Для добавления типа файла необходимо нажать кнопку «Создать новую группу» или сочетание клавиш Ctrl+ F9 (рисунок 71) и заполнить требуемые поля (рисунок 72).

Файлы распределяются по системам документации:

1. Внешняя нормативная документация (Законодательные акты, Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ и пр., Технические регламенты, МС, ГОСТы, СНиПы, СП, РД и пр., Постановления Администрации Челябинской области, и пр.)

2. Договорная документация (договоры по основной деятельности организации, протоколы разногласий, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении и пр.)

3. Документация для внутреннего пользования

4. Кадровая документация (Приказы по личному составу, личные карточки, заявления, трудовые договоры, копии личных документов, анкеты, аттестационные листы и т.д., Книги, журналы, карточки учета, Должностные инструкции, Положение о структурных подразделениях и пр.)

5. Общесистемная документация СМК (Стандарты, Политика в области качества, Руководство по качеству)

6. Персональная документация (копии: ИНН, паспортов, водительских удостоверений и т.д.)

7. Правоустанавливающая документация (Устав, Лицензия, Свидетельство государственной регистрации ЮЛ, Свидетельство на право осуществления деятельности, Свидетельство о постановке на налоговый учет, Свидетельство о государственной регистрации права, Выписка из ЕГРЮЛ, доверенности и пр.)

8. Распорядительная документация (Приказы, распоряжения и указания по основной деятельности организации, Приказы, распоряжения и указания по административно-хозяйственной деятельности организации, Протоколы совещаний)

9. Справочно-информационная документация (Входящие и исходящие письма, Докладные и служебные записки, Факс, телеграмма, Объяснительная записка, Справка, Дополнительная справочная информация, номенклатура дел, фотографии лица, его объектов; выдержки из СМИ и т.д.)

10. Судебно-претензионная документация (претензии, иски, определения и пр.)

11. Техническая документация (исходные данные, проектная документация, исполнительная документация, лицензии, свидетельства и пр.)

Справочник «Учебные заведения»

Справочник хранит информацию об учебных заведениях (см. раздел «Заполнение информации об образовании физического лица»).

Расположение: Подсистема «Каталог лиц» → «Учебные заведения» (рисунок 73).

Справочник был заполнен данными загруженными из Конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом.

Список элементов справочника «Учебные заведения» имеет вид: (рисунок 74).

Элемент справочника имеет вид: (рисунок 75).

Реквизиты справочника:

• Код
• Наименование
• Карточка лица (ссылка на справочник «Каталог лиц», для ввода ссылки на актуальное наименование учебного заведения)

Справочник «Страницы в карточке лица»

Классификатор «Страницы в карточке лица» располагается в подсистеме «Классификаторы» → «Страницы в карточке лица».

После выбора классификатора в основной части окна появится список записей справочника (рисунок 76).

Страницы в справочнике соответствуют наименованиям и отображению закладок в карточке лица.

Колонки справочника:

• Наименование
• Код
• Последовательность отображения (порядок закладок в карточке лица)

Форма элемента справочника представлена на рисунке 77.

На рисунке 78 представлены закладки карточки юридического лица.

На рисунке 79 представлены закладки карточки физического лица.

Список рассылки в lotus

Список рассылки в lotus располагается в подсистеме «Каталог лиц» → «Список рассылки в lotus» (рисунок 80).

В списке рассылки необходимо заполнить сотрудника из списка сотрудников в каталоге лиц.

Регистр сведений используется для хранения списка лиц, которым будет ежедневно рассылаться информация по изменению данных в каталоге лиц (см. раздел «Рассылка информации об изменениях лица»).

Каталог лиц

Права на каталог лиц

Для каталога лиц введены следующие категории пользователей (рисунок 81).

В зависимости от прав доступа к каталогу лиц различается отображение данных в подсистемах и в карточке лиц.

В таблице 1 представлены права доступа к каталогу лиц для различных ролей пользователей.

Доступ	Категория В (Пользователь)	Категория Б (Лица ввод данных)	Категория А (Лица полные права)	Модератор Каталога лиц
Просмотр общедоступных параметров Каталога лиц	+	+	+	+
Заведение лиц в Каталоге и возможность изменения лиц в течение 30 минут от даты создания	–	+	+	+
Доступность закладки «Информация»	–	–	–	+
Может изменять основной расчетный счёт	–	–	+	+
Настройка вкладок в карточке лица. Классификатор параметров лиц	–	–	–	+
Может ввести карточку лица с ОПФ = «Индивидуальные предприниматели» и с признаком «Ввести без проверок»	–	+	+	+
Может ввести карточку лица с признаком «Ввести без проверок», ОПФ не проверяется	–	–	–	+
Может изменять должность (Справочник «Должности»)	–	–	–	+
Доступность заполнения сведений о создании, реорганизации, прекращении деятельности юридического лица (просмотр и редактирование)	–	–	+	–
Доступность заполнения сведений о создании, реорганизации, прекращении деятельности юридического лица (ввод и редактирование в течение 30 минут)	–	+	+	+
Доступность заполнения сведений о создании, реорганизации, прекращении деятельности юридического лица (просмотр)	+	+	+	+
Выставлять статус обработки	–	–	–	+
Видимость группы вида Юр/Физ лица	–	–	–	+
Может не проверяться корректность ввода ИНН	–	–	–	+