СТО СМК «Порядок подготовки, созыва и проведения ежеквартальных заседаний Совета директоров Общества»

1.1. Настоящий стандарт организации «Порядок подготовки, созыва и проведения ежеквартальных заседаний Совета директоров Общества» устанавливает порядок подготовки, созыва и проведения ежеквартальных заседаний Совета директоров Общества, а также оформления и хранения протоколов ежеквартальных заседаний Совета директоров Общества.

1.2. Стандарт разработан в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом "Об Обществах с ограниченной ответственностью", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом и Положением о Совете директоров Общества (далее - Общество).

1.3. Применение настоящего Стандарта является обязательным для органов Общества, аккредитованных консалтинговых компаний, оказывающих услуги Обществу и лиц, принимающих участие в ежеквартальных заседаниях Совета директоров Общества.

2.1. Ежеквартальные заседания Совета директоров Общества проводятся в период с 20 числа 2 месяца каждого квартала по 10 число 3 месяца каждого квартала. В случае необходимости Председатель Совета директоров может принять решение о проведении внепланового ежеквартального заседания Совета директоров.

2.2. Повестка дня ежеквартальных заседаний Совета директоров Общества должна включать в себя следующие вопросы:

2.2.1. предварительное рассмотрение и утверждение отчетов о реализации фаз инвестиционного проекта по договору на осуществление функций единоличного исполнительного органа Общества с управляющим (Управляющей компанией), трудовому договору;

2.2.2. предварительное рассмотрение вопроса о выплате единоличному исполнительному органу Общества бонуса (при наличии в договоре условий о выплате бонусов и при превышении фактической СЧА над СЧА по Базовому плану реализации проекта по итогам реализации фазы проекта), выработка рекомендаций высшему органу управления Общества по выплате бонусов;

2.2.3. рассмотрение заключения аккредитованной консалтинговой компании по аудиту исполнения единоличным исполнительным органом Общества договора на осуществление функций единоличного исполнительного органа (трудового договора), принятие решений по результатам аудита:

2.2.3.1. выработка рекомендаций высшему органу управления по расторжению договора с единоличным исполнительным органом Общества (при наличии нарушений);

2.2.4. утверждение Обществом Стандартов, обязательных для применения в Обществе;

2.2.5. последующее утверждение договоров поставки, заключенных Обществом с нарушением порядка, установленного СТО Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту (ИСП) (при наличии таких договоров);

2.2.6. прочие вопросы, включенные в повестку дня по инициативе членов Совета директоров, единоличного исполнительного органа Общества, отнесенные к компетенции Совета директоров Общества.

3.1. Корпоративный секретарь осуществляет функции по организационному и информационному обеспечению работы ежеквартальных заседаний Совета директоров Общества.

3.2. Корпоративный секретарь избирается на каждом ежеквартальном заседании членами Совета директоров Общества большинством голосов его членов, принимающих участие в заседании из числа членов Совета директоров, работников аккредитованной консалтинговой компании, оказывающей услуги Обществу. Избранный корпоративный секретарь исполняет свои функции и участвует в проведении следующего ежеквартального заседания Совета директоров Общества.

1) запрашивает у членов Совета директоров, единоличного исполнительного органа Общества предложения в повестку дня не установленные в п.2.2. настоящего Стандарта;

2) подготавливает запросы о предоставлении информации (материалов) по вопросам повестки дня заседаний Совета директоров в адрес подразделений Общества и аккредитованных консалтинговых компании;

3) запрашивает у единоличного исполнительного органа Общества, аккредитованных консалтинговых компаний информацию по Стандартам, которые были введены в действие единоличным исполнительным органом Общества либо которые обязательны для применения Обществом и должны быть утверждены на Совете директоров;

4) анализирует и составляет перечень договоров поставки, заключенных Обществом с нарушением порядка, установленного СТО Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту (ИСП) (при наличии таких договоров);

5) запрашивает и получает у аккредитованной консалтинговой компании в области управления персоналом заключение по итогам аудита исполнения условий договора на осуществление функций единоличного исполнительного органа Общества c приложением отчета о реализации фаз инвестиционного проекта по договору на осуществление функций единоличного исполнительного органа Общества с управляющим (Управляющей компанией), трудовому договору;

6) осуществляет иные мероприятия, необходимые для проведения ежеквартального заседания Совета директоров Общества.

Запросы корпоративного секретаря являются обязательными для исполнения в течение 5 рабочих дней с момента направления запроса.

3.4. К функциям корпоративного секретаря, в том числе относится:

1) разработка и представление членам Совета директоров проекта повестки дня ежеквартального заседания Совета директоров в соответствии с предложениями, поступившими от членов Совета директоров, единоличного исполнительного органа Общества;

2) согласование с Председателем Совета директоров или с заместителем Председателя Совета директоров времени и даты проведения ежеквартального заседания Совета директоров Общества;

3) обеспечение подготовки и рассылки документов (материалов), необходимых для организации и проведения ежеквартального заседания Совета директоров (уведомление о проведении заседаний, проекты решений по вопросам повестки дня заседания, проекты документов для предварительного ознакомления и др.);

4) организация подготовки и представления документов (информации) по запросам членов Совета директоров;

5) подготовка запросов и ответов на письма от имени Совета директоров Общества;

6) контроль за достоверностью предоставляемой информации и правильностью оформления документов, выносимых на рассмотрение и утверждение Советом директоров;

7) организация ведения записи хода ежеквартальных заседаний Совета директоров, в том числе, с согласия всех присутствующих на видео-аудио, записывающие носители;

8) организация хранения электронных ежеквартальных протоколов заседаний Совета директоров в электронной базе;

9) оформление протоколов ежеквартальных заседаний Совета директоров и выписок из протоколов заседаний Совета директоров;

10) рассылка документов, утвержденных Советом директоров;

11) выполнение иных функций, предусмотренных настоящим Положением, поручениями Председателя и членов Совета директоров Общества.

3.5. Корпоративный секретарь имеет право запрашивать и получать информацию, необходимую для проведения ежеквартальных заседаний Совета директоров у подразделений Общества и аккредитованной консалтинговой компании.

4.1. Ежеквартальное заседание Совета директоров Общества созывается корпоративным секретарем.

4.2. В сроки, установленные для проведения заседания Совета директоров Корпоративный секретарь посредством электронного письма в электронной почте либо в информационной системе, запрашивает у членов Совета директоров, единоличного исполнительного органа Общества предложения в повестку дня не установленные в п.2.2. настоящего Стандарта. Указанные предложения направляются корпоративному секретарю в форме электронного письма посредством электронной почты либо информационной системы, участниками которой являются Члены Совета директоров Общества, Единоличный исполнительный орган Общества, корпоративный секретарь и иные лица, участвующие в ежеквартальном заседании Совета директоров Общества (далее – информационная система), в том числе:

4.3. Уведомление о проведении ежеквартального заседания Совета директоров готовится корпоративным секретарем в виде электронного документа и подписывается электронной подписью Председателя Совета директоров или заместителя Председателя Совета директоров.

4.4. Уведомление о проведении ежеквартального заседания Совета директоров должно содержать:

- полное фирменное наименование Общества;

- формулировку вопросов повестки дня;