Перед созданием закупки необходимо создать спецификацию «Закупка к сроку». Это можно сделать двумя способами:

• Выгрузить спецификацию «Закупка к сроку» из 1С: Бухгалтерия в PAPIR,
• Создать спецификацию «Закупка к сроку», используя средства Папир.

Выгрузка спецификации «Закупка к сроку» из 1С в PAPIR

Подробнее о выгрузке спецификации «Закупка к сроку» из 1С:Бухгалтерия в СЭД Папир см. СТО МИ пользователя «Интеграция с облачной СЭД Папир» раздел «Вариант «Печатной формы «Закупка к сроку».

Для выгрузки спецификации «Закупка к сроку» из 1С необходимо в карточке спецификации выполнить команду «Выгрузить в «Papir» (рисунок 9).

После успешной выгрузки спецификация станет доступна для привязки к закупке в системе «Папир».

При повторной выгрузке удаляются все строки, которые «Папир» не получает из 1С и обновляются/добавляются те строки, которые «Папир» получает из 1С.

Если спецификация уже участвует в закупке, то синхронизация не выполняется, а в 1С появляется служебное сообщение.

Если в системе «Папир» не удается найти хотя бы одну CGC по ID, полученной из 1С, то вся синхронизация отменяется, а в 1С появляется служебное сообщение, о том какую CGC не удалось найти.

Создание спецификации «Закупка к сроку»

Для добавления спецификации в системе PAPIR необходимо в приложении «Закупки» развернуть плашку «Бизнес процессы» и выполнить команду «Создание спецификации «Закупка к сроку» (рисунок 10).

В появившемся окне необходимо заполнить следующие поля:

Название поля	Примечание
Наименование	– номер спецификации,
В разделе «Строки спецификации» с помощью кнопок добавления, удаления и копирования строк заполнить табличную часть:
Ресурс	– выбор из списка возможных наименований единичного ресурса,
Количество	– количество закупаемых ТРУ,
Единица измерения	– заполняется автоматически по данным единичного ресурса,
Рекомендуемая цена	– заполняется автоматически по данным единичного ресурса,
Сумма	– заполняется автоматически по формуле «Кол-во» * «Рекомендуемая цена»,
Срок поставки	– указывается дата поставки,
Инвестиционный проект	– указывается название инвестпроекта, для реализации которого производится закупка данной позиции,
Адрес объекта (склада)	– каждое отдельно стоящее здание или сооружение, на строительство или реконструкцию которого проводится закупка,
Пакет работ верхнего уровня	– указывается пакет работ, который содержит в себе полный перечень работ, объединенных в рамках бюджета инвестиционного проекта по признаку одного технологического цикла,
Дата начала работ	– указывается дата начала работы, если единичный ресурс является услугой,
Дата окончания работ	– указывается дата окончания работы, если единичный ресурс является услугой,
Примечание заказчика	– дополнительная информация для поставщиков.

Пример заполненной спецификации представлен на рисунке 11.

Также есть возможность загрузки спецификации из Excel-файла. Для этого по кнопке «Скачать шаблон» сохраняем файл шаблона на компьютер в формате Excel. Открыть данный файл для редактирования, заполнить по шаблону (аналогично заполнению на форме) и сохранить его (рисунок 12).

Для загрузки на форме нажать кнопку «Загрузить данные» , где выбрать заполненный файл. Загрузить его. Если все параметры заполнены верно, то они отобразятся в табличной части электронной формы спецификации «Закупка к сроку». Данные параметры можно отредактировать.

Бизнес-процесс «Создание закупки»

Для создания закупки необходимо в перечне закупок развернуть плашку «Бизнес процессы» и выполнить команду «Создание закупки» (рисунок 13).

Откроется окно, в котором необходимо заполнить следующие данные:

Название поля	Примечание
Номер	– номер закупки,
Форма договора	– выбор из списка доступных форм договора,
Способ доставки	– выбор из списка: самовывоз покупателем, доставка поставщиком; указывается только для договора в форме «СТД ИСП-40 Договор поставки» (см. СТД ИСП-40 Договор поставки),
Размер аванса в процентах	– указывается только для договора в форме «СТД ИСП-40 Договор поставки» (см. СТД ИСП-40 Договор поставки),
Спецификация	– выбор из списка доступных спецификаций, выгруженных из 1С, или созданных через бизнес-процесс,
Раздел «Публикации»	– при необходимости заполняется таблица, в которой указывается «Текст ссылки» и «Ссылка»; с помощью кнопок и можно управлять ими (добавлять/удалять),
Автоматическое продление закупки	– отмечается чекбокс, если закупка будет автоматически продлеваться при выполнении условий, описанных в разделе «Продление закупки»,
Время до окончания закупки (мин.)	– время до окончания, в которое система должна проверять условия для продления,
Продлить на (мин.)	– время, на которое будет автоматически продеваться закупка,
Минимальное изменение цены (руб.)	– значение уменьшения стоимости полного коммерческого предложения, при котором будет автоматически продлевается закупка.

