При создании спецификаций нужно выбрать вид операции в зависимости от специфики договора (рисунок 4).

Внимание: вид операции «Спецификация к прочему договору» с марта 2011 года использовать нельзя. Он отсутствует в форме выбора вида операции для документа.

После выбора вида операции появится форма для заполнения спецификации. Если пользователь создавал документ при помощи справочника «Договоры контрагента», то реквизиты «Покупатель», «Поставщик», «Договор контрагента» будут заполнены. Интерфейс работы со спецификацией представлен на рисунке 5.

Примечание: первоначально доступна либо табличная часть «Услуги», либо «Товары» в зависимости от вида операции, в дальнейшем, при работе с программой, доступность тех или иных табличных частей будет переопределяться другими реквизитами.

Статусы спецификаций

В 1С спецификация может находиться в нескольких состояниях. Существует следующая классификация статусов спецификаций к договорам:

1) Свободна – создана в 1С, не привязана в СЭД Lotus Notes

2) Обсуждается – устанавливается при создании спецификации в СЭД Lotus Notes

3) Открыта для изменения – режим редактирования табличных частей в документе 1С

4) Согласована – согласована в СЭД Lotus Notes.

5) Действующая:

• Если вариант печатной формы спецификации отличен от «Прайс», то устанавливается вручную пользователем ИС (ДОУ) (см. раздел «Вариант печатной формы спецификации»)
• Если вариант печатной формы спецификации «Прайс», то устанавливается автоматически для связанной спецификации при переводе договора в статус «Действует» (см. раздел «Статусы договоров»)
• Если спецификация находится в состоянии «Открыта для изменения», то невозможно перевести спецификацию в статус «Действующая»
• Если по организации включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», то закрыто редактирование отражения на портале. При включенном режиме в первично-учетных документах нельзя выбрать договор в статусе отличном от «Действует» и спецификацию в статусе отличном от «Действует».

6) Прекратила действие/исполнена/приостановлена

— Прекратила действие – устанавливается автоматически при выполнении следующих действий:

• Договор переведен в статус «Расторгнут» (см. раздел «Статусы договоров»)
• Если оформлен документ «Сторно спецификации» на полный объем базовой спецификации (см. раздел «Сторнирование спецификации»)

— Исполнена – устанавливается вручную контролером ответственного менеджера

— Приостановлена – устанавливается автоматически, если договор переведен в статус «Приостановлен» (см. раздел «Статусы договоров»)

Для возможности редактирования спецификаций в 1С требуется отцепить спецификацию от Договора в Lotus, либо воспользоваться кнопкой «Разрешить редактирование спецификации (1С)» на панели действий (подробнее данный процесс описан в разделе «Отчет по объемам услуг спецификаций к договорам»).

На основании спецификаций в 1С создаются накладные с автоматическим заполнением.

Синхронизация статусов спецификаций между СЭД Lotus Notes и 1С: Бухгалтерия

При смене статуса в СЭД Lotus Notes инициируется обновление данных в 1С: Бухгалтерия.

История изменения статусов доступна для просмотра из формы спецификации в 1С по кнопке «Перейти» → «Показать информацию по изменению документа» (рисунок 6).

После выполнения действий открывается форма свойств документа, на которой можно посмотреть информацию об изменении статуса (рисунок 7).

Справочник «Виды договоров СТД»

Список элементов справочника «Виды договоров СТД» представлен на рисунке 8.

После нажатия на кнопку открывается форма нового элемента справочника (рисунок 9).

Реквизиты справочника «Договоры СТД»

• Наименование

Имеется возможность ограничения выбора спецификаций при подстановке к договору.

Настройка ограничения выбора спецификаций осуществляется на вкладке «Доступные печатные формы» (рисунок 10).

Реквизиты вкладки «Доступные печатные формы»:

• Признак «По всем печатным формам»

Реквизиты табличной части:

• Печатная форма (ссылка на справочник «Печатные формы документов»)

При установке признака «По всем печатным формам» в значении «Истина» табличная часть «Доступные печатные формы» очищается и становится недоступной её видимость.

Если в табличной части «Доступные печатные формы» при записи элемента справочника нет заполненных строк, то признак «По всем печатным формам» автоматически устанавливается в значении «Истина».

При создании нового элемента справочника «Договоры СТД» в режиме «1С: Предприятия» признак «По всем печатным формам» всегда устанавливается в значении «Истина».

При получении доступных спецификаций при «подтягивании» к карточке договора СЭД Lotus Notes имеется возможность отбора доступных печатных форм для СТД в соответствии с настройками. Для оригинальных договоров ограничения по печатным формам не устанавливаются.

Статусы договоров

Существует следующая классификация статусов договоров (СТД-договоров и оригинальных договоров)

• Обсуждается – устанавливается при создании договора в СЭД Lotus Notes
• Не заключен – устанавливается автоматически, если договор в течение месяца находился в статусе «Обсуждается» и не переведен в действующие
• Действует – устанавливается пользователем ИС (ДОУ)
• Исполнен – устанавливается пользователем ИС (Контролер ответственного менеджера/Управляющий инвестиционным проектом)
• Приостановлен – устанавливается автоматически, если договор в течение 5 рабочих дней от окончания срока действия договора не переведен в статус «Исполнен», а также в случае исключения ответственного менеджера из команды проекта
• Расторгнут – устанавливается пользователем ИС (ДОУ).

Статус договора отображается в списке элементов справочника «Договоры контрагентов» в колонке «Статус» (рисунок 11).