Ввод организации в электронной форме документа

Для ввода организации необходимо в строке поиска ввести наименование организации (полное или частичное), система отфильтрует записи справочника «Юридические лица» по данным символам (рисунок 41), из появившегося списка необходимо выбрать нужную организацию. Для исключения ситуации выбора неправильной фирмы дополнительно отображаются адрес и ИНН юридического лица.

Важно!

К выбору доступны только организации из справочника «Юридические лица», запрещен произвольный ввод организации. Если нужная организация отсутствует в списке, необходимо завести ее вручную (см. СТО МИ администратора "Каталог лиц") и выгрузить в СЭД Папир (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Ручная выгрузка из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир) или обратиться в техподдержку.

Значком отмечены организации, которые не работают в Папир. Для данных организации недоступны действия согласования, подписания документа и т.д.

Важно!

Однажды подключенная организация будет всегда считаться работающей в Папир, даже если среди ее представителей нет ни одного пользователя, зарегистрированного в Папир.

В СЭД Папир реализован поиск юридического лица по ИНН: необходимо в строке поиска ввести ИНН (полностью или частично), система отфильтрует записи из справочника «Юридические лица» (рисунок 42).

Важно!

Для поиска организации по ИНН необходимо корректное указание реквизитов в 1С: Каталог лиц. При выгрузке юридического лица из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир обязательность заполнения поля ИНН не проверяется (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Юридические лица).

После выбора организации для ввода доступны поля «Представитель» и данные расчетного счета. В поле «Представитель» необходимо выбрать запись из списка представителей данной организации, при этом руководитель организации (подробнее о признаке «Руководитель» вкладки «Должности» юридического лица см. СТО МИ пользователя «Каталог лиц») отмечен значком (рисунок 43) и подставляется в поле автоматически, если указан.

В списке представителей организации значком отмечены представители организации, которые не связаны с пользователями Папир. Для представителей организации, которые не связаны с пользователями Папир, недоступны действия согласования и подписания документа.

Важно!

Для того чтобы связать представителя (физическое лицо) с пользователем Папир обратитесь в техническую поддержку Папир).

Порядок отображения строк в таблицах

В таблицах электронных документов отображается номер каждой строки. Для изменения порядка строк, например, отображения строки в произвольном месте списка, необходимо «перетащить», удерживая левую кнопку мыши», на нужную позицию (рисунок 44).

Важно!

Изменение порядка строк в табличных частях доступно для следующих документов:

• СТД ИСП-50 Договор строительного подряда (с использованием материалов и машин заказчика),
• СТД ИСП-51 Договор строительного подряда (с использованием материалов Подрядчика),
• Универсальная спецификация,
• Акт сдачи-приемки выполненных работ,
• Акт сдачи-приемки оказанных услуг,
• Акт-допуск для производства строительно-монтажных работ,
• График движения рабочей силы,
• Акт приема-передачи документации,
• Список представителей сторон,
• Техническое задание,
• Акт контроля качества работ,
• Ведомость на материалы, оборудование, машины и механизмы.

Просмотрщик документов

Окно просмотра содержимого документов (печатной формы электронного документа или вложения) открывается при нажатии на:

• Элемент списка раздела «Печатные формы» в шапке электронного документа – отображается печатная форма электронного документа (рисунок 45),
• Элемент списка раздела «Вложенные файлы» в шапке электронного документа – отображается содержимое файла вложения,
• Пиктограмма напротив электронного документа – отображается печатная форма.

Кнопка «Увеличить» предназначена для изменения масштаба отображения.

По нажатию кнопки «Открыть в новом окне» содержимое открывается в отдельное вкладке.

Скачивание файла (вложенного или сформированной печатной формы) осуществляется по нажатию кнопки «Скачать» .

Для печати документа необходимо нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+P

332 × 17 пикс.     Открыть в новом окне

.

Важно!

На печать отправляется содержимое окна просмотра, то есть в случае ошибки на печать будет выведен текст ошибки.

Поддерживаются следующие форматы файлов:

Категория информации файла	Поддерживаемые расширения
Текстовые документы	*.doc, *.docx, *.odt, *.pdf, *.pages, *.xps
Табличные документы	*.xls, *.xlsx
Графические документы	*.eps, *.ps, *.svg, *.tif, *.ttf
Презентации	*.ppt, *

В окне предпросмотра могут отображаться файлы размером не более 22МБ. Если размер файла более 22МБ, то для просмотра данного файла его необходимо скачать.

При попытке открыть файл неподдерживаемого формата, размером более 22МБ или *.docx файлов с html-кодом появляется сообщение об ошибке (рисунок 46).

Важно!

Для следующих типов электронных документов предпросмотр не доступен:

• Исходящее письмо (Письмо на бланке),
• Проектная декларация.

При попытке предпросмотра данных электронных документов в окне просмотрщика также появляется сообщение об ошибке. Для работы с печатной формой необходимо скачать документ.

Изменение статусов электронного документа

Каждый документ, созданный в сервисе «Электронные документы» может иметь ограниченное количество различных статусов. После создания статус электронного документа принимает значение «На редактировании».

Подробнее о смене статусов каждого электронного документа см. в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».

Для документов в статусе «Согласован» доступна кнопка «Редактировать», при нажатии на которую открывается форма электронного документа. После сохранения необходимых изменений статус документа становится «На редактировании».

Ручной перевод документов в статус «Действует (вручную)»

Электронные документы типа «Договор», «Спецификация», «ПУД», «Приложение» в СЭД Папир можно перевести в действующие на основании скана подписанного документа, даже если одна из сторон не работает в Папир.

Перевести документ в статус «Действует (вручную)» могут пользователи с ролью «Контролер» (см. Управление правами доступа к документу). Данная роль выдается редактором организации через правило доступа (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Для перевода документа в статусе «Согласован» в статус «Действующие (вручную)» необходимо нажать кнопку «Перевести в состояние действует (вручную)» и подтвердить действие, по необходимости оставив комментарий (рисунок 47).