При оформлении допуска руководителю службы ЗГТ, командиру воинской части, впервые допускающейся к работам с использованием сведений, составляющих государственную тайну (в случае, если в воинской части (организации) отсутствует номенклатура должностей (форма N 3), кратко отражается характер документов или выполняемых работ и степень их секретности со ссылкой на пункты Перечня сведений Вооруженных Сил Российской Федерации, подлежащих засекречиванию.

В отношении граждан, направляемых военными комиссариатами для прохождения военной службы по призыву или поступления в военные образовательные учреждения профессионального образования на должности, предполагающие допуск к государственной тайне, указываются документы, обосновывающие необходимость допуска к государственной тайне;

форма и номер ранее имевшегося у лица допуска к государственной тайне, дата окончания проверочных мероприятий и наименование органа безопасности, который их проводил, причина переоформления допуска к государственной тайне (в случае переоформления допуска к государственной тайне);

отсутствие медицинских противопоказаний для работы со сведениями, составляющими государственную тайну;

обоснование принятия командиром воинской части решения об оформлении допуска к государственной тайне лицу, в отношении которого имеются основания для отказа в допуске к государственной тайне (в этом случае письмо подписывается командиром воинской части);

б) анкета (форма N 4), заполненная лицом не ранее чем за месяц до направления материалов в орган безопасности (кроме этого, в орган безопасности по установленной им форме направляются анкетные данные лица в электронном виде*(19));

в) карточка (форма N 1), зарегистрированная в журнале учета карточек на допуск лиц к государственной тайне (форма N 9).

При оформлении карточки (форма N 1) необходимо учитывать следующее:

первичное заполнение карточки (форма N 1), ее вторых и последующих листов, а также дубликатов карточки (форма N 1) от руки не допускается. Последующие необходимые изменения в карточку (дубликат карточки (форма N 1) разрешается вносить от руки разборчивым почерком;

карточка изготавливается на бумаге плотностью не менее 200  ;

г) учетная карточка на допуск к государственной тайне (форма N 10) (количество экземпляров согласовывается с органом безопасности, проводящим проверочные мероприятия).

При оформлении карточки на допуск к государственной тайне (форма N 10) необходимо учитывать следующее:

карточка изготавливается на бумаге плотностью не менее 200  ;

размер карточки 14,8 см х 10,5 см;

заполнение карточки от руки не допускается;

в строке "Место службы (работы) и должность" указываются место службы (работы) и должность, на которую оформляется лицо;

д) списки на оформляемое лицо и его родственников (форма N 11) (количество экземпляров согласовывается с органом безопасности, проводящим проверочные мероприятия).

При оформлении списков на оформляемое лицо и его родственников (форма N 11) необходимо учитывать следующее:

списки составляются на лиц, имеющих одинаковую фамилию и проживающих в одной области, крае, республике, не по степени родства, а строго по алфавиту (например, Иванов И.П. - брат оформляемого гражданина, оформляемый Иванов О.П., отец Иванов П.Ф., мать Иванова Е.В., сестра Иванова З.П.). При этом на девичью фамилию матери составляется отдельный список; на сестру, вышедшую замуж и принявшую фамилию мужа, - отдельный список (если оформляемый женат, то должен быть составлен отдельный список на жену по девичьей фамилии). Аналогичным образом составляются списки на близких родственников оформляемых лиц, проживающих в других краях, областях, республиках. На оформляемых граждан и их близких родственников, которые проживали и работали в разных областях (краях, республиках), дополнительно составляются отдельные списки по каждой области;

в списки включаются дети старше 14 лет, а также умершие, погибшие, без вести пропавшие и т.п. близкие родственники оформляемого гражданина;

списки составляются на бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12 -14. При составлении списков по девичьей фамилии или на одного-двух человек допускается составление списков на бумаге формата А5 с соблюдением вышеуказанных требований;

заполнение списков от руки не допускается;

списки подписями должностных лиц и печатями организации не заверяются.

36. Органы безопасности могут запрашивать в воинских частях (организациях) дополнительные документы, необходимые для проведения проверочных мероприятий.

Документы, не соответствующие требованиям настоящей Инструкции, возвращаются органом безопасности для доработки.

37. Карточка (форма N 1) с отметкой органа безопасности о проведении проверочных мероприятий и номером допуска к государственной тайне возвращается в воинскую часть (организацию) и повторно в журнале учета (форма N 9) не регистрируется. В графе 4 журнала учета карточек (форма N 9) проставляются номер ответа органа безопасности, дата окончания проверочных мероприятий, условное наименование органа безопасности, проводившего проверочные мероприятия.

38. Одновременное направление в органы безопасности документов для оформления допуска к государственной тайне на нескольких лиц, рассматриваемых на замещение одной должности, не допускается, кроме случая проведения конкурса на замещение вакантной должности, предусмотренного законодательством Российской Федерации.

Воинская часть (организация), проводящая конкурс, в установленном порядке направляет в орган безопасности документы на всех кандидатов, допущенных к участию в конкурсе. Результаты проверочных мероприятий орган безопасности сообщает командиру воинской части, проводящей конкурс. После проведения конкурса по соответствующему запросу орган безопасности высылает карточку (форма N 1) на лицо, выигравшее конкурс.

39. Карточки (форма N 1) хранятся вместе с копиями контрактов или расписками (форма N 2), содержащими обязательства лиц по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне, в картотеке*(20):

на командиров воинских частей - в службах ЗГТ вышестоящих воинских частей или организаций - заказчиков работ;

на личный состав, допущенный к государственной тайне, воинской части (организации), которой оказываются услуги в области защиты государственной тайны, - в службе ЗГТ воинской части (организации), оказывающей услуги в указанной области;

на руководителей организаций, проводящих работы в интересах воинской части, - в организации - заказчике работ.

