По кнопке «Разослать» запускается процесс рассылки извещений продавцам. Пример рассылки представлен на рисунке 19.

При каждом повторном нажатии на кнопку «Разослать», процесс стартует заново, но рассылка производится тем организациям, которые отсутствовали в предыдущем списке рассылки и после объявления закупки добавили ТРУ в прайс по указанным ранее кодам закупаемых ресурсов.

По кнопке открывается просмотр деталей произведенной рассылки (рисунок 20).

В табличной части «Получатели» отображаются контрагенты (юр. лица), полученные, исходя из анализа CGC, которые выбираются для отправки.

Реквизиты табличной части

• Наименование юридического лица,
• Адрес (может быть несколько адресов) – электронный адрес юридического лица (синхронизируется из 1С: Каталоги (подробнее см. СТО МИ пользователя «Интеграция с облачной СЭД Папир»)). Если адрес отсутствует, необходимо добавить электронную почту в карточку юридического лица в справочнике «Каталог лиц» (см. СТО МИ администратора "Каталог лиц") и нажать на кнопку «Выгрузить в Skotch» (см. Раздел "Юридические лица" в СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир") (рисунок 21). Либо отредактировать редактором организации информацию в «Управлении организацией» (см. СТО МИ пользователя "Управление организацией").

• Статус – текущий статус рассылки:
  • Успешно отправлено – отправка писем на e-mail прошла успешно,
  • Отправка удалась не на все из указанных адресов – на все адреса удалось выполнить отправку почты,
  • Нет электронных адресов – у контрагента нет адресов электронной почты,
  • Нет подходящих электронных адресов – адреса некорректны, то есть, например, имеют включение русских букв или другие ошибки,
  • Ожидает отправки – письмо еще находится в очереди и еще не предпринимались попытки отправить его,
  • В процессе обработки – письмо отправляется в настоящий момент,
  • Отправка не удалась – ошибка при отправке.

Получение коммерческих предложений

В разделе «Предложения» представлены все поступившие полные (корректные/некорректные) и неполные предложения по данной закупке (рисунок 22).

Реквизиты:

• Контрагент – организация, создавшая коммерческое предложение, удовлетворяющее требованиям закупки,
• Сумма – сумма коммерческого предложения по всем ресурсам,
• Дата поступления – дата поступления коммерческого предложения,
• Статус – текущий статус коммерческого предложения,
• Файл – файл, приложенный продавцом при заполнении коммерческого предложения.

При проведении закупки наименования поставщиков скрыты для всех пользователей кроме автора закупки.

Наименования открываются в момент присвоения одного из следующих статусов:

• Отменена,
• Завершена,
• Подводятся итоги.

По кнопке открывается форма «Детали предложения», на которой отображается предложение контрагента (рисунок 23).

При помощи кнопок в нижней части формы имеется возможность перехода по страницам.

Добавление предложения поставщик осуществляет в своем личном кабинете (см. СТО МИ пользователя «Папир:Закупки». Работа с сервисом в роли «Продавец»).

Отмена закупки

В разделе Информация → Общие сведения представитель покупателя может отменить закупку с помощью кнопки «Отменить закупку» (рисунок 24).

Отмена закупки возможна из следующих статусов:

• «Закупка создана»,
• «Проводится закупка»,
• «Подводятся итоги»,
• «Закупка не состоялась».

После подтверждения отмены закупка перейдет в статус «Закупка отменена».

Продление закупки

Если у закупки установлено автоматическое продление, то закупка продляется на X минут в том случае, если за Y минут до окончания закупки:

• Поступило хотя бы одно коммерческое предложение со статусом полное (корректное или некорректное),
• Отредактировано уже поданное коммерческое предложение со статусом неполное с изменением в статус полного (корректное или некорректное),
• Отредактировано уже поданное коммерческое предложение со статусом полное с уменьшением стоимости более чем на Z,

где:

X – время продления, установленное ранее при создании закупки (минуты),

Y – время до окончания, установленное ранее при создании закупки, в которое система должна проверять условия для продления (минуты),

Z – значение, установленное ранее при создании закупки (руб.).

Вручную продлить закупку можно в разделе Информация → Общие сведения с помощью кнопки «Продлить закупку», изменив дату и время окончания закупки (рисунок 25).

Продлевать можно закупки со статусами «Проводится закупка», «Закупка не состоялась». Продлевать закупки со статусами «Подводятся итоги», «Закупка завершена» и «Закупка отменена» нельзя.

Продлевать закупку можно только вперед (т.е. не раньше текущей даты и текущего времени + 10 минут).

После продления закупка автоматически:

• Меняется статус закупки на «Проводится закупка»,
• Происходит рассылка уведомления о продлении всем пользователям, которые не отписались от рассылки и у которых есть в прайсе ТРУ по коду закупаемого ресурса (рисунок 26).

Подведение итогов

В момент окончания закупки процедура подведения итогов по Закупке происходит следующим образом:

• Устанавливается запрет на редактирование коммерческих предложений, созданных на основании данной закупки,
• Открываются для просмотра названия юридических лиц поставщиков, подававших коммерческие предложения,
• Закупка принимает статус «Подводятся итоги»,
• Представителю заказчика приходит уведомление о том, что ему необходимо выбрать победителя.

В момент подведения итогов коммерческие предложения не могут быть исправлены поставщиками, то есть данные уже не изменятся и их можно использовать для анализа. Для этого в разделе «Предложения» есть возможность по кнопке «Экспорт в Excel» выгрузить все поступившие коммерческие предложения в Excel файл, который попадает в раздел «Файлы» (рисунок 27). На сайте «Закупки» этот файл отображаться не будет.

После появления сообщения об успешном экспорте предложений в файл, документ появится в разделе «Файлы» (рисунок 28).