В зависимости от выбранного узла картотеки слева список документов имеет разные столбцы для отображения. По данным полям можно осуществлять фильтрацию, вводя наименование запроса или его часть. Пользователь может самостоятельно настроить отображение столбцов (ширину столбца, скрыть лишние столбцы, изменить порядок), данные настройки будут сохранены в рамках браузера и режима, то есть при открытии на другом компьютере, в другом браузере или при включении приватного режима настройки будут свои независимые.

Для отображения и скрытия столбцов необходимо навести указать мышки на название любого столбца и нажать на появившуюся стрелочку , в выпадающем списке выбрать «Столбцы» и установить для отображения или снять для скрытия галочку напротив соответствующих наименований (рисунок 9).

Наименование электронного документа определяется следующим образом: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания.

После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы» (рисунок 10).

Переход в карточку электронного договора осуществляется по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Электронный документ открывается в новой вкладке приложения «Электронные документы».

Фильтрация в картотеке

При фильтрации по дате документа отображаются все электронные документы, созданные в указанный день или период. Доступны следующие типы фильтра:

• Фиксированный день – указывается конкретный день (рисунок 11),

• Предустановленный вариант – выбор из списка вариантов по умолчанию (рисунок 12):
  • Сегодня,
  • Вчера,
  • В этом месяце,

• Период – указывается начало и/или конец периода (рисунок 13).

Для сброса фильтра необходимо нажать кнопку «Очистить»: форма закроется и фильтр очистится.

Для столбцов «Дата регистрации вх. номера» и «Дата регистрации исх. номера» фильтрация выполняется аналогично.

Фильтрация по стороне документа возможна вводом необходимого текста в поле фильтра (полнотекстовым поиском) или через расширенный фильтр. В расширенном фильтре поиск настраивается по типу стороны и осуществляется как по каждому полю в отдельности (Название роли/Тип поиска/Наименование), так и по всем полям сразу (рисунок 14).

В поле «Название роли» указывается полное или частичное наименование роли в электронном документе («Получатель», «Поставщик» и т.д.) (рисунок 15), выполняется полнотекстовый поиск.

В поле тип поиска выбирается вариант поиска:

• «По части наименования» – поиск осуществляется из справочников юридических и физических лиц на основании введенных символов, значение установлено по умолчанию (рисунок 16),

• «По каталогу юр. лиц» – поиск осуществляется по справочнику юр. лиц по введенному наименованию или ИНН, при этом пользователю предлагается выбрать необходимую организацию (рисунок 17),

• «По каталогу физ. лиц» – поиск осуществляется по справочнику физических лиц, при это пользователю предлагается выбрать необходимое физ. лицо (рисунок 18).

По кнопке «Добавить сторону» появляются дополнительные поля для поиска по двум и более сторонам (рисунок 19). Максимум можно добавить три стороны для поиска. Для удаления стороны из поиска необходимо нажать на значок раздела с данной стороной.

Аналогично работает фильтрация в остальных папках.

В папке «Письма» фильтрация «По физическому лицу», «По юридическому лицу» и «По части наименования» доступна для столбцов «Отправитель», «Представитель отправителя», «Получатель» и «Представитель получателя». Использование нескольких фильтров позволяет сузить поиск до нескольких писем.

Например, для поиска писем от всех организаций, в которых в качестве представителя указано юридическое лицо «ИП Кагирова Галия Фаниловна» в адрес физического лица Евдокимовой А.М. необходимо указать (рисунок 20):

• В столбце «Представитель отправителя» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу юр.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «ИП Кагирова Галия Фаниловна», выбрать нужное юр.лицо в появившемся списке и нажать «Ок»,
• В столбце «Получатель» в расширенном фильтре выбрать тип поиска «по каталогу физ.лиц», в поле «Наименование» ввести в строку поиска «Евдокимова», выбрать нужное физ.лицо в появившемся списке и нажать «Ок».

Фильтрация по инвестиционному проекту возможна либо по наименованию инвестиционного проекта, либо по отсутствию связи с инвестиционным проектом (рисунок 21).

При вводе данных в фильтры столбцов «Дата создания», «Стороны» («Отправитель» и «Получатель» для папки «Письма») и «Инвестиционные проекты» для применения фильтра действует горячая клавиша Enter.

В столбце «Метки» указана информация о присвоенных документу метках, при наведении курсора мышки на метку появится всплывающая подсказка:

• электронный документ был успешно выгружен в учетную систему,
• – электронный документ отменен,
• – электронному документу присвоена пользовательская метка.

Фильтрация возможна по наличию/отсутствию метки или нескольких меток у документа, для отображения всех документов необходимо выбрать вариант «Все» (рисунок 22). Для сброса фильтра – кнопка «Очистить».

В столбце «Электронная подпись» отображается информация о подписании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– документ пописан пользователем,
	– документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих,
	– пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя.

В столбце «Согласование» отображается информация о согласовании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– резолюция не требуется: документ еще не направлен на согласование, данного пользователя нет в списке согласующих или документ уже согласован данным пользователем,
	– ожидается резолюция: пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя.

Cбросить фильтр в столбцах «Электронная подпись» и «Согласование» можно с помощью выбора иконки .

Создание электронного документа

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ» .