Действующий
11.3.24. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
11.3.25. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, изъятие документов) отмечаются в заверительной надписи.
11.3.26. Внутренняя опись составляется с целью учета документов, подшитых в дело. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение N 33).
При закрытии дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
11.3.27. В отдельных случаях внутренняя опись документов, составленная заново (п.11.3.21), подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.3.28. При изменении состава документов дела (изъятии документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи.
11.3.29. На обложке дела (приложение N 34) указываются реквизиты: наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Все реквизиты оформляются черными чернилами или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере.
11.3.30. Наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально установленного сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Название структурного подразделения и отдела структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием.
11.3.31. При изменении наименования территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения, отдела структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, отдел структурного подразделения) на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.
11.3.32. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.).
Пример: "Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области NN 1-7 за 2006 год".
11.3.34. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись).
11.3.35. На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя.
11.3.36. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные.
11.3.37. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией Центрального архива МЧС России.
11.3.38. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том.
Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: "имеются документы за ... годы".
11.3.39. Крайними датами дел, содержащих годовые планы и отчеты, является год, к которому они относятся. Например, датой дела "Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Ярославской области о пожарах и последствиях от них за 2007 год" является 2007 год.
11.3.40. Крайними датами дела, содержащего утвержденные документы (акты, задания, инструкции и др.), являются даты утверждения первого и последнего документов, составляющих дело.
11.3.42. Крайними датами дела, содержащего переписку, являются даты самого раннего и самого позднего документов дела. Если на входящий документ не было письменного ответа, то следует учитывать дату его исполнения (резолюции, списания в дело).
11.3.43. Крайними датами личного дела являются даты приказа о приеме на работу и дата приказа об увольнении лица, на которое оно заведено.
11.3.44. При обозначении крайних дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
11.4. Хранение дел в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России
11.4.1. С момента заведения и до передачи в архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документы хранятся по месту их формирования в дела.
11.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
11.4.3. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.
В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
11.4.4. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения производится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства под роспись в журнале учета выдачи дел.
11.4.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При этом в обязательном порядке составляется акт об изъятии документов и производится соответствующая запись во внутренней описи дела в графе "Примечание". На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение N 35).
11.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.
11.4.7. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.
XII. Подготовка и передача документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России
12.1. Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в архив по согласованию с начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
12.2. Подготовка документов к сдаче в архив осуществляется в строгом соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 N 160).
XIII. Прием-передача документов, дел при смене руководителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, реорганизации или ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения)
13.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия документов и дел путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.
В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета.
Акт подписывается лицом, передающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником (руководителем) территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (руководителем структурного подразделения).
13.2. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части или организации системы МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления, воинской части или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также архив по акту с утверждением его начальниками (руководителями) обоих территориальных органов, воинских частей или организаций системы МЧС России.