны следующие роли (рисунок 77):
  • Читатель – чтение письма,
  • Редактор – чтение/редактирование письма, управление регистрационными данными письма,
  • Администратор – автор документа, представители сторон, чтение/редактирование письма, управление всеми правами доступа, управление регистрационными данными письма,
  • Регистратор – чтение письма, управление регистрационными данными письма.
Важно!
Запрещено выдавать роль «Регистратор» вручную в электронных документах с типом «Письмо входящее» и «Письмо исходящее».
Роли доступа к письму.
986 × 380 пикс.     Открыть в новом окне Роли доступа к письму.
При создании электронного документа система автоматически добавляет автору роль администратора.

Регистрация писем

Важно!
Регистрация писем недоступна для документов в статусе «Черновик».
После создания письма его можно зарегистрировать в системе. Зарегистрировать письмо могут пользователи в роли «Регистратор», «Редактор» и «Администратор». Раздел «Регистрационный учет» доступен только для документов с типом «Письмо входящее» и «Письмо исходящее» и содержит следующие параметры:
  • Тип корреспонденции (Входящая или Исходящая),
  • Номер,
  • Дата регистрации,
  • Сторона (организация или ФИО физлица),
  • Регистратор (ФИО пользователя, зарегистрировавшего документ).
Для того чтобы присвоить письму входящий номер, необходимо выполнить команду «Присвоить входящий номер» (рисунок 78), которая доступна:
  • В исходящих письмах до момента получения письма (до перехода письма в статус «Получен»),
  • Во входящих письмах до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен»).
Кнопка "Присвоить входящий номер".
1048 × 477 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Присвоить входящий номер".
Для того чтобы присвоить письму исходящий номер, необходимо выполнить команду «Присвоить исходящий номер» (рисунок 79), которая доступна:
  • В исходящих письмах до момента отправки (перехода письма в статус «Отправлен»),
  • Во входящем бумажном письме до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен»).
Важно!
Кнопка «Регистрировать исходящий номер» недоступна во входящих электронных письмах. В таких документах исходящий номер автоматически наследуется из родительского исходящего письма.
Кнопка "Присвоить исходящий номер".
1048 × 477 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Присвоить исходящий номер".
Важно!