Утративший силу
Процедура согласования документа подробно описана в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Для перевода входящего письма в статус «Обработано секретарем» необходимо нажать кнопку «Обработать секретарем» (рисунок 103). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Регистратор» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан».
Статус документа изменится на «Обработано секретарем». В данном статусе доступно редактирование документа.
Для возврата электронного письма в статус «Создан» предназначена кнопка «Вернуть на доработку» (рисунок 104), которая доступна для электронных писем только в статусе «Обработано секретарем» и для пользователей с ролью «Редактор», «Администратор» или «Регистратор».
Кнопка «Направить на исполнение» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для входящих писем со статусом «Создан», «Обработано секретарем», «Согласован» или «Исполнен» (рисунок 105).
После нажатия на кнопку «Направить на исполнение» статус документа изменится на «На исполнении». В данном статусе доступно редактирование и согласование документа.
Согласование входящих писем доступно только для электронных документов в статусе «На исполнении». При отмене согласования документа статус изменится на «На исполнении». При редактировании уже согласованного документа статус изменится на «Создан».
Кнопка «Пометить, как исполненный» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для входящих писем со статусами «Создан», «Обработано секретарем», «Согласован» или «На исполнении» (рисунок 106).
Для перевода входящего письма в статус «Исполнен» документу должен быть присвоен входящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения входящего номера документ не будет переведен в статус «Исполнен».
После нажатия на кнопку «Пометить, как исполненный» статус документа изменится на «Исполнен». С документом в статусе «Исполнен» более недоступны никакие действия, в том числе изменение регистрационных данных.
Для создания входящего бумажного письма в приложении «Электронные документы» необходимо нажать на кнопку «Добавить электронный документ» и выбрать шаблон документа «Входящее бумажное письмо» (рисунок 107).
Название поля | Примечания |
Общие сведения | |
| Шаблон документа | – «Входящее бумажное письмо», |
| Краткое содержание | – краткое содержание документа, не более 256 символов, |
| Дата создания | – автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена, |
| Тип документа | – автоматически указан тип «Письмо входящее», |
| Тип получателя | – выбор из списка значений:Физ. лицо,Юр. лицо.При выборе одного из значений открывается соответствующая форма для заполнения данных выбранного получателя. Заполнение данных другой формы при этом недоступно.Если не выбран ни один тип получателя, то заполнение данных в формах недоступно. |
Получатель юр.лицо | |
| Организация | – выбор из справочника юридических лиц, |
| Представитель | –автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"), |
| Должность представителя | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя, |
| Документ-основание | |
Получатель физ.лицо | |
| Физ.лицо | – заполняется из справочника физических лиц, |
| Тип отправителя | – выбор из списка значений:Физ. лицо,Юр. лицо.При выборе одного из значений открывается соответствующая форма для заполнения данных выбранного отправителя. Заполнение данных другой формы при этом недоступно.Если не выбран ни один тип отправителя, то заполнение данных в формах недоступно. |
Отправитель юр.лицо | |
| Организация | – выбор из справочника юридических лиц, |
| Представитель | –автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"), |
| Должность представителя | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя, |
| Документ-основание | |
Отправитель физ.лицо | |
| Физ.лицо | – заполняется из справочника физических лиц, |
Согласование и подписание документа доступны только для юридических лиц и их представителей. Для физических лиц данные действия недоступны.
После заполнения полей необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». Переход в карточку документа осуществляется автоматически. Карточка открывается в отдельной вкладке.
Алгоритм смены статусов входящего бумажного письма представлен в разделе Работа с входящими письмами.
- Исходящее письмо (см. Исходящее письмо),
- Сопроводительное письмо к договору (см. Сопроводительное письмо к договору),
- Сопроводительное письмо к спецификации (см. Сопроводительное письмо к спецификации),
- Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению (см. Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению),
- Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче (см. Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче).
В дочерние исходящие письма автоматически подставляется информация о сторонах и представителях входящего письма, но с рокировкой, то есть в качестве отправителя исходящего письма указывается получатель входящего, в качестве получателя исходящего письма указывается отправитель входящего.
Входящее электронное письмо создается на основе исходящих писем (см. Отправка исходящих писем получателям в Papir) и используется для отображения внутрипапирной корреспонденции.
