Действующий
Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. При необходимости текст телефонограммы печатается и представляется начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
2.4. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, периодические издания и т.д.
2.5. На зарегистрированных документах, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер, дата поступления и количество листов документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Допускается проставлять штамп на оборотной стороне документа в случае, если на лицевой стороне отсутствует свободное место.
Регистрационные штампы, применяемые в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
2.6. Учет (регистрация) поступающих документов производится в журнале (приложение N 3) или в автоматизированной системе, применяемой в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России для ведения делопроизводства и контроля исполнения документов (далее - автоматизированная система).
Поступающие распорядительные документы вышестоящих организаций могут учитываться в соответствующих журналах отдельно от других документов (приложение N 4). При этом к учетному номеру документа может быть добавлен буквенный индекс, например "Р" (распорядительные документы).
2.7. После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России по решению должностного лица, которому предоставлено это право соответствующим начальником (руководителем), командиром.
На зарегистрированные документы могут составляться проекты резолюций должностным лицом, которому начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России предоставлены на это соответствующие полномочия. В этом случае проекты резолюций оформляются на бланках (приложение N 5) и прикладываются к соответствующим документам. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом резолюции указывается регистрационный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.
2.8. Рассмотренные начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России документы передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для внесения резолюций и отметок о контроле в соответствующие журналы или автоматизированную базу данных. Затем документы передаются в соответствии с резолюциями на исполнение в структурные подразделения. При этом в учетных журналах или автоматизированной базе данных делается соответствующая отметка о передаче документов.
2.9. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Как правило, ответственному исполнителю (указанному в резолюции первым) направляется подлинник документа, остальным исполнителям (соисполнителям) направляются копии.
Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов.
Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
2.10. Категорически запрещается передача документов на исполнение или ознакомление непосредственно из одного структурного подразделения в другое, минуя структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.
2.11. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.
Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.
2.12. Поступившие в структурное подразделение документы докладываются руководителю подразделения и в соответствии с его резолюцией передаются исполнителям.
Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем журнале учета (приложение N 3).
2.13. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых документов.
2.14. Карты, схемы, чертежи, магнитные носители информации, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, учитываются в журналах инвентарного учета (приложение N 6) и хранятся в тубусах, специальных коробках, конвертах и т.д.
2.15. Служебные (типографские) издания учитываются в журналах учета служебных изданий (приложение N 7), независимо от того, поступили они с сопроводительными письмами или без них. Сопроводительные письма учитываются в журнале регистрации входящих документов и на них указывается, под каким номером учтены эти издания в журнале учета.
2.16. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи, передаются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для регистрации. Документу, поступающему вслед за его факсимильной копией, присваивается впоследствии тот же регистрационный номер, что и его копии.
В связи с тем, что текст факсимильной копии недолговечен, рекомендуется с факсимильной копии документа изготавливать ксерокопию до передачи на регистрацию.
2.17. Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются соответствующему начальнику (руководителю) как обычные документы на бумажном носителе. При поступлении по электронной почте документа большого объема, допускается распечатывать сопроводительное письмо (или первый лист документа), остальная часть документа переносится на дискету (диск), передается на регистрацию и докладывается начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
3.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.
3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Инструкции.
3.3. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий.
При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.
3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение N 8) в день их приема от исполнителей.
Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, N 23-3-5, где 23 - порядковый номер документа, 3-5 - индекс дела по номенклатуре дел.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.
3.6. Корреспонденция отправляется, как правило, по реестрам, которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.
3.7. В случае отправки копии документа по каналам факсимильной связи или по электронной почте, оригинал при необходимости досылается почтой.
3.8. Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (внутренние документы). Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.
3.8.1. Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России, другие виды протоколов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.
Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций-участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.
Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.
3.8.2. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.
3.8.3. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс "км", например, N 25-км.
3.8.4.Утвержденные планы основных мероприятий территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется следующим образом, например: N 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 - порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).
3.8.5. Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п.3.8.4 настоящей Инструкции.
3.8.6. Докладные и служебные записки, представляемые начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, после оформления соответствующей резолюции.