Добавление пользователя в группу

Для добавления пользователя в группу необходимо выделить из списка нужную группу и в разделе «Пользователи в выбранной группе» нажать кнопку «Добавить».

В открывшемся окне со всеми зарегистрированными пользователями в системе необходимо найти нужного пользователя и нажать «Сохранить» (рисунок 22).

Пользователь отобразится в списке (рисунок 23).

Удаление пользователей из группы

Удаление пользователя из группы происходит по кнопке «Удалить». В появившемся диалоговом окне необходимо подтвердить действие.

Правила доступа к электронным документам и инвестиционным проектам

Правила доступа – определённые правила предоставления пользователям доступа к электронным документам или инвестиционным проектам. Правила доступа может создавать пользователь в роли «Редактор организации». Правила могут распространяться как на всех пользователей системы, так и на определённые группы или конкретных пользователей. Правило действует как для существующих документов или проектов, так и для вновь создаваемых, пока оно не будет изменено.

Внешний вид вкладки «Подключенные правила доступа» представлен на рисунке 24. В левой части экрана отображаются «Объекты», которые используются в качестве разделов, фильтрующих правила. Правила отображаются в правой части экрана в соответствии с выбранным разделом.

Подключение правила из списка существующих

Для подключения правила нужно нажать кнопку «Подключить правило доступа». Откроется диалоговое окно с мастером подключения правил. Доступные правила доступа отображаются в зависимости от выбранного раздела. Если раздел не выбран, то отображаются все правила доступа (рисунок 25).

Возможен выбор одного из следующих правил:

1. «Замещение сотрудника в инвестиционном проекте» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на редактирование инвестиционных проектов, где в качестве организации-инвестора выступает текущая организация и пользователь, которого нужно заместить является «Редактором проекта» (добавление группы в список доступа в роли «Редактор проекта»).
2. «Чтение всех инвестиционных проектов организации» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на чтение всех инвестиционных проектов, где в качестве организации-инвестора указана текущая организация (добавление группы в список доступа в роли «Читатель проекта»).
3. «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов по запросу» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к выбранным электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования, если организация участвует в согласовании.
4. «Обязательное участие организации в согласовании документов» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования. В случае установки данного правила согласование выбранных электронном документов данной организацией обязательно.
5. «Чтение всех документов организации» позволяет предоставить доступ группе пользователей на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»).
6. «Замещение сотрудника» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на редактирование документов «Договор», «Спецификация», «Товарная накладная», «Приложение», где в качестве одной из сторон выступает текущая организация и пользователь, которого нужно заместить является редактором (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Редактор»).
7. Ручной перевод подписанных документов в статус «Действует» позволяет предоставить указанной группе пользователей доступ на установку статуса «Действует (вручную)» в документах типа «Договоры», «Спецификации», «ПУДы» и «Приложения», где одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа в роли «Контролер»).
8. «Редактирование всех документов организации» позволяет предоставить доступ группе пользователей на редактирование всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Редактор»).
9. «Аутсорсинг консалтинговых услуг ООО УК «Стройком» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Сотрудники ООО УК «Стройком» организации «Стройком УК ООО» на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно использовать для организаций, которые передали на аутсорсинг консалтинговые услуги ООО УК «Стройком». Группой пользователей «Сотрудники ООО УК «Стройком» управляет редактор организации «Стройком УК ООО».
10. «Аутсорсинг бухгалтерии ООО «БИК» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Бухгалтерия организации ООО «БИК» на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно использовать для организации, которые передали на аутсорсинг бухгалтерское обслуживание ООО «БИК». Группой пользователей «Бухгалтерия организации ООО «БИК» управляет редактор организации ООО «Бизнес Инновации Консалтинг».
11. «Аутсорсинг ДОУ ООО «Экспертиза» позволяет предоставить доступ группе пользователей «Канцелярия. Входящие. Исходящие» организации ООО «Экспертиза» на чтение электронных документов с типом «Письмо», где в качестве одной из сторон указана текущая организация (группа добавляется в список доступа электронного документа в роли «Регистратор»). Данное правило можно использовать для организаций, которые передали на аутсорсинг документное обеспечение управления ООО «Экспертиза». Группой пользователей «Канцелярия. Входящие. Исходящие» управляет редактор организации ООО «Экспертиза».
12. «Чтение всех документов организации Инвестором – Крикун А.А.» позволяет предоставить доступ пользователю Крикун Алексей Александрович на чтение всех электронных документов, где в качестве одной из сторон указана текущая организация (добавление группы «Инвестор: Крикун А.А.» в список доступа ЭД в роли «Читатель»). Данное правило можно применять для организации, учредителем которых является Крикун А.А.
13. «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» позволяет предоставить указанному пользователю или группе пользователей доступ к электронным документам организации в качестве наблюдателя или участника согласования к обязательному циклу согласования, если сторона-поставщик документа не аккредитована или находится в черном списке.

Для добавления правил «Чтение всех документов организации», «Редактирование всех документов организации», «Чтение всех инвестиционных проектов организации» необходимо выполнить следующую последовательность действий:

Выбрать правило из списка и перейти далее по мастеру,

Выбрать группу пользователей, которой будет предоставлен доступ (рисунок 26),

По нажатию на пиктограмму отобразится список сотрудников группы,

После завершения работы с мастером правило появляется в списке подключенных (рисунок 27).

Выбранная группа пользователей получает доступ к электронным документам или инвестиционным проектам, где в качестве одной из сторон указана текущая организация.

На рисунке 28 представлен доступ к электронному документу.

На рисунке 29 представлен доступ к инвестиционному проекту.

Для добавления правил «Аутсорсинг бухгалтерии ООО «БИК», «Аутсорсинг консалтинговых услуг ООО УК «Стройком», «Аутсорсинг ДОУ ООО «Экспертиза» необходимо осуществить следующую последовательность действий:

Выбрать данное правило из списка и перейти далее по мастеру (рисунок 30),

Следующий шаг с надписью «Нет параметров» пропустить, нажать кнопку «Закончить». Правило появляется в списке (рисунок 31).

Соответствующая группа получает доступ ко всем электронным документам в соответствующей роли, где в качестве одной из сторон указана текущая организация.

Для добавления правил «Замещение сотрудника» и «Замещение сотрудника в инвестиционном проекте» необходимо осуществить следующую последовательность действий:

Выбрать данное правило из списка и перейти далее по мастеру (рисунок 32),

Указать сотрудника, которого необходимо заместить. Список отфильтрован по подключенным пользователям к данной организации. Нужно выбрать группу из списка данной организации (рисунок 33).

Правило появляется в списке. В зависимости от выбранного правила группа получает доступ к электронным документам или инвестиционным проектам.

Важно!

Доступ выдается замещающему только в том случае, если пользователь, которого нужно заместить, явно указан в списке доступа. То есть, если пользователь получил доступ в качестве редактора через какую-либо группу, то замещение в данном случае не сработает.

Для добавления правила «Обязательное участие организации в согласовании документов», «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании по запросу», «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» необходимо осуществить следующую последовательность действий:

Выбрать правило из списка и перейти далее по мастеру (рисунок 34),

Указать наименование правила доступа и выбрать необходимых субъектов с правами доступа к циклу согласования с помощью кнопки «Добавить субъект» (рисунок 35). В качестве субъекта может участвовать как пользователь, так и группа пользователей. Доступ к циклу согласования предоставляется в качестве участника или наблюдателя.

После выбора всех необходимых субъектов перейти далее по мастеру (рисунок 36).