Если не заполнены реквизиты на вкладке «Сроки» – «Срок предоставления авансового отчета в рабочих днях» и «Срок предоставления авансового отчета в календарных днях», то появится соответствующее сообщение пользователю и заполнение табличной части не произойдет (рисунок 23).

На вкладке «Сроки» (рисунок 24) заполняются реквизиты:

• Наименование СТО,
• Срок предоставления авансового отчета (по командировочным расходам, по прочим расходам).

Документ «Закрытие задолженности» с видом операции «Распоряжение о сроках» позволяет сформировать печатную форму приказа о сроках предоставления авансовых отчетов (рисунок 25).

Выгрузка в лотус

При нажатии на кнопку «Выгрузить в лотус» происходит формирование и выгрузка выбранных печатных форм в базу первичных учетных документов. Открывается форма выбора (рисунок 26).

Документ автоматически направляется на согласование руководителю организации, которая указана в шапке документа.

Нажав на кнопку , пользователь может открыть выгруженный акт в Лотусе.

Отчет «Анализ задолженности по 71 счету»

Отчет «Анализ задолженности по 71 счету» предназначен для получения информации о структуре имеющийся задолженности сотрудников организаций по управленческому учету за период.

Форма отчета имеет следующий вид (рисунок 27).

Отчет настроен по умолчанию для отображения следующих группировок:

• Организация,
• Работник организации.

Отчет настроен по умолчанию для отображения следующих полей:

• Документ основание,
• Основная организация,
• Назначение аванса,
• Статус,
• Сумма конечный остаток Дт,
• Сумма конечный остаток Кт,
• Итого,
• Текущая задолженность (Сумма Дт, Сумма Кт, Количество дней задолженности),
• Просроченная задолженность (Сумма Дт, Сумма Кт, Количество дней задолженности),
• Неликвидная задолженность (Сумма Дт, Сумма Кт, Количество дней задолженности).

Воспользовавшись настройкой структуры отчета, пользователь может изменять состав данных по своему усмотрению (рисунки 28, 29).

После нажатия на кнопку «Сформировать» в форме отчета отображаются данные в соответствии с установленными параметрами и заданными настройками (рисунок 30).

Рассылка уведомлений о задолженности в фоновом режиме

Уведомление рассылается из 1С в базу уведомлений в Лотусе за 3 дня до окончания срока предоставления авансового отчета.

Уведомление рассылается работнику и его руководителю (директору организации из ответственных лиц организации, по которой основное место работы сотрудника).

По результатам рассылки ответственному специалисту приходит в задачи сообщение с логом выгрузки: по каким документам отправлялись уведомления, с каким результатом (удачно, неудачно), причина неудачной выгрузки (рисунок 31).

Ответственный специалист назначается при помощи документа «Установить адресацию бизнес-процессов».

Рассылка отчета о текущем состоянии задолженности сотрудников организации

Обработка «Универсальная обработка рассылки уведомлений» предоставляет возможность выгрузки отчета о текущем состоянии расчетов с подотчетными лицами. Форма обработки представлена на рисунке 32.

Реквизиты:

• Вид отчета,
• Дата (или период «с», «по» для видов отчета «Отчет о нарушении сроков исполнения условий договора», «Анализ задолженности по 71 счету»),
• Вариант рассылки (физ. лицо, директор, физ. лицо и директор),
• Настройка формирования (по физ. лицам, по организациям),

Реквизиты табличной части:

• Флажок «Обрабатывать»,
• Объект,
• Список рассылки,
• Дополнительный список рассылки,
• Результат выгрузки.

После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть подставляется перечень объектов, по которым будут сформированы данные в отчете, а также основной и дополнительный список рассылки из настроек (рисунок 33).

Пользователь имеет право добавить в дополнительный список рассылки физ. лиц вручную, либо убрать.

Если у какого-то физ. лица из списка рассылки не заполнен реквизит Notes Address, или Notes Address LDAP, то строка выделяется серо-голубым цветом. В данном случае выгрузка будет невозможна.

После нажатия на кнопку «Показать отчет» в нижней части формы будет открыт предварительный просмотр отчета по текущей строке табличной части (рисунок 34).

С помощью обработки осуществляется рассылка отчета о текущем состоянии задолженности сотрудников организации.

По кнопке «Выгрузить в Лотус» рассылаются уведомления в Лотус в базу уведомлений по каждой строке с признаком «Обрабатывать».

После успешной выгрузки отчета в колонке «Результат выгрузки» будет выставлено значение «Выгружено» (рисунок 35).

Уведомление, которое было выгружено в Лотус, отобразится в списке сообщений (рисунок 36).