Утративший силу
Смена статусов электронного договора определяется согласно схеме, изображенной на рисунке 1. После подписания электронного документа всеми участниками система автоматически переводит договор в статус «Действует».
Если договор не подписан в течении 60 дней, то статус документа автоматически сменяется на «Не заключен».
Перевести электронный документ в статус «Не заключен» вручную могут пользователи в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера», для этого необходимо нажать на кнопку «Пометить как незаключенный» (рисунок 2). Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается».
Для смены статуса пользователь по необходимости вносит комментарий и подтверждает изменения (рисунок 3).
Статус документа приобретает значение «Не заключен», в основное обсуждение добавляется комментарий (рисунок 4).
Перевести электронный документ в статус «Исполнен» могут пользователи в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера», для этого необходимо нажать на кнопку «Пометить как исполненный» (рисунок 5). Данная операция доступна для документов в статусе «Действует».
Необходимо ввести комментарий и подтвердить изменения. Статус документа приобретает значение «Исполнен», в основное обсуждение добавляется комментарий (рисунок 6).
Для документов в статусе «Исполнен» все сценарии работы (редактирование, согласование) становятся недоступны.
Приостановить действие договора могут пользователи в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера», для этого необходимо нажать на кнопку «Приостановить действие договора». Данная операция доступна для документов в статусе «Действует» (рисунок 7).
Необходимо ввести комментарий и подтвердить изменения. Статус документа приобретает значение «Приостановлен», в основное обсуждение добавляется комментарий (рисунок 8).
Возобновить действие договора возможно для документов в статусе «Приостановлен», для этого необходимо нажать на кнопку «Возобновить действие договора» (рисунок 9).
Необходимо ввести комментарий и подтвердить изменения. Статус документа приобретает значение «Действует», в основное обсуждение добавляется комментарий (рисунок 10).
Расторгнуть договор возможно для документов в статусе «Приостановлен» или «Действует», для этого необходимо нажать на кнопку «Расторгнуть договор» (рисунок 11).
Необходимо ввести комментарий и подтвердить изменения. Статус документа приобретает значение «Расторгнут», в основное обсуждение добавляется комментарий (рисунок 12).
Электронный документ с типом «Договор» и в статусе «Исполнен», «Расторгнут» или «Не заключен» автоматически становится доступным только для чтения. После передачи документа в архив все сценарии работы (редактирование, согласование, подписание) становятся недоступны.
Возобновить обсуждение договора возможно для документов в статусе «Не заключён», для этого необходимо нажать на кнопку «Возобновить обсуждение договора» (рисунок 13).
Необходимо ввести комментарий и подтвердить изменения. Статус документа приобретает значение «Обсуждается», в основное обсуждение добавляется комментарий (рисунок 14).
Процесс выгрузки договоров в учетную систему 1С описан в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы» раздел "Выгрузка документов в 1С" и СТО МИ пользователя «Интеграция с облачной СЭД Папир» раздел "Договоры контрагентов".
Для создания договора в форме СТД СМК 003-2014 во вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать шаблон договора СТД СМК 003-2014 Договор поставки (рисунок 15).
После нажатии на кнопку «Выбрать», открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:
Название поля | Примечания |
Электронный документ | |
Номер | – номер договора; |
Дата создания | – автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена; |
Тип документа | – автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа; |
Параметры договора СТД СМК 003-2014 | |
Дата начала | – дата начала действия договора, |
Дата окончания | – дата окончания действия договора, |
Способ поставки | – выбирается из списка возможных значений: самовывоз покупателем, доставка поставщиком, не указано, |
Размер аванса, % | – указывается размер аванса, |
Поставщик | |
Юридическое лицо | – выбирается из справочника юридических лиц, |
Представитель | – автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя. Справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"), |
Должность | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
Документ-основание | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя, |
Покупатель | |
Юридическое лицо | – выбирается из справочника юридических лиц; |
Представитель | – автоматически подставляется руководитель организации, но доступен выбор и другого представителя. Справочник синхронизирован с 1С:Каталоги (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир"), |
Должность | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
Документ основание | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя. |
Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО МИ пользователя "Папир: Управление организацией»).
