Действующий
При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство между ними должны быть распределены должностные обязанности.
передача документов на рассмотрение начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции - исполнителям;
контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;
Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции.
Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.
Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.
С этой целью в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС должны быть разработаны (при методической помощи Центрального архива МЧС России) описи дел, вывозимых по месту размещения, необходимых для дальнейшей работы, и описи дел, подлежащих уничтожению и передаче в Центральный архив МЧС России.
*(2).
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурных подразделениях, созданных для ведения делопроизводства
При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 1). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении обращений граждан и доплатных писем.
Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета (приложение N 2) и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. При необходимости текст телефонограммы печатается и представляется начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России.
Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, периодические издания и т.д.
Регистрационные штампы, применяемые в территориальных органах, воинских частях, организациях системы МЧС России, должны соответствовать образцам, приведенным в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 N 516ДСП.
приложение N 3) или в автоматизированной системе, применяемой в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России для ведения делопроизводства и контроля исполнения документов (далее - автоматизированная система).
2.6. Учет (регистрация) поступающих документов производится в журнале (
Поступающие распорядительные документы вышестоящих организаций могут учитываться в соответствующих журналах отдельно от других документов (приложение N 4). При этом к учетному номеру документа может быть добавлен буквенный индекс, например "Р" (распорядительные документы).
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России по решению должностного лица, которому предоставлено это право соответствующим начальником (руководителем), командиром.
На зарегистрированные документы могут составляться проекты резолюций должностным лицом, которому начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России предоставлены на это соответствующие полномочия. В этом случае проекты резолюций оформляются на бланках (приложение N 5) и прикладываются к соответствующим документам. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом резолюции указывается регистрационный номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.