Если контакт существует по организации, но он неактуален (физическое лицо уволено, либо нет записей по данной организации), то контакт автоматически удаляется.

Автоматическая синхронизация контактов в SharePoint происходит раз в сутки в полночь, Outlook подгружает данные со своей периодичностью.

Обновление контактной информации в Outlook

Пользователи имеют возможность создавать/обновлять контактные данные по данным каталога лиц.

Информация из Телефонного справочника автоматически обновляется и попадает в Outlook, когда пользователь на сайте выбирает опцию «Подключиться к «Outlook» (рисунок 283).

После выбора опции появляется окно с запросом разрешения открытия программы из веб-узла (рисунок 284).

После нажатия кнопки «Разрешить» открывается окно, представленное на рисунке 285.

По кнопке «Разрешить» происходит подключение списка контактов к Outlook.

В программе Outlook в общие контакты будет добавлена группа «Физ лица - Контакты» (рисунок 286).

Установка прав на сайте «Договоры»

В договорах, где организация ведет учет в ИС (выступает одной из сторон – покупатель или продавец) по регламентному заданию в каталоге лиц один раз в сутки собираются данные по должностям «Учредитель» и «Член совета директоров» из регистра сведений на вкладке «Должности» и происходит настройка прав доступа на сайте «Договоры».

Зарегистрированному пользователю на сайте доступны опубликованные договоры, а также договоры, в которых одна из сторон входит в список договоров в настройках прав доступа.

Отчет по аффилированным лицам на сайте физ. лиц, юр. лиц

Правила формирования отчетов:

1) Первый уровень (Лицо1) собирается:

• По вкладке «Должности» самого лица – только действующие должности
• Если лицо – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» самого лица (статус должности – не действующая)
• Если лицо – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая)

2) Второй уровень (Лицо2) собирается:

• По вкладке «Должности» Лица1 – только действующие должности
• Если Лицо1 – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» лица1 (статус должности – не действующая)
• Если Лицо1 – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая)

3) Из второго уровня исключается лицо, по которому формируется отчет.

4) Во втором уровне выделяются цветом одинаковые лица, относящиеся к разным Лицам1.

На рисунке 287 представлен пример отчета.

Отчет по заинтересованным лицам на сайте физ. лиц

Правила формирования отчета:

1) Собираются родственники лица, заведенные ссылками на карточки физ. лиц в каталоге лиц.

2) Далее собираются организации родственника:

• По вкладке «Должности» родственника – только действующие должности
• По «Трудовой деятельности» родственника (статус должности – недействующая)

3) Цветом выделяются одинаковые организации разных родственников

На рисунке 288 представлен пример сформированного отчета по заинтересованным лицам.

Особенности работы по лицам в Лотусе

В системе электронного документооборота Lotus Notes выбор физических и юридических лиц осуществляется из формы, пример которой представлен на рисунке 289.

По кнопке «+» открывается список сотрудников, которые работают в организации на текущую дату (рисунок 290). Список сотрудников формируется из действующих должностей вкладки «Должности» в справочнике «Каталог лиц» (см. раздел «Определение действующих должностей»).

По нажатию на наименовании столбца «Организация сотрудник» имеется возможность осуществить фильтрацию по сотруднику. На рисунке 291 представлен список сотрудников.

Форма выбора в СЭД Lotus Notes может иметь разный вид (выбор может осуществляться из юридических и физических лиц, только юридических лиц, только физических лиц).

Если лицо, указывается в письме, то у него должен быть заполнен параметр NotesAddress.

В документах Lotus Notes выставляется автор или подпись (по умолчанию берется первая действующая должность сотрудника).

Переадресация

Механизмы замещения

Принцип работы: Администратор в адресной книге сервера может установить пересылку почты. Если такая пересылка установлена правильно, человеку, который указан заместителем, доступны все те же действия, что и исходному пользователю (отдельно не отображается, в обработке доступны действия замещающего). Замещение действует только для согласования.

Заполнение параметров договоров в СЭД Lotus Notes

После выбора наименования организации в карточке договора в СЭД Lotus Notes происходит автоматическое заполнение параметров организации (рисунок 292):