По кнопке «Добавить сторону» появляются дополнительные поля для поиска по двум и более сторонам (рисунок 19). Максимум можно добавить три стороны для поиска. Для удаления стороны из поиска необходимо нажать на значок раздела с данной стороной.

Аналогично работает фильтрация в остальных папках.

В папке «Письма» фильтрация «По физическому лицу», «По юридическому лицу» и «По части наименования» доступна для столбцов «Отправитель», «Представитель отправителя», «Получатель» и «Представитель получателя». Использование нескольких фильтров позволяет сузить поиск до нескольких писем.

Например, для поиска писем от всех организаций, в которых в качестве представителя указано юридическое лицо «ИП Кагирова Галия Фаниловна» в адрес физического лица Золкин Д.В. необходимо указать (рисунок 20):

• В столбце «Представитель отправителя» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу юр.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «ИП Кагирова Галия Фаниловна», выбрать нужное юр.лицо в появившемся списке и нажать «Ок»,
• В столбце «Получатель» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу физ.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «Золкин», выбрать нужное физ.лицо в появившемся списке и нажать «Ок».

Фильтрация по инвестиционному проекту возможна либо по наименованию инвестиционного проекта, либо по отсутствию связи с инвестиционным проектом (рисунок 21).

При вводе данных в фильтры столбцов «Дата создания», «Стороны» («Отправитель» и «Получатель» для папки «Письма»), «Инвестиционные проекты» и «Объект» для применения фильтра действует горячая клавиша Enter.

В столбце «Метки» указана информация о присвоенных документу метках, при наведении курсора мышки на метку появится всплывающая подсказка:

• электронный документ был успешно выгружен в учетную систему,
• – электронный документ отменен.
• – электронному документу присвоена пользовательская метка.

Фильтрация возможна по наличию/отсутствию метки или нескольких меток у документа, для отображения всех документов необходимо выбрать вариант «Все» (рисунок 22). Для сброса фильтра – кнопка «Очистить».

Важно!

При открытии картотеки по умолчанию установлен фильтр «Неотмененные» в столбце «Метки». Для просмотра всех документов, в том числе отмененных, необходимо снять данный фильтр.

Для фильтра «Письма», а также «Входящие» и «Исходящие» доступна фильтрация по дополнительной метке электронных и бумажных писем (рисунок 23) (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»).

В столбце «Электронная подпись» отображается информация о подписании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– документ пописан пользователем,
	– документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих,
	– пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя.

В столбце «Согласование» отображается информация о согласовании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– резолюция не требуется: документ еще не направлен на согласование, данного пользователя нет в списке согласующих или документ уже согласован данным пользователем,
	– ожидается резолюция: пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя.

Cбросить фильтр в столбцах «Электронная подпись» и «Согласование» можно с помощью выбора иконки .

Получение ссылки на документ

Для получения ссылки на документ необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Получить код для вставки» (рисунок 24).

В открывшемся окне отобразятся две ссылки (рисунок 25):

• Ссылка с наименованием – для вставки документа в системе Папир (будет отображаться наименование документа),
• Адрес ссылки – непосредственный адрес в сети интернет для перехода к документу извне системы.

Экспорт документов в Excel

Выгрузка в Excel доступных пользователю электронных документов осуществляется по кнопке «Экспорт в Excel».

Ссылка на полученный файл будет отправлена пользователю на адрес электронной почты, указанный в профиле (рисунок 26).

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров. Примененные фильтры также будут отображаться в файле.

Управление метками в картотеке

Создание метки в картотеке

В картотеке электронных документов имеется возможность сортировать, откладывать на дальнейшую обработку, присваивать различные метки документам: срочно, важно и т.д.

Для добавления собственной метки в картотеке необходимо нажать кнопку «Добавить метку» (рисунок 27).

Система выводит диалоговое окно, в котором необходимо ввести наименование метки и нажать кнопку «Добавить».

Пользовательские метки располагаются под системными папками, они упорядочены по алфавиту (рисунок 28).

Метка доступна только пользователю, добавившему её. Другие пользователи при входе в картотеку ее не видят.

Добавление метки к документу

Присвоить документу метку можно, нажав на значок в строке документа (рисунок 29).

В открывшемся окне необходимо ввести наименование метки (для вывода всех доступных меток можно использовать пробел). При поиске выводятся только метки, созданные вручную, системные фильтры не выводятся. Из выпадающего списка необходимо выбрать метку и нажать «Добавить в список» (рисунок 30).