Важно!

При открытии картотеки по умолчанию установлен фильтр «Неотмененные» в столбце «Метки». Для просмотра всех документов, в том числе отмененных, необходимо снять данный фильтр.

В столбце «Электронная подпись» отображается информация о подписании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– документ пописан пользователем,
	– документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих,
	– пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя.

В столбце «Согласование» отображается информация о согласовании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– резолюция не требуется: документ еще не направлен на согласование, данного пользователя нет в списке согласующих или документ уже согласован данным пользователем,
	– ожидается резолюция: пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя.

Cбросить фильтр в столбцах «Электронная подпись» и «Согласование» можно с помощью выбора иконки .

Получение ссылки на документ

Для получения ссылки на документ необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Получить код для вставки» (рисунок 23).

В открывшемся окне отобразятся две ссылки (рисунок 24):

• Ссылка с наименованием – для вставки документа в системе Папир (будет отображаться наименование документа),
• Адрес ссылки – непосредственный адрес в сети интернет для перехода к документу извне системы.

Создание электронного документа

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ» .

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 25). Доступные к созданию шаблоны отсортированы по типу документа и по наименованию шаблона.

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Шаблоны электронных документов».

После заполнения полей формы электронного документа необходимо нажать кнопку «Перейти далее». Автоматически осуществляется переход на домашнюю страницу документа.

Домашняя страница содержит разделы (рисунок 26):

• Меню с кнопками для редактирования и управления статусами документа,
• Раздел с общей информацией по документу,
• Печатные формы – список печатных форм документа и его дочерних документов,
• Вложения – список прикрепленных файлов,
• Основное обсуждение,
• Кнопка обновления электронного документа.

В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, автор, тип, шаблон и стороны договора (рисунок 27).

При нажатии на кнопку происходит обновление всех данные электронного документа.

При нажатии на элемент списка раздела «Печатные формы» или «Вложенные файлы» открывается окно предпросмотра печатной формы документа или содержимое вложенного файла соответственно (см. Просмотрщик документов) (рисунок 28).

После создания система автоматически присваивает электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)».

Панель навигации электронного документа содержит разделы (рисунок 29):

• Домашняя страница – набор основной информации по документу,
• Электронная форма – форма, содержащая набор атрибутов, заполнявшихся в момент создания документа,
• Связанные документы – список приложений к документу и связанных документов (спецификации, товарные накладные и т.д.),
• Печатные формы – печатные формы текущего документа и его связанных документов,
• Вложения – прикрепленные к документу файлы,
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу,
• Инвестиционные проекты – дерево инвестиционных проектов, связанных с данным документом,
• Обсуждение – главное обсуждение документа и обсуждения, в которых упоминается данный документ или которые связаны с ним,
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа,
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью,
• История изменений статусов.

Для удобства работы с документом данную панель навигации можно свернуть или развернуть с помощью кнопки .

Ввод организации в электронной форме документа

Для ввода организации необходимо в строке поиска ввести наименование организации (полное или частичное), система отфильтрует записи справочника «Юридические лица» по данным символам (рисунок 30), из появившегося списка необходимо выбрать нужную организацию. Для исключения ситуации выбора неправильной фирмы дополнительно отображаются адрес и ИНН юридического лица.

Важно!

К выбору доступны только организации из справочника «Юридические лица», запрещен произвольный ввод организации. Если нужная организация отсутствует в списке, необходимо завести ее вручную (см. СТО МИ администратора "Каталог лиц") и выгрузить в СЭД Папир (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Ручная выгрузка из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир) или обратиться в техподдержку.

Значком отмечены организации, которые не работают в Папир. Для данных организации недоступны действия согласования, подписания документа и т.д.

Важно!

Однажды подключенная организация будет всегда считаться работающей в Папир, даже если среди ее представителей нет ни одного пользователя, зарегистрированного в Папир.

В СЭД Папир реализован поиск юридического лица по ИНН: необходимо в строке поиска ввести ИНН (полностью или частично), система отфильтрует записи из справочника «Юридические лица» (рисунок 31).

Важно!

Для поиска организации по ИНН необходимо корректное указание реквизитов в 1С: Каталог лиц. При выгрузке юридического лица из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир обязательность заполнения поля ИНН не проверяется (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Юридические лица).

После выбора организации для ввода доступны поля «Представитель» и данные расчетного счета. В поле «Представитель» необходимо выбрать запись из списка представителей данной организации, при этом руководитель организации (подробнее о признаке «Руководитель» вкладки «Должности» юридического лица см. СТО МИ пользователя «Каталог лиц») отмечен значком (рисунок 32) и подставляется в поле автоматически, если указан.

В списке представителей организации значком отмечены представители организации, которые не связаны с пользователями Папир. Для представителей организации, которые не связаны с пользователями Папир, недоступны действия согласования и подписания документа.

Важно!

Для того чтобы связать представителя (физическое лицо) с пользователем Папир обратитесь в техническую поддержку Папир).

Порядок отображения строк в таблицах