После заполнения всех необходимых реквизитов нажать «Перейти далее». Открываются детали только что созданной закупки. В карточке закупки в разделе «Спецификация» содержится список позиций спецификации, привязанной при создании закупки (рисунок 14).

Данная спецификация будет недоступна для привязки при создании новой закупки.

Реквизиты спецификации:

• Ресурс,
• Количество,
• Ед. измерения,
• Рекомендуемая цена,
• Сумма,
• Покупатель,
• Инвестиционный проект,
• Адрес объекта (склада),
• Пакет работ верхнего уровня.

По кнопке открывается информация по позиции из спецификации:

• Срок поставки,
• Дата начала работ,
• Дата окончания работ,
• Примечание покупателя.

Создание закупки ресурсов по инвестиционно-строительному проекту

Закупка ресурсов по инвестиционно-строительному проекту создается по данным портфеля ресурсов. Портфель ресурсов собирается по строкам заявок на закупку сервиса «Управление проектами» в статусе «Действующая» (подробнее о создании заявки на закупку по инвестиционно-строительному проекту см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление проектами» раздел «Приложение «Заявки на закупку»).

Для создания закупки необходимо в перечне закупок развернуть плашку «Бизнес процессы» и выполнить команду «Создание закупки ресурсов для инвестиционно-строительных проектов» (рисунок 15).

Откроется окно, в котором необходимо заполнить следующие данные:

Название поля	Примечание
Номер	– номер закупки,
Форма договора	– выбор из списка доступных форм договора:СТД ИСП-50 Договор строительного подряда (с использованием материалов и машин Заказчика),СТД ИСП-51 Договор строительного подряда (с использованием материалов Подрядчика),Универсальный договор,СТД ИСП-40 Договор поставки
Вид ресурса	– выбор из списка (рисунок 16), при выборе значения «Все» в портфель ресурсов передаются все доступные пользователю строки заявок на закупку 195 × 157 пикс.     Открыть в новом окне Вид ресурса.
Способ доставки	– выбор из списка: самовывоз покупателем, доставка поставщиком; указывается только для договора в форме «СТД ИСП-40 Договор поставки»
Размер аванса в процентах	– указывается и отображается для конкретных форм договора, текущими формами договоров не используется
Раздел «Публикации»	– при необходимости заполняется таблица, в которой указывается «Текст ссылки» и «Ссылка»; с помощью кнопок и можно управлять ими (добавлять/удалять),
Автоматическое продление закупки	– отмечается чекбокс, если закупка будет автоматически продлеваться при выполнении условий, описанных в разделе «Продление закупки»,
Время до окончания закупки (мин.)	– время до окончания, в которое система должна проверять условия для продления,
Продлить на (мин.)	– время, на которое будет автоматически продеваться закупка,
Минимальное изменение цены (руб.)	– значение уменьшения стоимости полного коммерческого предложения, при котором будет автоматически продлевается закупка.

Пример заполненной формы представлен на рисунке 17.

После заполнения всех необходимых реквизитов нажать «Перейти далее». В открывшемся окне «Портфель ресурсов» необходимо выбрать строки для закупки, установив чекбокс в столбце «Выбран», и нажать «Перейти далее» (рисунок 18). В портфеле ресурсов отображаются строки с соответствующим типом ресурса из всех заявок на закупку в статусе «Действующая» к проектам, в которых пользователь входит в группу доступа «Ответственный за закупку» или «Менеджер проекта». По всем столбцам доступна фильтрация значений. Строки в портфеле ресурсов доступны только для чтения. Если выбран вид ресурса «Все», то в дату окончания для ресурсов с видом «Товар» ставится дата начала.

Важно!

В портфеле ресурсов отображаются только те ресурсы, которые входят в выбранные шестизначные коды КПЕС фильтра ресурсов CGC пользователя (см. Фильтр ресурсов CGC).

После нажатия кнопки «Перейти далее» закупка создана. В карточке закупки в разделе «Спецификация» содержится список позиций, выбранных в портфеле ресурсов (рисунок 19). Данные ресурсы будут недоступны при создании новой закупки.

Реквизиты табличной части:

• Ресурс,
• Количество,
• Ед. измерения,
• Рекомендуемая цена,
• Сумма,
• Покупатель,
• Инвестиционный проект,
• Адрес объекта (склада),
• Пакет работ.

В спецификации для ресурсов с видом ресурса «Товары» в параметр «Дата поставки» записывается «Дата начала».

По кнопке открывается информация по позиции из спецификации.