Редактирование наименования метки

Пользователь может переименовать созданную вручную метку. Для этого необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Редактировать собственную метку» (рисунок 34). В появившемся окне ввести новое имя метки.

Удаление метки из картотеки

Для удаления метки необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Удалить собственную метку» (рисунок 35).

После подтверждения действия метка удаляется из списка. Метка снимается со всех документов, где она была добавлена, при этом документы не удаляются.

Создание электронного документа

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ»

241 × 32 пикс.     Открыть в новом окне

.

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 36). Доступные к созданию шаблоны отсортированы по типу документа и по наименованию шаблона.

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Шаблоны электронных документов».

Важно!

При заполнении электронной формы документа не рекомендуется использовать спецсимволы «точка с запятой» и «обратный слэш», так как при формировании печатной формы электронного документа данные спецсимволы автоматически исключаются.

После заполнения полей формы электронного документа необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». При сохранении документа осуществляется проверка заполненности скрытых полей печатной формы, если поля не заполнены, то при сохранении документа появляется сообщение об ошибке (рисунок 37), при этом сообщение носит информативный характер и документ будет успешно создан/сохранен.

Важно!

Проверка на заполненность обязательных полей печатной формы выполняется у следующих документов:

• Договоры, кроме Универсального договора,
• Спецификации,
• Приложения, кроме Универсального приложения,
• ПУДы, кроме товарной накладной.

После сохранения документа автоматически осуществляется переход на домашнюю страницу документа. Домашняя страница содержит разделы (рисунок 38):

• Меню с кнопками для редактирования и управления статусами документа,
• Раздел с общей информацией по документу,
• Печатные формы – список печатных форм документа и его дочерних документов,
• Вложения – список прикрепленных файлов,
• Основное обсуждение,
• Кнопка обновления электронного документа.

В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, стороны документа и автор последних изменений (рисунок 39).

При нажатии на кнопку шапка электронного документа скрывается, по умолчанию шапка документа развернута только в разделе «Домашняя страница», во всех остальных разделах – скрыта.

При нажатии на кнопку происходит обновление всех данные электронного документа.

При нажатии на элемент списка раздела «Печатные формы» или «Вложенные файлы» открывается окно предпросмотра печатной формы документа или содержимое вложенного файла соответственно (см. Просмотрщик документов) (рисунок 40).

После создания система автоматически присваивает электронному документу статус «На редактировании» или «Черновик».

Панель навигации электронного документа содержит разделы (рисунок 41):

• Домашняя страница – набор основной информации по документу,
• Электронная форма – форма, содержащая набор атрибутов, заполнявшихся в момент создания документа,
• Связанные документы – список приложений к документу и связанных документов (спецификации, товарные накладные и т.д.),
• Печатные формы – печатные формы текущего документа и его связанных документов,
• Вложения – прикрепленные к документу файлы,
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу,
• Инвестиционные проекты – дерево инвестиционных проектов, связанных с данным документом,
• Обсуждение – главное обсуждение документа и обсуждения, в которых упоминается данный документ или которые связаны с ним,
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа,
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью,
• История изменений статусов.

Для удобства работы с документом данную панель навигации можно свернуть или развернуть с помощью кнопки .

Ввод данных стороны в электронной форме документа

Для ввода организации необходимо в строке поиска ввести наименование организации (полное или частичное), система отфильтрует записи справочника «Юридические лица» по данным символам (рисунок 42), из появившегося списка необходимо выбрать нужную организацию. Для исключения ситуации выбора неправильной фирмы дополнительно отображаются адрес и ИНН юридического лица.

Важно!

К выбору доступны только организации из справочника «Юридические лица», запрещен произвольный ввод организации. Если нужная организация отсутствует в списке, необходимо завести ее вручную (см. СТО МИ администратора "Каталог лиц") и выгрузить в СЭД Папир (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Ручная выгрузка из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир) или обратиться в техподдержку.

Значком отмечены организации, которые не работают в Папир. Для данных организации недоступны действия согласования, подписания документа и т.д.

Важно!

Однажды подключенная организация будет всегда считаться работающей в Папир, даже если среди ее представителей нет ни одного пользователя, зарегистрированного в Папир.

В СЭД Папир реализован поиск юридического лица по ИНН: необходимо в строке поиска ввести ИНН (полностью или частично), система отфильтрует записи из справочника «Юридические лица» (рисунок 43).

Важно!

Для поиска организации по ИНН необходимо корректное указание реквизитов в 1С: Каталог лиц. При выгрузке юридического лица из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир обязательность заполнения поля ИНН не проверяется (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Юридические лица).

После выбора организации для ввода доступны поля «Представитель» и данные расчетного счета. В поле «Представитель» необходимо выбрать запись из списка представителей данной организации.

Для электронных документов типа

• Договоры,
• Спецификации,
• ПУДы,
• Приложения,
• Документация по проекту

в списке представителей организации отображаются только представители с действующим на дату документа документом-основанием (рисунок 44), при этом выбор представителя без документа-основания не доступен (рисунок 45).