СТО Порядок организации и проведения аккредитации контрагента на право заключать договоры в ИС

Настоящий стандарт устанавливает требования и порядок действий участников процесса аккредитации контрагентов, которая требуется в целях подтверждения должной осмотрительности и осторожности налогоплательщика для снижения налоговых рисков, связанных с заключением договора с контрагентом, выбранным в качестве поставщика товаров/работ/услуг.

1.1. Настоящий стандарт (далее – СТО) устанавливает требования и порядок действий участников процесса аккредитации контрагентов, выбранных в качестве поставщика товаров/работ/услуг.

1.2. Участниками процесса являются:

1.3. Целью настоящего СТО является предупреждение и снижение хозяйственных, налоговых и иных рисков при заключении и исполнении договоров с контрагентами.

1.4. В целях проявления должной осмотрительности и осторожности, а также для того чтобы обезопасить себя от рисков при ведении хозяйственной деятельности Менеджеры должны провести проверку и обеспечить аккредитацию всех потенциальных контрагентов.

1.5. В ходе проверки Менеджеры должны удостовериться в реальной возможности потенциального контрагента исполнить условия планируемого договора, а именно – убедиться, имеется ли у него квалифицированный персонал, оборудование, транспортные средства, а также иные активы и разрешения, необходимые для исполнения принимаемых по планируемому договору обязательств. Переписка Менеджера должна быть отражена в информационной системе в виде копии электронных писем, или вестись в рамках информационной системы доступными в ней средствами взаимодействия с представителем контрагента.

1.6. В общем случае, аккредитация предоставляется контрагенту на 6 месяцев. В особых случаях по решению ответственного ОУП срок аккредитации конкретного контрагента может быть изменен (увеличен или уменьшен).

1.7. С учетом срока действия аккредитации контрагента и возможных изменений в финансовом и иных состояниях контрагента рекомендуется проводить экспресс-проверку данных контрагента перед подписанием каждого договора, а также подписанием ПУД с таким контрагентом. Экспресс-оценка может получить один из трех статусов: положительная, условно положительная, отрицательная.

1.7.1. Положительное заключение по результатам Экспресс-оценки дается, если в ходе ее проведения не выявлены риски сотрудничества с контрагентом.

1.7.2. Условно положительное заключение по результатам Экспресс-оценки дается, если в ходе ее проведения выявлены риски сотрудничества с контрагентом, но при этом не свидетельствующие о невозможности выполнения контрагентом обязательств по договору и своих налоговых обязательств.

1.7.3. Отрицательное заключение по результатам Экспресс-оценки дается, если в ходе ее проведения выявлены риски сотрудничества с контрагентом, однозначно свидетельствующие о невозможности выполнения контрагентом обязательств по договору и своих налоговых обязательств.

1.8. Организации, чья репутация не требует подтверждения, могут быть внесены в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки (способ внесения описан в пункте 2.1.1.), к таким организациям относятся:

- организации-монополисты, включенные в список субъектов естественных монополий;

- организации, имеющие долю на рынке определенного товара в размере более чем 35 % или занимающие доминирующее положение на рынке определенного товара, включенными в список таких хозяйствующих субъектов;

- государственные и муниципальные унитарные предприятия (ФГУП и МУП), государственные и муниципальные учреждения.

1.9. Настоящий стандарт не снимает ответственности с ЕИО организации заказчика за работу с контрагентом, даже в случае его успешной аккредитации, экспресс-проверке. Для снижения рисков ЕИО организации заказчика рекомендуется:

- организовать повышение квалификации менеджеров в части проверки контрагентов,

- предоставить исчерпывающий перечень критериев аккредитации ответственному ОУП,

- проработать результат каждой экспресс-оценки, на предмет возможной реакции в случае реализации рисков.

2.1.1. После выбора контрагента, с которым планируется заключение договора (может быть по результатам электронной закупки, запроса КП, прямой закупки) Менеджер проверяет наличие аккредитации у такого контрагента и, при отсутствии аккредитации, запрашивает у ответственного ОУП о возможности включении контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки.

2.1.2. Если Ответственный ОУП отказал во включении контрагента в Список организаций, получивших аккредитацию без проверки, то Менеджер самостоятельно проводит проверку контрагента для его аккредитации.

2.1.3. Формат проведения проверки и проверяемые параметры определяются Менеджером самостоятельно. Мероприятия по аккредитации контрагента целесообразно начинать заблаговременно до заключения договора с ним.

2.1.4. При проведении проверки Менеджер может воспользоваться рекомендуемым перечнем параметров для проверки (Приложение №1).

2.1.5. Обязательным пунктом проверки является личная встреча с руководителем контрагента, посещение офиса и складских помещений контрагента, контроль наличия техники и оборудования, необходимых для исполнения планируемого договора. Результатом такой проверки должен служить фотоотчет с описанием каждой прилагаемой фотографии.

2.1.6. Обязательным пунктом проверки является проверка наличия, а в случае отсутствия, запрос заверенных подписью руководителя и печатью копий учредительных документов и документов оснований представителей, ИНН и ОГРН (ОГРНИП) контрагента.

2.1.7. По результатам проведения проверки Менеджер оформляет в информационной системе (далее – ИС) Отчет по результатам проверки контрагента.

2.1.8. Обязательным пунктом отчета является список и расшифровка товаров/работ/услуг (далее – ТРУ), поставляемых/выполняемых/оказываемых контрагентом, по которым данная проверка проводилась.

2.1.9. Заполненный и подписанный Отчет Менеджер направляет на рассмотрение ответственному ОУП. Отчет может быть подписан ЭП подписью в системе электронного документооборота или нарочно. В последнем случае, оригинал отчета направляется в ДОУ для архивации.

2.2.1. Ответственный ОУП после получения Отчета по результатам проверки контрагента от Менеджера в срок не более 3 (трех) рабочих дней изучает приложенные в Отчете материалы и показатели, при необходимости (в случае отсутствия в Отчете соответствующих данных) рассматривает данные, полученные из открытых источников. Перечень открытых источников информации о юридических лицах приведен в Приложении № 2.

2.2.2. По результатам рассмотрения данных ответственный ОУП принимает решение:

а) об отказе в аккредитации контрагента;

б) о необходимости проведения дополнительной-расширенной проверке контрагента;

в) о возможности аккредитации контрагента.

2.2.3. Ответственный ОУП указывает свое решение и обоснование такого решения в ИС, направляет Менеджеру.

2.2.4. При получении решения ответственного ОУП об отказе в аккредитации контрагенту Менеджер, если считает возможным, осуществляет мероприятия, направление на реабилитацию контрагента и прилагает уточненные, дополненные данные.

2.2.5. При получении решения ответственного ОУП о необходимости в проведении дополнительной-расширенной проверки контрагента, Менеджер осуществляет мероприятия, направленные на проведение такой проверки. Детали расширенной проверки определяются ответственным ОУП.