СТО СМК 82.19.13 «Управление договорами»

1.1. Настоящий Стандарт системы менеджмента качества (далее – СТО) устанавливает порядок управления договорами с целью создания системы договорной работы для минимизации налоговых, экономических, правовых и иных рисков.

1.2. Настоящий СТО является основополагающим стандартом в области управления договорами в рамках процесса СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов, и никакие иные стандарты, регламенты и прочие распорядительные документы (в т.ч. разрабатываемые) не могут противоречить содержащимся в нем требованиям.

Действующие на момент принятия настоящего СТО стандарты, регламенты и прочие распорядительные документы должны быть приведены в соответствие с требованиями настоящего СТО либо отменены (заменены) при невозможности устранения противоречий (несоответствий).

Указанное выше требование распространяется и на случаи внесения изменений в настоящий СТО.

1.3. Требования данного СТО распространяются и обязательны для исполнения:

– сотрудниками (Юристами Правового управления ) структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по разработке договоров, проведению правовой экспертизы договоров (далее – Правовое управление или ПУ);

– сотрудниками структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики (далее – Управление по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики);

– сотрудниками структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области управления финансами (далее – Управление по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области управления финансами);

– сотрудниками структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по внедрению и сопровождению корпоративных систем (далее – Управление по внедрению и сопровождению корпоративных систем и Отдел автоматизации и стандартизации учетных технологий в составе Управления в частности); 

- сотрудниками структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по приему, обработке, отправке документации (далее - Управление ДОУ);

– лицами, участвующими в процедуре согласования договоров (в соответствии с Приложением А, внутренними регламентами и прочими распорядительными документами Заказчика);

– представителями Заказчика, осуществляющими функции по СТО в пределах участия в процессе согласования, заключения и исполнения договоров: должностными лицами Заказчика (директор/генеральный директор/Индивидуальный предприниматель - Управляющий), Ответственным менеджером, Контролером ответственного менеджера, иными лицами, действующими по доверенности;

- высшими органами управления Заказчика (участниками/акционерами), членами Совета Директоров, Наблюдательного Совета и т.д.;

- организациями-участниками ИС в рамках существующих договорных отношений.

1.4. Требования данного СТО не распространяются на трудовые договоры, договоры о материальной ответственности работников, дополнительные соглашения к трудовым договорам, соглашения о расторжении трудовых договоров.

2.1. Стандарт разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

- СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов;

- СТО Инструкция по проведению экономической экспертизы договора;

- СТО Инструкция по проведению проверки инициирующего основания для запуска автоматизированного учетного процесса;

- СТО МИ 82.19.13 Инструкция по обработке договорной документации;

- СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с печатями и штампами;

- СТО Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту.

2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, регламентов и прочих распорядительных документов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1. Термины и определения:

3.1.1. Договор - Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей;

3.1.2. Заказчик – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, имеющее заключенные договоры (в т.ч. с консалтинговыми организациями) на оказание услуг по подготовке договоров/проведению правовой и экономической экспертиз, по проверке на предмет соответствия налоговому и бухгалтерскому законодательству, являющееся инициатором проведения указанных выше экспертиз/контроля/составления договоров;

3.1.3. Заказчик ТРУ – сторона по договору, имеющая намерение заказать (приобрести) либо заказывающая (приобретающая) ТРУ, и заключающая договор на поставку ТРУ;

3.1.4. Инвестиционно-строительный проект – вид инвестиционного проекта, реализация которого осуществляется на принадлежащем инвестору земельном участке;

3.1.5. Инвестиционный проект – планируемое ограниченное во времени мероприятие, направленное на достижение плановых показателей прибыли на инвестированный в реализацию проекта капитал;

3.1.6. Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

3.1.7. Контролер ответственного менеджера – представитель Заказчика, на которого возложены функции контроля надлежащего исполнения Ответственным менеджером своих обязанностей в рамках СТО и в случаях, предусмотренных СТО, отвечающий за смену статуса договора;

3.1.8. Ответственный менеджер – представитель Заказчика, уполномоченный заключать договоры от имени Заказчика, на основании выданной последним доверенности, либо в силу иных (например, трудовых) отношений, и на которого возложены соответствующие функции по обеспечению заключения договоров и по контролю их исполнения; Ответственный менеджер указывается в соответствующем поле карточки «Договор» и/или Спецификации.

3.1.9. Поставщик ТРУ – сторона по договору, непосредственно осуществляющая деятельность по предоставлению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в рамках договора на поставку ТРУ;

3.1.10. Правовая экспертиза – экспертиза договоров на соответствие требованиям действующего законодательства РФ и законным интересам Заказчика (о которых было сообщено Юристу ПУ);

3.1.11. Проверка на предмет соответствия налоговому и бухгалтерскому законодательству - изучение документов по сделке на предмет соответствия бухгалтерскому и налоговому законодательству, оценка возникающих рисков и предложение способов их минимизации, а также рассмотрение порядка сдачи результатов сделки и оплаты по сделке на предмет корректности и соответствия законодательству;

3.1.12. Протокол разногласий - документ, выражающий несогласие одной стороны по договору заключать договор в редакции, предложенной другой стороной и содержащий условия, при которых договор может быть заключен;

3.1.13. Руководитель Заказчика – единоличный исполнительный орган Заказчика, имеющий право подписывать договоры, прошедшие процедуры, указанные в п. 5.11 настоящего СТО;

3.1.14. Согласование - процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта договора (визирующими лицами) по поводу условий данного договора;

3.1.15. Экономическая экспертиза – экспертиза договоров на соответствие Спецификации, Бюджету доходов и расходов, прогноз достаточности сформированных фондов по статье при наличии автоматизированного в 1С отчета по формированию фондов;

3.1.16. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.