Действующий
Проверенные в соответствии с Инструкцией по работе с почтовой корреспонденцией документы с пометкой "лично" передаются адресату во вновь заклеенном конверте.
7.1.6.6. При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие подписи.
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия подписи служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
7.1.6.7. При поступлении обращения с использованием систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота - дата поступления проставляется автоматически и соответствует дате текущего дня.
На всех документах и обращениях граждан, поступивших на бумажном носителе в подразделение приема и отправки корреспонденции до 14 часов 00 минут текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции на бумажном носителе, поступившей в подразделение после 14 часов 00 минут, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
7.1.6.8. Документы, требующие срочного рассмотрения и имеющие пометку срочности, а также адресованные Мэру Москвы, Правительству Москвы и поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, телеграммы, заявления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, манифестаций и т.д. докладываются руководству Аппарата Мэра и Правительства Москвы с использованием системы электронного документооборота незамедлительно.
7.1.7. Документы, поступившие на бумажном носителе и имеющие пометку ограничения распространения, доставляются инспекторами-курьерами под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося).
7.1.8. При отправке документа с использованием системы электронного документооборота исполнитель проверяет:
При отправке корреспонденции на бумажном носителе подразделением приема и отправки корреспонденции и пунктом связи проверяется наличие:
- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Правительству Москвы организации, в том числе в органы местного самоуправления);
7.1.9. Подразделение приема и отправки корреспонденции и пункт связи (а также все подразделения, осуществляющие документационное обеспечение) имеют право в случае неправильно оформленного документа:
7.1.10. Документы, переданные в подразделение приема и отправки корреспонденции на бумажном носителе, отправляются внешним адресатам через фельдъегерскую службу в 16 часов 00 минут при сдаче документов в подразделение до 15 часов 00 минут.
Документы срочного характера, имеющие пометку "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" сдаются в фельдъегерскую службу для незамедлительной отправки вне графика.
7.1.11. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.
7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и (или) использования в справочных целях.
7.2.2. Регистрация всех поступающих обращений в адрес Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы производится с использованием системы электронного документооборота.
- сканирование обращения (если обращение поступило без электронного образа) и прикрепление электронного образа к карточке (за исключением документов, имеющих ограничения доступа);
- присвоение регистрационного номера (производится автоматически после заполнения необходимых полей регистрационной карточки).
Создание электронных копий обращений, поступивших к участнику электронного документооборота на бумажном носителе, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления.
- адресованных заместителю Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- адресованных должностным лицам, находящимся на централизованном документационном обеспечении (в соответствии с номенклатурой дел);
- протоколов совещаний, проводимых заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
7.2.4.2. В Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы и Управлении Мэра Москвы:
- поступивших в ходе приема Мэром Москвы представителей организаций и частных лиц, а также подготовленных на доклад в Управлении Мэра Москвы;
- решений и протоколов заседаний Объединенного научно-экспертного совета Российской академии наук и Правительства Москвы по устойчивому развитию и безопасности московского мегаполиса.