Работа с заявками по услугам в СЭД Lotus

Настройка БД «Заявки»

Права доступа:

Всем пользователям базы (кроме администраторов) раздать права Authors, в т.ч. DraftReader. Поставить флажок Create Documents.

Для группы пользователей, которым требуется видеть ВСЕ ДОКУМЕНТЫ, дать роль [editAll]. Также установить роль LocalDomainServers.

Обычный пользователь видит заявку, если он:

• автор
• руководитель заказчика
• участвовал в согласовании документа
• контролер
• исполнитель
• ему пересылалась заявка через кнопку «обработать»
• он добавлен в доступ вручную.

Определения

Услуга – совокупность мероприятий и действий, которая может быть оказана заказчику организацией.

Карточка услуги – документ, в котором указаны основные параметры услуги, а также указаны контролеры и исполнители услуги по управлениям/отделам, сопутствующие услуги (если есть), настройки бизнес-процессов и дополнительные поля, предлагаемые для заполнения заказчику при создании заявки по данной услуге.

Настройки услуги – исполнители, контролеры, сопутствующие услуги, дополнительные поля и настройка бизнес-процесса в карточке услуги.

Сопутствующая (детальная) услуга – услуга, которая должна или может быть выполнена вместе с некоторой заданной услугой и указанная в настройках услуги.

Комплексная услуга – услуга, вместе с которой может быть выполнена совокупность сопутствующих услуг.

Заявка – создаваемый заказчиком документ-требование выполнить услугу организации. В заявке присутствуют стадии выполнения, характеризующие её жизненный цикл.

Комплексная заявка – заявка, созданная на основе комплексной услуги.

Сопутствующая (детальная) заявка – заявка на сопутствующую услугу, имеющая «родителя» – комплексную заявку.

Создание и настройка карточки услуги

Предварительные требования, не относящиеся к работе с БД «Услуги».

1. Услуга должна быть заведена в 1С.

2. Услуга должна быть выгружена в промежуточную «шину данных» – БД «Товары и услуги» (выгрузка данных осуществляется в автоматическом режиме ежедневно).

Порядок действий по созданию и настройке карточки услуги.

1. Открыть вид «Услуги → по разделам» (рисунок 1).

2. Нажать кнопку «Получить из БД «Услуги» (рисунок 2).

3. В открывшемся окне выбрать услугу или услуги, которые требуется завести в данной БД и нажать «ОК» (рисунок 3).

4. После выполнения действий, указанных выше, в БД будут созданы не повторяющиеся карточки услуг (если была выбрана услуга, которая уже заведена в БД, то добавление услуги не произойдёт). Если в карточке услуги еще нет настроек, то на основании этой услуги пока нельзя создать заявку.

5. В открытой карточке услуги необходимо выбрать или заполнить вручную раздел (или разделы через запятую), в которых нужно поместить карточку услуги на рисунках 4, 5 (разбиение по разделам – логическое, чтобы пользователю было легче ориентироваться в списке услуг).

5.1 Количество по факту выполнения.

5.1.1 В карточке настройки услуги можно указать пункт «количество по факту выполнения».

Для таких заявок контролерам и исполнителям до момента выгрузки заявки в 1С доступно изменение количества по факту по заявке: для этого нужно перейти в режим редактирования Редактирование производится независимо от того, является ли услуга «обычной», «комплексной» или «сопутствующей».

В примере, представленном на рисунке 6, количество указано ранее.

В примере, представленном на рисунке 7, количество не было указано ранее.

5.1.2 При создании заявки для услуг с количеством по факту выполнения количество не вводится. Если услуга комплексная, и хотя бы одна из сопутствующих – по факту выполнения, общая сумма не показывается. В карточке комплексной заявки поля итого по заявке пересчитываются (для этого нужно перейти в режим редактирования)

5.1.3 В заявке нельзя поставить отметку о выполнении, если в ней есть услуга с выставленным флажком и количество по такой услуге равно 0.

6. Назначение исполнителей и контролеров по услуге.

Для того чтобы изменить список управлений/отделов необходимо нажать на соответствующую кнопку редактирования. Пример представлен на рисунке 8.

В открывшемся окне (рисунок 9) следует указать управление/отдел и контролеров заявки. Исполнителей можно не указывать, в этом случае, при отправке на исполнение заявка отправляется только контролерам, которым следует через меню «обработки» назначить исполнителей.

Управлений/отделов по заявке может быть несколько. Добавление новых, редактирование и удаление существующих отделов и управлений осуществляется по кнопке на рисунке 10.

7. Настройка комплексной услуги

Предварительные действия:

Перед настройкой карточки комплексной услуги должна быть осуществлена настройка по каждой детальной услуге (как минимум, должны быть указаны управления/отделы, контролеры этих детальных услуг).