Окно просмотра содержимого документов (печатной формы электронного документа или вложения) открывается при нажатии на:

• Элемент списка раздела «Печатные формы» в шапке электронного документа – отображается печатная форма электронного документа (рисунок 16),
• Элемент списка раздела «Вложенные файлы» в шапке электронного документа – отображается содержимое файла вложения,
• Пиктограмма напротив электронного документа – отображается печатная форма.

Важно!

Для документа «Проектная декларация» нумерованный список в печатной форме не отображается в окне продсмотрщика, необходимо скачать печатную форму.

Кнопка «Увеличить» предназначена для изменения масштаба отображения.

По нажатию кнопки «Открыть в новом окне» содержимое открывается в отдельное вкладке.

Скачивание файла (вложенного или сформированной печатной формы) осуществляется по нажатию кнопки «Скачать» .

Для печати документа необходимо нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+P

332 × 17 пикс.     Открыть в новом окне

.

Важно!

На печать отправляется содержимое окна просмотра, то есть в случае ошибки на печать будет выведен текст ошибки.

Если открыть вложенный файл невозможно, то появляется сообщение об ошибке (рисунок 17).

В окне предпросмотра могут отображаться файлы размером не более 20МБ. Если размер файла более 20МБ, то для просмотра данного файла его необходимо скачать (см. Вложения).

Важно!

Для следующих типов электронных документов предпросмотр может работать некорректно:

• Письмо на бланке,
• Сопроводительное письмо,
• Проектная декларация.

Редактирование электронного документа

Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).

Открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. В форме выполняется необходимое редактирование и необходимо нажать кнопку «Перейти далее». Основная информация по договору изменится, сформируется новая печатная форма.

Экспорт документов в Excel

Выгрузка в Excel доступных пользователю электронных документов осуществляется по кнопке «Экспорт в Excel».

Ссылка на полученный файл будет отправлена пользователю на адрес электронной почты, указанный в профиле (рисунок 18).

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров. Примененные фильтры также будут отображаться в файле.

Управление правами доступа к документу

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, а также их роли по отношению к данному документу (рисунок 19).

Возможны следующие роли:

• Ответственный менеджер,
• Контролер ответственного менеджера,
• Участник.

При создании электронного документа система автоматически добавляет автору роль «Ответственный менеджер», а представителям сторон документа – роль «Контролер ответственного менеджера». Если представителем стороны является юридическое лицо, то роль контролера присваивается директору юридического лица.

Также автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление Организацией»).

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю необходимо нажать на кнопку «Добавить участника». Откроется окно для поиска пользователя и роли (рисунок 20).

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу, а также пользователю будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий о добавлении пользователя в список участников (рисунок 21).

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться (рисунок 22).

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список доступа к документу, а также ей будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий (рисунок 23).

Также добавленным пользователям или пользователям группы будет отправлено email-уведомление c целью их информирования.

Важно!

Добавить роль участника может ответственный менеджер или контролер ответственного менеджера. Роль контролера может добавить ответственный менеджер.

Удаление доступа к документу

Для удаления доступа к документу необходимо выбрать связку пользователь-роль или группа-роль из списка, нажать кнопку «Удалить участника» и подтвердить действие. Пользователь или группа пользователей удалятся из списка, и в основное обсуждение электронного документа добавится комментарий (рисунок 24).