40. На лиц, которым оформляется допуск к государственной тайне по третьей форме без проведения органами безопасности проверочных мероприятий, оформляется карточка (форма N 1), которая регистрируется в журнале учета (форма N 9) отдельно от карточек (форма N 1), оформленных на лиц, допущенных к государственной тайне с проведением органами безопасности проверочных мероприятий (отдельным разделом в журнале или в отдельном журнале).

41. Решение о допуске лица к государственной тайне оформляется записью в позиции 8 карточки (форма N 1), которая заверяется подписью командира воинской части или уполномоченного им должностного лица и печатью воинской части (организации).

42. На лицо, которому оформляется допуск к государственной тайне, заводится одна карточка (форма N 1). Новая карточка (форма N 1) заводится только в случае, если заведенная карточка была уничтожена в соответствии с пунктом 50 настоящей Инструкции.

43. При переводе (без расторжения контракта) лица в другую воинскую часть на должность, предусматривающую работу со сведениями, составляющими государственную тайну, в том числе после окончания учебных заведений Министерства обороны, указанная карточка (форма N 1) вместе с копией контракта или распиской (форма N 2) по письменному запросу службы ЗГТ соответствующей воинской части пересылается по новому месту службы (работы).

В случае увольнения лица из воинской части (организации) в службу ЗГТ по новому месту военной службы (работы) или в военные комиссариаты по месту его приписки направляется только карточка (форма N 1), оформленная с проведением органами безопасности проверочных мероприятий.

На личный состав расформированных воинских частей (организаций) карточки (форма N 1) вместе с копиями контрактов или расписками (форма N 2) пересылаются в воинские части (организации) - правопреемники. При отсутствии правопреемника указанные документы направляются в службу ЗГТ вышестоящей воинской части (организации) или организации - заказчика работ.

На лиц, пребывающих в запасе и подлежащих призыву на военную службу по мобилизации, в период военного положения и в военное время карточки (форма N 1) пересылаются по запросу воинских частей, в которые данные лица направлены для прохождения военной службы (работы).

Карточка (форма N 1), оформленная на лицо, допущенное к государственной тайне по третьей форме без проведения проверочных мероприятий, при его увольнении в другие организации не пересылается.

44. В случае направления в воинскую часть (организацию Российской Федерации) карточки (форма N 1) должностного лица, не отстраненного от работы со сведениями, составляющими государственную тайну, службой ЗГТ взамен отправленной карточки (форма N 1) оформляется справка о допуске (формы N 6 - 8), которая в этом случае подписывается командиром воинской части. Данная справка после убытия лица к новому месту службы (работы) подшивается в дело со справками о допуске (формы N 6 - 8).

45. При отсутствии в позициях карточки (форма N 1) места для соответствующих записей в установленном порядке заполняется новый бланк карточки (форма N 1), который учитывается как дополнительный лист к имеющейся карточке (форма N 1). При этом на первом листе карточки (форма N 1) делается соответствующая предупредительная надпись, например: "Внимание! Оформлен лист N 2", а в графе "Примечание" журнала учета (форма N 9) указывается количество листов в карточке (форма N 1).

На новом листе карточки (форма N 1) в обязательном порядке заполняются позиции 1 и 2, вклеивается фотография, проставляются заверяющие ее записи, в том числе печать воинской части (организации), а также учетный номер карточки (форма N 1) и номер листа, например: "N М-15, лист N 2". Остальные графы заполняются только в случае отсутствия места на первом (предыдущем) листе карточки (форма N 1).

Воинская часть (организация), оформившая допуск к государственной тайне лицам, состоящим на воинском учете, направляет в соответствующие военные комиссариаты по их запросам уведомления о форме допуска к государственной тайне, его номере, дате окончания проведения проверочных мероприятий, наименовании органа безопасности, проводившего проверочные мероприятия, а также сведения о фактах переоформления или прекращения допуска к государственной тайне.

46. Если в течение 6 месяцев после проведения проверочных мероприятий решение о допуске лица к государственной тайне не принято, отметка о проведении органами безопасности проверочных мероприятий в карточке (форма N 1) становится недействительной.

В этом случае в орган безопасности, проводивший проверочные мероприятия, службой ЗГТ в месячный срок направляется уведомление (примерный образец N 4).

47. Лицам, которые переведены на должности, не предусматривающие наличие допуска к государственной тайне (находящимся в распоряжении командира воинской части), уволились из воинской части, в том числе при расторжении контракта, в связи с проведением организационных и (или) штатных мероприятий, закончили обучение в учебном заведении и т.п., доступ к государственной тайне прекращается решением командира воинской части. Данное решение объявляется в приказе.

48. В отношении лиц, указанных в пункте 47 настоящей Инструкции, на которых в течение 6 месяцев не затребованы карточки (форма N 1), действие допуска прекращается. Решение о прекращении допуска лица к государственной тайне оформляется записью в позиции 8 карточки (форма N 1), которая заверяется подписью командира воинской части и печатью воинской части (организации).

49. При прекращении допуска лиц к государственной тайне в случае, предусмотренном пунктом 48 настоящей Инструкции, в орган безопасности по месту расположения воинской части (организации) службой ЗГТ в месячный срок направляется уведомление (примерный образец N 4). Уведомление (примерный образец N 4) о прекращении допусков по третьей форме, оформленных без проведения органами безопасности проверочных мероприятий, в органы безопасности не направляется.

При прекращении допуска лиц к государственной тайне в случаях, предусмотренных подпунктами "б" и "в" пункта 14 настоящей Инструкции, проставляется соответствующая отметка в позиции 10 карточки (форма N 1), а в орган безопасности в 10-дневный срок направляется уведомление (примерный образец N 4).