СТО УП «Регламент согласования офисом управления проектами договоров поставки между Генеральным поставщиком и контрагентом»

1.1. Настоящий стандарт организации (далее – СТО) устанавливает порядок согласования офисом управления проектами договоров поставки между Генеральным поставщиком (в роли покупателя) и контрагентом (в роли поставщика) в рамках реализации инвестиционно-строительного проекта, управление которым входит в технологию develop-man и основан на методологии develop-man.

1.3. Настоящий СТО обязателен для исполнения всеми участниками системы стандартов бренда develop-man, в том числе:

− ЕИО Генерального поставщика – должностное лицо, действующее от имени специализированной организации, определенной тарифным соглашением и аккредитованной согласно СТО УП «Заключение договоров с аккредитованными организациями при реализации инвестиционных проектов» (далее – Генерального поставщика);

− Менеджером Генерального поставщика – ответственное лицо со стороны Генерального поставщика;

− специалистом по работе с базой данных закупки со стороны офиса управления проектами (далее – Специалист по закупке);

− модератор ИС МТ.

1.4. При использовании данного СТО применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящего СТО.

2.1. Алгоритм процесса согласования офисом управления проектами договора поставки и (или) спецификации по форме «Поставка к сроку» между Генеральным поставщиком и контрагентом представлен на рисунке 1:

2.2.1. Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента выбора поставщика выполняет одно из следующих действий:

1) формирует договор с поставщиком, используя СТО СТД 003-2014 Договор поставки и спецификацию по форме «Поставка к сроку»;

2) создает спецификацию по форме «Поставка к сроку» согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Автоматизация генеральных поставок» в случае, если уже существует действующий договор с выбранным поставщиком. 

2.2.2. Менеджер Генерального поставщика указывает в карточке спецификации используемый способ отбора поставщика согласно СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту».

2.2.3. В случае, если контрагент определен способом отбора «С помощью конкурентной закупки», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо указать в карточке спецификации ссылку на результаты проведенной закупки и включить в цикл согласования именно того Специалиста по закупке, который являлся ответственным за ее проведение.

2.2.4. В случае, если контрагент определен способом отбора «По результатам прошедших ранее конкурентных закупок», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо указать в карточке спецификации ссылку на результаты проведенной ранее закупки.

2.2.5. В случае, если контрагент определен способом отбора «Самостоятельно», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо приложить в карточку спецификации минимум 3 (три) полученных коммерческих предложения.

2.2.6. В случае, если Менеджер Генерального поставщика заранее предусматривает наличие рисков в спецификации, то ему необходимо в карточке спецификации указать аргументированное обоснование необходимости заключения такой спецификации (в том числе ссылки на соответствующие документы).

2.2.7. Менеджер Генерального поставщика после выполнения вышеописанных требований направляет созданный документ на согласование Специалисту по закупке.

2.2.8. После отправки на согласование договора и (или) спецификации «Поставка к сроку» внесение каких-либо изменений в данные документы категорически запрещено.

В случае, если в процессе согласования необходимо внесения изменений в согласуемый или согласованный документ, то Менеджеру Генерального поставщика следует последовательно выполнить следующие действия:

1) снять с согласования (если документ находится в процессе согласования);

2) внести соответствующие изменения;

3) оставить комментарий с указанием подробной информаций о внесенных корректировках в данный документ;

4) отправить на полный цикл согласования (в том числе с участием Специалиста по закупке).

2.3.1. Специалист по закупке, после получения на согласование спецификации по форме «Поставка к сроку», в течение 1 (одного) рабочего дня проверяет её и выполняет действия согласно п. 2.3.2 – 2.3.9 настоящего СТО (в том числе, используя вспомогательную таблицу 1).

2.3.2. В случае, если в спецификации обнаружены технические замечания (не выполнения требований раздела 2.2 настоящего СТО, наличие просроченных сроков поставки, указанных в спецификации и т.д.), то Специалист по закупке приостанавливает проверку документа и отправляет его на доработку Менеджеру Генерального поставщика с указанием выявленных замечаний.

В таком случае Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня выполняет одно из следующих действий:

1) устраняет направленные ему замечания и повторно отправляет скорректированную спецификацию на согласование Специалисту по закупке;

2) сторнирует спецификацию, указывает в ней соответствующую отметку (в том числе о прекращении работы с документом), после чего направляет письменное уведомление Специалисту по закупке о прекращении работы с согласовываемым документом.

2.3.3. В случае, если для выбора контрагента в полученной спецификации нарушены сроки проведения этапов, установленные в СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту», то Специалист по закупке уведомляет об этом ЕИО Генерального поставщика.

2.3.4. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «Незначительные» (см. таблицу 1), то Специалист по закупке указывает обнаруженные риски в отметках к документу и согласовывает спецификацию.

2.3.5. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «Значительные» (см. таблицу 1), то:

1) Специалист по закупке отказывает в согласовании и указывает обнаруженные риски в отметках к документу (если риск измеряемый, то дополнительно его количественное значение), замечания и рекомендации, после чего направляет ответственному Менеджеру Генерального поставщика;

2) Менеджер Генерального поставщика либо выполняет полученные рекомендации для снятия выявленных рисков, либо обосновывает необходимость заключения рассматриваемой спецификации с выявленными рисками и включает в цикл согласования ЕИО Генерального поставщика, ЕИО организации со стороны заказчика материалов и оборудования и Специалиста отдела закупок.

3) При согласовании ЕИО Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения спецификации выполняет одно их следующих действий:

а) если согласен с предоставленным обоснованием и принимает указанные риски, то согласовывает спецификацию с обязательной отметкой «С обоснованием согласен. Обозначенные риски принимаю».

б) если принимает риски, но не согласен с предоставленным обоснованием или считает, что оно не полное, то: