• Для входящих писем: «Письмо» + «№ Вх» + Входящий номер + Краткое содержание + «от» + Дата создания,
• Для исходящих писем: «Письмо» + «№ Исх» + Исходящий номер + Краткое содержание + «от» + Дата создания.

Важно!

Наименование писем, созданных до 25.01.2016, строится по шаблону: Шаблон документа + Регистрационные данные + Краткое содержание + «от» + Дата создания.

Карточка письма содержит общую информацию (рисунок 70):

• Ссылка на документ,
• Краткая информация,
• Отправитель,
• Представитель отправителя (если указан, в противном случае не указывается),
• Получатель,
• Представитель получателя (если указан, в противном случае не указывается),
• Регистрационные данные,
• Статус,
• Тип документа,
• Пользователь, внесший последние изменения в документ.

При создании электронного документа автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Разделы электронного документа представлены на рисунке 71 (подробнее об общих разделах электронных документов см. СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»).

Раздел «Регистрационный учета» предназначен для регистрации письма (присвоение входящих/исходящих номеров) (см. Регистрация письма).

Раздел «Печатная форма» и «Подписание» отсутствует для электронных документов с типом «Входящее бумажное письмо».

Создание письма копированием

Важно!

Кнопка «Создать новый копированием» недоступна для писем, созданных ранее 31.12.2016 и для писем с шаблоном «Входящее электронное письмо».

Система позволяет пользователям предзаполнить новую карточку документа с типом «Письмо входящее» или «Письмо исходящее» данными из уже существующего документа. Для этого необходимо в списке документов выбрать один из следующих шаблонов:

• Входящее бумажное письмо,
• Исходящее письмо,
• Сопроводительное письмо к договору,
• Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению,
• Сопроводительное письмо к спецификации,
• Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче

и нажать кнопку «Создать новый копированием» (рисунок 72).

Открывается карточка создания электронного документа, в карточке автоматически заполняются поля из выбранного документа-источника. Дата создания заполняется текущей, номера документов генерируются новые (рисунок 73).

При копировании проверяются данные юридических и физических лиц на актуальность. Если данные не актуальны (например, данное юридическое лицо удалено), то появится сообщение об ошибке (рисунки 74 и 75), а поле будет очищено.

При необходимости все незаполненные поля заполняются и документ сохраняется.

Важно!

Связь родительского письма с инвестиционным проектом не копируется.

При копировании дочернего документа, документ привязывается к тому же родителю.

Редактирование письма

Редактирование письма доступно пользователям в роли «Редактор» и «Администратор».

Если при редактировании письма изменяется сторона, для которой ранее была зарегистрирована входящая или исходящая корреспонденция, то появится сообщение об ошибке (рисунок 76).

Изменения не будут сохранены и будет открыта форма на редактирование.

Права доступа

Подробнее об управление списком доступа см. в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.

Возможны следующие роли (рисунок 77):

• Читатель – чтение письма,
• Редактор – чтение/редактирование письма, управление регистрационными данными письма,
• Администратор – автор документа, представители сторон, чтение/редактирование письма, управление всеми правами доступа, управление регистрационными данными письма,
• Регистратор – чтение письма, управление регистрационными данными письма.

Важно!

Запрещено выдавать роль «Регистратор» вручную в электронных документах с типом «Письмо входящее» и «Письмо исходящее».

При создании электронного документа система автоматически добавляет автору роль администратора.

Регистрация писем

Важно!

Регистрация писем недоступна для документов в статусе «Черновик».

После создания письма его можно зарегистрировать в системе. Зарегистрировать письмо могут пользователи в роли «Регистратор», «Редактор» и «Администратор». Раздел «Регистрационный учет» доступен только для документов с типом «Письмо входящее» и «Письмо исходящее» и содержит следующие параметры:

• Тип корреспонденции (Входящая или Исходящая),
• Номер,
• Дата регистрации,
• Сторона (организация или ФИО физлица),
• Регистратор (ФИО пользователя, зарегистрировавшего документ).

Для того чтобы присвоить письму входящий номер, необходимо выполнить команду «Присвоить входящий номер» (рисунок 78), которая доступна:

• В исходящих письмах до момента получения письма (до перехода письма в статус «Получен»),
• Во входящих письмах до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен»).