Действующий
Приказ Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности"
В целях практической реализации положений подпунктов 3 и 4 пункта 2.4.1 и исполнения пункта 6.5 Плана реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011-2013 годах, утвержденного приказом ФНС России от 23.12.2011 N ММВ-7-1/979@ (с учетом изменений и дополнений, утвержденных приказами ФНС России от 24.05.2012 N ММВ-7-1/352@, от 11.11.2013 N ММВ-7-1/486@), приказываю:
приложению к настоящему приказу.
1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности (далее - Порядок) согласно
Порядку, начиная с 01 октября 2014 года.
4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, Межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение документов налоговой и бухгалтерской отчетности в условиях централизованного хранения согласно
Порядок с учетом результатов его апробации в рамках пилотного проекта по освоению технологии централизованного хранения налоговых документов.
5. Управлению модернизации налоговых органов (И.А. Мирошникова) совместно с Аналитическим управлением (В.Н. Засько) и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин), при необходимости, не позднее 28 ноября 2014 года внести изменения в Порядок организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности (утв. приказом Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@)
АИС "Налог-ЦОД" | Система автоматизации технологий централизованной обработки данных |
Архивная папка | Разновидность архивной тары, предназначенная для размещения документов/конвертов на архивное хранение и обеспечивающая фиксацию размещаемых в ней документов/конвертов почтовых отправлений (завязки, резинки и т.п.) |
Архивная тара | Тара, предназначенная для размещения объектов хранения в архиве |
Архивный фонд | Состав документов, подлежащих передаче в архив: - бухгалтерская и налоговая отчетность; - конверты почтовых отправлений. |
Архивохранилище (архив) документов | Здание, помещение или другое место для хранения папок (тар), оборудованное стеллажами, с нанесенными на них регистрационными номерами |
Владелец документа | ИФНС, передавшая на хранение документ |
ИС ЦОХД | Типовой масштабируемый программный комплекс, обеспечивающий планирование, учет, контроль и выполнение технологических процессов центра обработки и хранения документов (ЦОХД) |
ИФНС | Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам |
НБО | Налоговые декларации (расчеты) и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, представленные налогоплательщиками на бумажном носителе в налоговые органы Российской Федерации |
Объект хранения | Документ (конверт), пачка или дело, помещенные в архивную папку или опечатанную архивную тару нестандартных размеров, подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение |
Пачка | Совокупность однородных документов или конвертов почтовых отправлений, комплектуемых в составе одного сопроводительного документа и имеющих один и тот же срок хранения |
Передаточная опись | Документ, включающий в себя перечень объектов хранения, предназначенных для передачи на централизованное хранение |
ПК "Архивист" | Программный комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности оперативных хранилищ (архивов) документов ИФНС |
План-график | Документ, определяющий для ИФНС сроки (даты) передачи на централизованное хранение объектов хранения |
ПО | Программное обеспечение для ведения архива: АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ, ИС ЦОХД |
Реестр пачки | Перечень документов, входящих в состав пачки документов. Реестр пачки передается в Филиал ФКУ в составе архивной тары |
СОИФНС | Подсистема АИС "Налог-ЦОД", обеспечивающая реализацию функций взаимодействия СПОНИ и СЭОД в ИФНС |
СПОНИ | Подсистема АИС "Налог-ЦОД", обеспечивающая реализацию функций подготовки и обмена налоговой информации в ФКУ |
СЭД | Система электронного документооборота ФНС России |
СЭОД | Система электронной обработки данных ИФНС |
Уникальный номер | Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения или объект учета (стеллаж, секция и архивная полка). Уникальный номер формируется в виде GUID-номера или в формате EAN13 |
Уполномоченный сотрудник | Сотрудник УФНС/ИФНС или Филиала ФКУ (доверенное лицо), ответственный за доставку, прием-передачу документов на централизованное хранение. Доверенное лицо должно иметь оформленную доверенность |
УФНС | Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации |
Филиал ФКУ | Филиал Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва) в субъекте Российской Федерации |
ФНС России | Федеральная налоговая служба |
ЦА ФКУ | Федеральное казенное учреждение "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва) |
Централизованная обработка | Обработка документов Филиалом ФКУ в соответствии с Регламентом ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (их представителями) налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, утвержденным Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@. |
- документы НБО, прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@;
- документы НБО, не прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@,
в т.ч. документы НБО, ранее не учтенные в ПК "Архивист" (документы, хранящиеся в оперативном хранилище ИФНС и обработанные до установки ПК "Архивист");
Приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (с изменениями и дополнениями).
2.5. Сроки хранения документов определяются
п.п. 2.11.1, 2.11.2 осуществляются УФНС/ИФНС и Филиалом ФКУ соответственно.
2.12. Настройка и администрирование аппаратных и программных средств, указанных в
Приложение N 1 к настоящему Порядку) направляются ИФНС и Филиалом ФКУ в УФНС не позднее 1 декабря текущего календарного года. УФНС направляет обобщенную информацию в ИФНС и Филиал ФКУ не позднее 5 декабря текущего календарного года.
3.2. Актуальные списки координаторов по взаимодействию (
Приложение N 2 к настоящему Порядку).
4.1. Ежегодно, не позднее 1 ноября текущего календарного года, ИФНС направляют в УФНС сведения о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение на следующий календарный год в электронном виде в формате MS Excel (
п. 4.1, в электронном виде в формате MS Excel (Приложение N 2 к настоящему Порядку).
4.2. УФНС не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения документов в интересах данного УФНС, сводные данные, указанные в
п. 4.2, Филиалом ФКУ разрабатывается для каждого УФНС План-график (Приложение N 3 к настоящему Порядку) на предстоящий календарный год. Если в процессе разработки Плана-графика, запрашиваемая УФНС потребность в централизованном хранении, превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем документов, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, в интересах которых осуществляется архивное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуто иное соглашение сторон. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ средствами СЭД в формате MS Excel направляет План-график на согласование в УФНС.
4.3. На основании сведений, указанных в
Плана-графика от Филиала ФКУ, согласовывает План-график и средствами СЭД направляет согласованный План-график в формате MS Excel в Филиал ФКУ, либо направляет предложения по корректировке Плана-графика.
4.4. УФНС в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения
Планов-графиков от УФНС, Филиал ФКУ вносит корректировки в Планы-графики в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты получения предложений от УФНС, в интересах которых осуществляется централизованное хранение документов в данном Филиале ФКУ, либо формирует протоколы разногласий, которые средствами СЭД направляет в соответствующие УФНС и ЦА ФКУ.
4.5. В случае поступления предложений по корректировке