Название автоматически создаваемого обсуждения формируется следующим образом: Основное обсуждение документа + Название документа.

Другие обсуждения в списке обсуждений электронного документа могут появляться в случаях:

• Если в комментариях появившегося обсуждения кем-то из участников добавлена ссылка на данный документ (рисунок 38),

• Если создано новое обсуждение, автоматически связанное с данным документом.

Обсуждения будут видны только тем пользователям, у которых есть доступ к ним.

Справа от раздела «Обсуждение» отображается счетчик, показывающий количество доступных пользователю обсуждений и количество непрочитанных обсуждений (рисунок 39).

При открытии непрочитанного обсуждения все его непрочитанные сообщения сразу становятся прочитанными.

Добавление/удаление участников обсуждения

Добавление/удаление участников обсуждения описано в СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения".

В главное обсуждение электронного документа автоматически добавляются участники – автор документа и группы пользователей, добавляемые автоматически согласно настроенным правилам доступа. Список участников обсуждения отображается по нажатию кнопки «Список участников» (рисунок 40).

Добавленные пользователи и группы пользователей автоматически добавятся в список участников электронного документа.

Удалять участников из обсуждения может только автор документа. Удаленный участник потеряет возможность просматривать обсуждение до тех пор, пока его снова не добавят в участники или не упомянут в сообщении.

Важно!

Если удалить участника из основного Обсуждения, то из Списка доступа он не удалится. Но для пользователя будут заблокированы все действия, которые фиксируются в основном Обсуждении.

Добавление комментария

Добавление комментария описано в СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения».

Создание нового обсуждения, связанного с данным документом

Для создания нового обсуждения, связанного с данным электронным документом, необходимо нажать кнопку «Новое обсуждение», расположенную над списком всех обсуждений электронного документа (рисунок 41).

В открывшейся форме необходимо (рисунок 42):

• Выбрать тип обсуждения (при выборе Закрытого типа обсуждения добавить пользователей; при выборе Открытого типа выбор пользователей будет недоступен),
• Заполнить тему,
• Заполнить текст сообщения,
• При необходимости по кнопке «Добавить вложение» прикрепить файлы,
• Нажать кнопку «Опубликовать».

После сохранения обсуждение автоматически свяжется с документом и появится в разделе «Обсуждения» (рисунок 43).

Согласование документа

Используемые термины

Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.

Предмет согласования – электронный документ или пакет электронных документов (несколько электронных документов, связанных между собой), которые проходит процедуру согласования.

Стороны согласования – конечные стороны (физические и юридические лица) электронного документа, который проходит процедуру согласования (например, «Получатель» и «Отправитель» для электронного документа типа «Письмо (простое)», «Покупатель» и «Поставщик» для электронного документа типа «СТД ИСП-40 Договор поставки»).

Роли пользователей:

• Участник – пользователи с правами доступа «Участник» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), видят статус согласования сторонами документа и предмет согласования,
• Ответственный менеджер – пользователи с правами доступа «Ответственный менеджер» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование,
• Контролер ответственного менеджера – пользователи с правами доступа «Контролер ответственного менеджера» к электронному документу (см. Управление правами доступа к документу), может инициировать, редактировать параметры и отменять согласование
• Инициатор согласования – пользователь, запустивший процедуру согласования (нажавший кнопку «Определить параметры согласования»), автоматически присваивается роль «Наблюдатель»,
• Наблюдатель – пользователь, ответственный за ход согласования, но не участвующий в процедуре согласования непосредственно, может инициировать, редактировать и отменять согласования,
• Участник согласования – пользователь, который должен вынести резолюцию по предмету согласования.

Параметры согласования – настройки согласования, в которые входит:

• Предмет согласования,
• Стороны согласования,
• Уведомление сторон согласования при необходимости
• Уведомления инициатора согласования.

Цикл согласования – непосредственные настройки согласования для каждой стороны, в которые входит:

• Список согласующих, конечных пользователей системы,
• Список наблюдающих,
• Настройка уведомлений.

Начало работы с разделом «Согласование»

Раздел «Согласование» содержит информация о процедуре согласования электронного документа.

Функционально раздел разделен на три зоны (рисунок 44):

• Предмет согласования – список документов для согласования; при нажатии на пиктограмму открывается окно с печатной формой документа (см. Просмотрщик документов),
• Стороны согласования – отображаются стороны документа и статус согласования в зависимости от предмета согласования,
• Ход согласования – отображается история согласования для каждой стороны:
  • Сторона,
  • Цикл согласования,
  • Дата начала,
  • Инициатор цикла согласования,
  • Статус.

Для каждой стороны, участвующей в согласовании, в ходе согласования отображается:

• Очередь,
• Участник,
• Решение – резолюция участника,
• Дата и время,
• Комментарий.

Записи в ходе согласования отсортированы по дате начала с учетом времени.

При снятии чекбокса «Показать завершенные циклы согласования» отображаются только активные циклы согласования. При установке чекбокса «Показать завершенные циклы согласования» отображаются все циклы согласования, в том числе завершенные (рисунок 45).