(Утративший силу) СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
При обновлении информации о регистрационных данных документа система проверяет условие единственности номера для данной организации, за исключением организаций, которые не работают в СЭД Папир. Для входящих и исходящих писем единая нумерация. Если номер был изменен, при этом ранее он уже был присвоен, то выводится сообщение: «Данная корреспонденция уже имеет регистрационный номер, соответствующий выбранной стороне. Обновить информацию о номере?» (рисунок 84). При обновлении номер изменяется на новый.
Сообщение с подтверждением действия.
705 × 578 пикс.     Открыть в новом окне Сообщение с подтверждением действия.
Зарегистрированный номер отображается в блоке с общей информацией письма. Для стороны Отправитель указывается исходящий номер, для каждого получателя – входящий (рисунок 85).
Отображение регистрационных данных.
958 × 522 пикс.     Открыть в новом окне Отображение регистрационных данных.
Если письмо еще не было зарегистрировано, то в каталоге электронных документов на месте входящего/исходящего номера будет прописываться «б/н» (рисунок 86).
Номер "б/н".
922 × 155 пикс.     Открыть в новом окне Номер "б/н".
Ошибочно введенные регистрационные данные можно удалить, предварительно выделив нужную строку и выбрав команду «Удалить регистрационный номер» (рисунок 87).
Удаление регистрационных данных.
910 × 161 пикс.     Открыть в новом окне Удаление регистрационных данных.
После подтверждения действия строка с регистрационными данными выбранной стороны очищается.
Кнопка «Удалить регистрационный номер» позволяет удалить входящий номер:
  • В исходящих письмах до момента получения письма (до перехода письма в статус «Получен»), за исключением статусов «На подписании» и «Подписан, и в статусе «Отменен»,
  • Во входящих письмах до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен») и в статусе «Отменен»,
и исходящий номер:
  • В исходящих письмах до момента отправки (перехода письма в статус «Отправлен») и в статусе «Отменен»,
  • Во входящем бумажном письме до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен») и в статусе «Отменен».
Важно!
Заблокировано удаление номеров автоматически синхронизированных из других документов (например, входящий номер в исходящем письме, полученный автоматически из входящего электронного письма) (см. Получение письма адресатом).
Для того, чтобы скачать письмо со штампом, в котором указана актуальная информация по регистрации письма, необходимо после присвоения регистрационных данных либо нажать кнопку «Скачать с рег. номером» (рисунок 88),
Кнопка "Скачать с рег. номером".
910 × 161 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Скачать с рег. номером".
либо на «Домашней странице» нажать на ссылку «Зарегистрированная версия письма» (рисунок 89).
Зарегистрированная версия письма.
1179 × 266 пикс.     Открыть в новом окне Зарегистрированная версия письма.
Если в письме один получатель и один отправитель, то система запускает скачивание файла. Если получателей несколько или отсутствует информация о входящем и(или) исходящем номере, то появляется всплывающее окно, в котором можно дозаполнить информацию о получателе (рисунок 90).
Дозаполнение данных при скачивании.
845 × 243 пикс.     Открыть в новом окне Дозаполнение данных при скачивании.
После нажатия на кнопку «Сохранить» происходит скачивание печатной формы с информацией о регистрации в шапке письма (рисунок 91).
Информация о регистрации в шапке письма.
624 × 89 пикс.     Открыть в новом окне Информация о регистрации в шапке письма.
Если информации о входящем и\или исходящем номере – нет, то при скачивании соответствующие штампы присутствуют, но пустые (рисунок 92).
Пустые штампы.
625 × 87 пикс.     Открыть в новом окне Пустые штампы.
Если у письма нет печатной формы («Входящее бумажное письмо»), то при попытке скачать печатную форму в новой вкладке выводится сообщение «Сервер не смог сформировать файл печатной формы. Полученный ответ: У электронного документа нет печатной формы».
Важно!
Для исходящих писем, созданных на основании произвольного текста, в печатной форме заполняется только исходящий номер при наличии. В зарегистрированной версии письма отображаются оба номера при наличии.
Для исходящих писем, созданных на основании файла, регистрационные данные в печатной форме не отображаются.

Работа с исходящими письмами

Исходящие письма используются для отправки получателям, в том числе не работающим в СЭД Папир.
Шаблоны исходящих писем:
При создании исходящих писем система автоматически добавляет автору и представителю отправителя, если он связан с пользователем системы Папир, роль «Администратор». Если представителем отправителя является юридическое лицо, то роль администратора присваивается директору юр.лица.
Важно!
Представителю получателя доступ к письму автоматически не выдается. В процедуре согласования и подписания получатель не участвует.
Алгоритм смены статусов исходящего письма представлен на рисунке 93.
Смена статусов исходящего письма.
1136 × 1163 пикс.     Открыть в новом окне Смена статусов исходящего письма.
Процедуры согласования и подписания документа подробно описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Для перевода исходящего письма в статус «На подписании» документу должен быть присвоен исходящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения исходящего номера подписание документа будет отменено.
В статусах «На подписании», «Подписан» и «Получен» запрещено изменение входящих регистрационных данных.
Важно!
Кнопки «Добавить вложение» и «Удалить вложение» недоступны для исходящих писем в статусах «На подписании», «Подписан», «Отправлен» и «Получен».
Подготовка отправки писем
Для перевода исходящего письма в статус «Подготовка отправки» необходимо нажать кнопку «Пометить, как готовящийся к отправке» (рисунок 94). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Регистратор» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан» или «Согласован».
Кнопка "Пометить, как готовящийся к отправке".
870 × 383 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Пометить, как готовящийся к отправке".
Статус документа изменится на «Подготовка отправки». В данном статусе редактирование, согласование и подписание электронного документа недоступно.
Отмена подготовки отправки
Кнопка «Отмена подготовки отправки» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для исходящих писем со статусом «Подготовка отправки» (рисунок 95).
Кнопка "Отменить подготовку отправки".
1043 × 335 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка "Отменить подготовку отправки".