По умолчанию приложение «Картотека электронных документов» открыто в соседней вкладке (рисунок 7).

Внешний вид содержимого вкладки представлен на рисунке 8.

В зависимости от выбранного узла картотеки слева список документов имеет разные столбцы для отображения. По данным полям можно осуществлять фильтрацию, вводя наименование запроса или его часть.

Наименование электронного документа определяется следующим образом: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания.

Фильтрация по стороне договора производится в зависимости от типа стороны, как по каждому полю в отдельности (Название роли/Тип стороны/Наименование), так и по всем полям сразу (рисунок 9).

В столбце «Теги» указана информация о выгрузке документа в 1С. Если электронный документ был успешно выгружен в учетную систему, то в данном столбце отобразится иконка . Отфильтровать документы можно по наименованию тега «Экспортировано в 1С» или по его части.

В столбце «Прогресс подписания» отображается информация о подписании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– документ пописан пользователем,
	– документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих,
	– пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя.

В столбце «Прогресс согласования» отображается информация о согласовании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– резолюция не требуется: документ еще не направлен на согласование, данного пользователя нет в списке согласующих или документ уже согласован данным пользователем,
	– ожидается резолюция: пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя.

Cбросить фильтр в столбцах «Прогресс подписания» и «Прогресс согласования» можно с помощью выбора иконки .

После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы» (рисунок 10).

Переход в карточку только что созданного электронного договора осуществляется по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Электронный документ открывается в новой вкладке браузера.

Создание электронного документа

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ» .

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 11).

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Шаблоны электронных документов».

После заполнения полей формы электронного документа необходимо нажать кнопку «Перейти далее». Автоматически осуществляется переход на домашнюю страницу документа.

Домашняя страница содержит разделы (рисунок 12):

• Меню с кнопками для редактирования и управления статусами документа,
• Раздел с общей информацией по документу,
• Печатные формы – список печатных форм документа и его дочерних документов,
• Вложения – список прикрепленных файлов,
• Основное обсуждение,
• Кнопка обновления электронного документа.

В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, автор, тип, шаблон и стороны договора (рисунок 13).

При нажатии на кнопку происходит обновление всех данные электронного документа.

При нажатии на элемент списка раздела «Печатные формы» или «Вложенные файлы» открывается окно предпросмотра печатной формы документа или содержимое вложенного файла соответственно (см. Просмотрщик документов) (рисунок 14).

После создания система автоматически присваивает электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)».

Панель навигации электронного документа содержит разделы (рисунок 15):

• Домашняя страница – набор основной информации по документу,
• Электронная форма – форма, содержащая набор атрибутов, заполнявшихся в момент создания документа,
• Связанные документы – список приложений к документу и связанных документов (спецификации, товарные накладные и т.д.),
• Печатные формы – печатные формы текущего документа и его связанных документов,
• Вложения – прикрепленные к документу файлы,
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу,
• Инвестиционные проекты – дерево инвестиционных проектов, связанных с данным документом,
• Обсуждение – главное обсуждение документа и обсуждения, в которых упоминается данный документ или которые связаны с ним,
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа,
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью,
• История изменений статусов.

Для удобства работы с документом данную панель навигации можно свернуть или развернуть с помощью кнопки .

Просмотрщик документов

Окно просмотра содержимого документов (печатной формы электронного документа или вложения) открывается при нажатии на:

• Элемент списка раздела «Печатные формы» в шапке электронного документа – отображается печатная форма электронного документа (рисунок 16),
• Элемент списка раздела «Вложенные файлы» в шапке электронного документа – отображается содержимое файла вложения,
• Пиктограмма напротив электронного документа – отображается печатная форма.

Важно!

Для документа «Проектная декларация» нумерованный список в печатной форме не отображается в окне продсмотрщика, необходимо скачать печатную форму.

Кнопка «Увеличить» предназначена для изменения масштаба отображения.

По нажатию кнопки «Открыть в новом окне» содержимое открывается в отдельное вкладке.

Скачивание файла (вложенного или сформированной печатной формы) осуществляется по нажатию кнопки «Скачать» .

Для печати документа необходимо нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+P

332 × 17 пикс.     Открыть в новом окне

.

Важно!

На печать отправляется содержимое окна просмотра, то есть в случае ошибки на печать будет выведен текст ошибки.

Если открыть вложенный файл невозможно, то появляется сообщение об ошибке (рисунок 17).