Если при определении участников согласования был установлен признак «Уведомлять о необходимости согласования», то пользователь получит уведомление (рисунок 63). Также данная информация будет продублирована по электронной почте.

Редактирование списка участников и наблюдателей согласования

Редактирование списка ответственных лиц доступно для документа в статусе согласования «На согласовании».

Необходимо выполнить команду «Параметры цикла согласования». В открывшемся окне с ранее выбранными участниками и наблюдателями согласования возможно редактирование списка (удаление старых и добавление новых участников). После произведенных действий нажать кнопку «Сохранить».

Важно!

Нельзя удалить автоматически добавленных пользователей.

Нельзя удалить пользователей, которые в текущем цикле согласования вынесли резолюцию.

При установленном чекбоксе «Повторять рассылку уведомлений о необходимости внесения визы каждые … дней» система инициирует рассылку уведомлений о необходимости внесения визы всем участникам с минимальной очередью, отсчет начинается сначала. По истечении указанного периода рассылка повторяется, исключая часть участников минимальной очереди, которые внесли визу.

Установка резолюции согласования документа

Внести резолюцию (согласовано/не согласовано) участник согласования может при наступлении своей очереди и только пока цикл согласования находится в статусе «На рассмотрении». Для этого необходимо выбрать команду «Добавить резолюцию», указать комментарий и подтвердить действие (рисунок 64).

При выборе резолюции «Не согласовано» комментарий обязателен к заполнению, при чем его длина должна быть не менее 10 символов, в противном случае появится окно об ошибке (рисунок 65).

После установки резолюции:

• Устанавливается резолюция согласования документа (рисунок 66),

• Пользователю для данного документа становится недоступна кнопка для добавления резолюции.

Если все участники согласования установили резолюцию «Согласован», то статус стороны согласования меняется на «Согласован» (рисунок 67), данная информация записывается в историю обсуждений (рисунок 68).

Если статус всех сторон, у которых было запущено согласование, стал «Согласован», то статус система автоматически устанавливает статус для всего документа «Согласован» и добавляет сообщение в основное обсуждение документа (рисунок 69).

Отмена текущего цикла согласования

Отменить текущий цикл согласования возможно у документа со статусом «На согласовании» и статусом стороны согласования «На рассмотрении» и «Не прошел согласования».

Кнопка отмены согласования доступна пользователям с ролями «Ответственные менеджер» и «Контролер ответственного менеджера», которые при этом являются наблюдателем или участником согласования.

Для отмены текущего цикла согласования и его отрицательного результата необходимо выполнить команду «Отменить цикл согласования» и подтвердить свое действие (рисунок 70).

Важно!

Кнопка «Отменить цикл согласования» отменяет только цикл согласования для данной стороны, а не все согласование документа

После отмены цикла согласования статус стороны документа меняется на «Требуется согласование» и становится доступной для пользователей с соответствующими ролями кнопка «Запустить цикл согласования».

Отмена текущего согласования документа

Отменить согласование возможно у документа со статусом «На согласовании» и статусом согласования «Согласован» и статусом стороны согласования «На согласовании», «Согласован», «Не прошел согласование».

Кнопка отмены согласования доступна:

• Ответственный менеджер,
• Контролер ответственного менеджера.

Для отмены текущего согласования документа и его результатов необходимо выполнить команду «Отменить согласование» и подтвердить свое решение (рисунок 71).

После отмены согласования статус согласования документа, список предметов и сторон согласования очищается.

Перезапуск согласования документа

Перезапустить согласование электронного документа, сохранив список участников текущего или завершенного согласования, можно у документа в статусе «Обсуждается (на согласовании)» и статусом согласования «Согласован», «Не прошел согласование», «На рассмотрении». Для этого необходимо выполнить команду «Перезапустить согласование». Откроется окно, в котором можно изменить состав участников согласования или оставить прежний, и выполнить команду «Перезапустить согласование».

После перезапуска согласования текущее согласование отменяется и статус стороны согласования документа принимает значение «На рассмотрении». Для участников становится доступна кнопка «Добавить резолюцию».

Пакетное согласование документов

СЭД Папир позволяет проводить пакетное согласование документов: выбранного электронного документа и всех его дочерних и связанных документов, находящихся в статусе «На редактировании» (рисунок 72).

Документы, находящиеся в статусе, который не позволяет согласовывать данный документ (отличный от «На редактировании»), отображаются серым цветом.

При инициации согласования все документы переходят в статус «На согласовании». Внешний вид раздела «Согласование» связанного документа представлен на рисунке 73.

При отмене согласования статус всех документов меняется на «На редактировании» и связь документов в пакете удаляется.

При согласовании всех активных циклов согласования статус всех документов меняется на «Согласован», у пакетного документа раздел согласование принимает вид, представленный на рисунке 74.