Название поля | Примечания |
Общие сведения | |
| Краткое содержание | – берется из родительского исходящего письма |
| Дата создания | – автоматически заполняется текущей датой, |
| Тип документа | – автоматически указан тип «Письмо входящее», |
| Автор документа | – представитель организации-получателя, |
| Отправитель | – данные отправителя из родительского исходящего письма, |
| Получатель | – данные получателя из родительского исходящего письма, |
| Раздел «Подписание» | – данные подписания родительского исходящего письма, включая информационную квитанцию и подписанную печатную форму, |
| Печатная форма | – печатные формы родительского исходящего письма, |
| Вложения | – вложения родительского исходящего письма за исключением сгенерированной квитанции о доставке,Важно!Недоступно добавление любых иных вложений. |
| Регистрационные данные | – входящему электронному письму автоматически присваивается исходящий номер родительского исходящего письма. |
У входящих электронных писем отсутствует возможность подписания документа, так как к документу уже приложена юридически значимая печатная форма. По этой же причине отсутствует возможность отменить данный электронный документ.
При присвоении входящего номера для данного письма этот номер автоматически подставится во входящий номер исходящего письма, меняя при этом статус последнего на «Получен».
- Исходящее письмо (см. Исходящее письмо),
- Сопроводительное письмо к договору (см. Сопроводительное письмо к договору),
- Сопроводительное письмо к спецификации (см. Сопроводительное письмо к спецификации),
- Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению (см. Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению),
- Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче (см. Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче).
В дочерние исходящие письма автоматически подставляется информация о сторонах и представителях входящего письма, но с рокировкой, то есть в качестве отправителя исходящего письма указывается получатель входящего, в качестве получателя исходящего письма указывается отправитель входящего.
Пользователь имеет возможность создавать исходящие письма путем набора текста в Papir или на основании файла. Для этого в приложении «Электронные документы» необходимо нажать на кнопку «Добавить электронный документ» или в разделе «Связанные документы» электронного документа «Входящее бумажное письмо» нажать на кнопку «Создать новый дочерний документ» и выбрать тип документа «Письмо исходящее» с шаблоном «Исходящее письмо» (рисунок 109).
После выполнения команды «Выбрать» открывается карточка создания электронного документа, на которой необходимо ввести следующие данные:
Название поля | Примечания |
Общие сведения | |
| Шаблон документа | – «Исходящее письмо», |
| Краткое содержание | – краткое содержание документа, не более 256 символов, |
| Дата создания | – автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена, |
| Тип документа | – автоматически указан тип «Письмо исходящее», |
Отправитель – юр.лицо | |
| Организация | – выбор из справочника юридических лиц, |
| Представитель | – автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"), |
| Должность представителя | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя, |
| Документ-основание | |
Получатель | |
| Тип стороны | – выбор из списка значений:Физ. лицо,Юр. лицо.При выборе одного из значений открывается соответствующая форма для заполнения данных выбранного получателя. Заполнение данных другой формы при этом недоступно.Если не выбран ни один тип получателя, то заполнение данных в формах недоступно. |
Получатель юр.лицо | |
| Организация | – выбор из справочника юридических лиц, |
| Представитель | –автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя; справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"), |
| Должность представителя | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя, |
| Документ-основание | |
Получатель физ.лицо | |
| Физ.лицо | – заполняется из справочника физических лиц, |
| Содержание письма | – выбор из списка значений:Произвольный текст – печатная форма формируется на основании введенного текста и выбранного фирменного бланка,Загрузить из файла – печатная форма представляет собой выбранный файл.При выборе одного из значений открывается соответствующая поля для заполнения письма.Если не выбран ни один тип содержания, то сохранение документа недоступно. |
Содержание письма – произвольный текст | |
| Фирменный бланк | – выбор из справочника бланков организации-отправителя,Важно!Фирменный бланк загружается редактором организации и должен соответствовать требованиям, указанным в СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией», |
Шаблон письма | |
| Заголовок письма | – заполняется автоматически информацией по представителю стороны-получателя (должность, организация, ФИО представителя); если получатель физическое лицо, то подставляется только ФИО, |
| Текст письма | – многострочное текстовое поле со встроенным редактором текста, |
| Подпись | – заполняется автоматически информацией по представителю стороны-отправителя (должность, ФИО представителя); если отправитель физическое лицо, то подставляется только ФИО, |
Содержание письма – загрузить из файла | |
| Файл | – выбор файла печатной формы.Важно!Допускается выбрать только один файл, на основании которого сформируется печатная форма. |