Для работы с сервисом «Электронные документы» необходимо выполнить вход в систему PAPIR, используя логин и пароль (подробнее о регистрации см. СТО МИ пользователя «Регистрация в системе PAPIR).

Откроется магазин сервисов, который представляет собой четыре раздела:

• «Мой профиль» – информация о Пользователе, указанная при регистрации,
• «Мои организации» – перечень организаций, от лица которых Пользователь может осуществлять работу в сервисах системы PAPIR; если раздел пуст, необходимо добавить организацию с помощью соответствующей кнопки,
• «Доступные для подключения сервисы» – перечень неактивных сервисов, которые Пользователь может выбрать для использования для каждой организации в отдельности,
• «Сервисы, подключенные в выбранной организации» – перечень доступных для работы сервисов.

Необходимо выбрать организацию, для которой необходимо подключить сервис, в списке доступных для подключения сервисов выбрать «Электронные документы» и нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 1).

Далее появится мастер подключения сервисов (доступен в двух вариантах):

1. Если пользователь является редактором организации, то необходимо нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 2).

2. Если появилось сообщение о том, что пользователь не является редактором организации и не может подключить сервис, то необходимо нажать кнопку «Отправить запрос». Редактору организации придет запрос о подключении для пользователя выбранного сервиса (рисунок 3).

В случае, когда пользователя является Редактором организации, выбранный сервис сразу же переместится в раздел «Сервисы, подключенные в выбранной организации». Далее необходимо выбрать пользователей, которые также получат доступ к сервису «Электронные документы» (рисунок 4).

825 × 348 пикс.     Открыть в новом окне	Назначение пользователй для работы с сервисом.

В появившемся окне необходимо выбрать сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажать кнопку «Добавить» и назначить роль Пользователь (рисунок 5).

В случае, когда Редактором организации пользователю уже предоставлен доступ к сервису, необходимо выбрать его и нажать кнопку «Войти в сервис» (рисунок 6).

Откроется окно рабочего стола, которое состоит из виджетов:

• Мои приложения – содержит список доступных пользователю приложений. Все приложения разбиты на группы. Для удобства работы группы можно сворачивать или разворачивать. Для открытия приложения необходимо выбрать его в списке щелчком мыши.
• Мои процессы – содержит список доступных пользователю бизнес-процессов. Запустить бизнес-процесс можно щелчком мыши.
• Мои уведомления – служит для быстрого просмотра списка уведомления, отображает то, какие изменения произошли в системе с электронными документами (подробнее о работе сервиса «Мои уведомления» см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений»).

По умолчанию приложение «Картотека электронных документов» открыто в соседней вкладке (рисунок 7).

Внешний вид содержимого вкладки представлен на рисунке 8.

В зависимости от выбранного узла картотеки слева список документов имеет разные столбцы для отображения. По данным полям можно осуществлять фильтрацию, вводя наименование запроса или его часть.

Наименование электронного документа определяется следующим образом: Шаблон документа + Номер + «от» + Дата создания.

Фильтрация по стороне договора производится в зависимости от типа стороны, как по каждому полю в отдельности (Название роли/Тип стороны/Наименование), так и по всем полям сразу (рисунок 9).

В столбце «Теги» указана информация о выгрузке документа в 1С. Если электронный документ был успешно выгружен в учетную систему, то в данном столбце отобразится иконка . Отфильтровать документы можно по наименованию тега «Экспортировано в 1С» или по его части.

В столбце «Прогресс подписания» отображается информация о подписании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– документ пописан пользователем,
	– документ не направлен на подписание или данного пользователя нет в списке подписывающих,
	– пользователь находится в списке подписывающих, документ требует подписания данного пользователя.

В столбце «Прогресс согласования» отображается информация о согласовании документа данным пользователем. Возможны следующие варианты иконок:

	– документ согласован пользователем,
	– документ еще не направлен на согласование или данного пользователя нет в списке согласующих,
	– пользователь находится в списке согласующих, документ требует согласования данного пользователя.

Cбросить фильтр в столбцах «Прогресс подписания» и «Прогресс согласования» можно с помощью выбора иконки .

После сохранения электронный документ появляется в общем списке документов приложения «Электронные документы» (рисунок 10).

Переход в карточку только что созданного электронного договора осуществляется по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Электронный документ открывается в новой вкладке браузера.

Создание электронного документа

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ» .

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 11).

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Шаблоны электронных документов».

После заполнения полей формы электронного документа необходимо нажать кнопку «Перейти далее». Автоматически осуществляется переход на домашнюю страницу документа.

Домашняя страница содержит разделы (рисунок 12):

• Меню с кнопками для редактирования и управления статусами документа,
• Раздел с общей информацией по документу,
• Печатные формы,
• Вложения,
• Основное обсуждение.

В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, автор, тип, шаблон и стороны договора (рисунок 13).

После создания система автоматически присваивает электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)».

Панель навигации электронного документа содержит разделы (рисунок 14):

• Домашняя страница – набор основной информации по документу,
• Электронная форма – форма, содержащая набор атрибутов, заполнявшихся в момент создания документа,
• Связанные документы – список приложений к документу и связанных документов (спецификации, товарные накладные и т.д.),
• Печатные формы – печатные формы текущего документа и его связанных документов,
• Вложения – прикрепленные к документу файлы,
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу,
• Инвестиционные проекты – дерево инвестиционных проектов, связанных с данным документом,
• Обсуждение – главное обсуждение документа и обсуждения, в которых упоминается данный документ или которые связаны с ним,
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа,
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью,
• История изменений статусов.