Публичное обсуждение, созданное автоматически после запуска закупки, отображается первым в списке обсуждений закупки. Далее отображаются обсуждения, которые связаны с данной закупкой, и к которым у пользователя есть доступ.

С закупкой могут быть связаны как открытые, так и закрытые обсуждения. Закрытые обсуждения имеют визуальные отличия в виде иконки . Закрытое обсуждение доступно ограниченному кругу пользователей.

Рассылка извещений о проведении закупки продавцам

Раздел «Рассылки» содержит информацию:

• Наименование,
• Причина,
• Дата предоставления предложений – дата окончания подачи поставщиками коммерческих предложений, дата подведения итогов по конкурсу,
• Ответственное лицо – сотрудник Тендерного отдела.

Рассылка формируется по кнопке «Выполнить рассылку», которая доступна только, если статус закупки «Проводится закупка» (рисунок 23).

В открывшейся форме «Рассылка» проверяется контактное лицо (при необходимости его можно изменить) и указываются те коды КПЕС, по которым необходимо провести рассылку (рисунок 24). Рассылка пройдет только тем продавцам, у которых есть ТРУ, на выбранных КПЕС.

По кнопке «Разослать» запускается процесс рассылки извещений продавцам. Пример рассылки представлен на рисунке 25.

При каждом повторном нажатии на кнопку «Разослать», процесс стартует заново, но рассылка производится тем организациям, которые отсутствовали в предыдущем списке рассылки и после объявления закупки добавили ТРУ в прайс по указанным ранее кодам закупаемых ресурсов.

По кнопке открывается просмотр деталей произведенной рассылки (рисунок 26).

В табличной части «Получатели» отображаются контрагенты (юр. лица), полученные, исходя из анализа CGC, которые выбираются для отправки.

Реквизиты табличной части

• Наименование юридического лица,
• Адрес (может быть несколько адресов) – электронный адрес юридического лица (синхронизируется из 1С: Каталоги (подробнее см. СТО МИ пользователя «Интеграция с облачной СЭД Папир»)). Если адрес отсутствует, необходимо добавить электронную почту в карточку юридического лица в справочнике «Каталог лиц» (см. СТО МИ администратора "Каталог лиц") и нажать на кнопку «Выгрузить в Skotch» (см. Раздел "Юридические лица" в СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир") (рисунок 27). Либо отредактировать редактором организации информацию в «Управлении организацией» (см. СТО МИ пользователя "Управление организацией").

• Статус – текущий статус рассылки:
  • Успешно отправлено – отправка писем на e-mail прошла успешно,
  • Отправка удалась не на все из указанных адресов – на все адреса удалось выполнить отправку почты,
  • Нет электронных адресов – у контрагента нет адресов электронной почты,
  • Нет подходящих электронных адресов – адреса некорректны, то есть, например, имеют включение русских букв или другие ошибки,
  • Ожидает отправки – письмо еще находится в очереди и еще не предпринимались попытки отправить его,
  • В процессе обработки – письмо отправляется в настоящий момент,
  • Отправка не удалась – ошибка при отправке.

Получение коммерческих предложений

В разделе «Предложения» представлены все поступившие полные (корректные/некорректные) и неполные предложения по данной закупке (рисунок 28).

Реквизиты:

• Контрагент – организация, создавшая коммерческое предложение, удовлетворяющее требованиям закупки,
• Сумма – сумма коммерческого предложения по всем ресурсам,
• Дата поступления – дата поступления коммерческого предложения,
• Статус – текущий статус коммерческого предложения,
• Файл – файл, приложенный продавцом при заполнении коммерческого предложения.

При проведении закупки наименования поставщиков скрыты для всех пользователей кроме автора закупки.

Наименования открываются в момент присвоения одного из следующих статусов:

• Отменена,
• Завершена,
• Подводятся итоги.

По кнопке открывается форма «Детали предложения», на которой отображается предложение контрагента (рисунок 29).

При помощи кнопок в нижней части формы имеется возможность перехода по страницам.

Добавление предложения поставщик осуществляет в своем личном кабинете (см. СТО МИ пользователя «Папир:Закупки». Работа с сервисом в роли «Продавец»).

Отмена закупки

В разделе Информация → Общие сведения представитель покупателя может отменить закупку с помощью кнопки «Отменить закупку» (рисунок 30).

Отмена закупки возможна из следующих статусов:

• «Закупка создана»,
• «Проводится закупка»,
• «Подводятся итоги»,
• «Закупка не состоялась».

После подтверждения отмены закупка перейдет в статус «Закупка отменена».

Продление закупки

Если у закупки установлено автоматическое продление, то закупка продляется на X минут в том случае, если за Y минут до окончания закупки:

• Поступило хотя бы одно коммерческое предложение со статусом полное (корректное или некорректное),
• Отредактировано уже поданное коммерческое предложение со статусом неполное с изменением в статус полного (корректное или некорректное),
• Отредактировано уже поданное коммерческое предложение со статусом полное с уменьшением стоимости более чем на Z,

где:

X – время продления, установленное ранее при создании закупки (минуты),

Y – время до окончания, установленное ранее при создании закупки, в которое система должна проверять условия для продления (минуты),

Z – значение, установленное ранее при создании закупки (руб.).

Вручную продлить закупку можно в разделе Информация → Общие сведения с помощью кнопки «Продлить закупку», изменив дату и время окончания закупки (рисунок 31).

Продлевать можно закупки со статусами «Проводится закупка», «Закупка не состоялась». Продлевать закупки со статусами «Подводятся итоги», «Закупка завершена» и «Закупка отменена» нельзя.

Продлевать закупку можно только вперед (т.е. не раньше текущей даты и текущего времени + 10 минут).

После продления закупка автоматически:

• Меняется статус закупки на «Проводится закупка»,
• Происходит рассылка уведомления о продлении всем пользователям, которые не отписались от рассылки и у которых есть в прайсе ТРУ по коду закупаемого ресурса (рисунок 32).