933 × 293 пикс.     Открыть в новом окне	Кнопка "Создать заявку" на форме новой заявки

Заявка будет создана в статусе согласно ТЗ («Исполнена» или «На исполнении»). Заявка «На исполнении» будет переведена в статус «Исполнена» при отправке договора на согласование.

Отчеты по созданным заявкам на основании документа

Для того чтобы просмотреть список заявок по документу нужно выбрать «Заявки...-> Созданные заявки (УК)». На рисунке 38 представлен пример отчета по созданным заявкам.

При нажатии на ссылку можно открыть документ заявки. В заявке находится ссылка на исходный документ (рисунок 39).

Для канцелярии доступны пункты, представленные на рисунке 40.

Будет выдан диалог выбора организации (для договоров), или организация-заказчик будет подставлена автоматически (для БД «ПУД»), осуществлен поиск договоров в карточках соответствий (услуга, заказчик) → договор.

Исполнение заявок по частям

1. Для подключения функционала частичного исполнения услуги необходимо в карточке услуги на вкладке «Настройка бизнес-процесса» установить галку «услуга может оказываться по частям», после этого в любых заявках по данной услуге становится доступен функционал на вкладке «Факт исполнения» (если не доступен сразу, требуется снова зайти в Lotus)

2. Если флаг частичного выполнения установлен, в этом случае в статусах «На исполнении», «Исполнена частично» контролерам, исполнителям доступны кнопки «Добавить факт частичного исполнения», «Отменить последнюю операцию».

3. Частичное выполнение услуг отмечается в таблице 1.

[TABLE_NAME]Таблица 1 ­– Таблица частичного выполнения услуг[/TABLE_NAME]

Дата исполнения	Ответственный	Количество	Согласование	Выгрузка в 1С
15.09.2010 (еще не согласована)	исполнитель / контролер, отметивший факт выполнения	2	(пустая строка, " ") - на согласовании у руководителя флаг установлен, но руководитель еще не согласовал частичное выполнение заявки	нет документ еще не выгружался в 1С
15.09.2010 (согласование не требуется)			не требуется в настройках услуги не стоит флаг "результат согласовывается с заказчиком"	20.09.2010 (дата выгрузки)
15.09.2010/18.09.2010 15 сент - исполнена 18 сент - выполнение согласовано			отклонена / или / согласована

4. При добавлении отметки о выполнении проверяется общее количество по заявке и если оно не равно «по факту выполнения», ввод кол-ва услуг должен быть ограничен [общее количество по услуге] - [общее количество по всем строкам факта выполнения].

Если введенное количество равно остатку, перед добавлением строки появляется сообщение: «Перевести услугу в исполненные?». В этом случае изменяется статус услуги на «Исполнена» или «Исполнена. На согласовании руководителя заказчика», отправляются стандартные уведомления

Примечание: количество услуг считается среди согласованных услуг и тех, которые еще на согласовании.

5. Для уведомления руководителя заказчика о необходимости согласовать факт частичного исполнения услуги предусмотрено действие в обработке «Отправить на согласование частичного исполнения заказчику».

6. Выгрузка в 1С частично-исполненных заявок осуществляется по строкам, в колонке «выгрузка в 1С» ставится дата, когда реально был выгружен в 1С документ.

Заявка «Сверка расчетов»

В документе ПУД, панель действий, «Заявки…→ Связать с заявкой УК (сверка расчетов)» (рисунок 41)

Механизмы замещения

1. Реализованы уведомления заказчикам о заявках в статусе «Черновик. На доработке». По утрам автору заявки приходит письмо со списком заявок в указанном статусе.

2. Механизмы замещения.

Принцип работы: Администратор в адресной книге сервера может установить пересылку почты. Если такая пересылка установлена правильно, человеку, который указан заместителем, доступны все те же действия, что и исходному пользователю (отдельно не отображается, в обработке доступны действия замещающего).

Печать заявки в формате PDF и подписание ЭЦП

Для определенных типов заявок есть возможность печати заявки в формате .PDF и открытия хранилища файлов ЭЦП для подписания.

По кнопкам «Печать PDF → заявки» (рисунок 42) файл непосредственно выгружается в заявку (рисунок 43).

После двойного клика мыши по документу файл открывается в программе Adobe Acrobat Reader (Foxit reader). На рисунке 44 представлен пример выгруженного файла.

По кнопке «Открыть хранилище ЭЦП»

256 × 27 пикс.     Открыть в новом окне

открывается форма ЭЦП, на которой можно осуществить подпись документа (рисунок 45).

Описание работы с хранилищем ЭЦП представлено в инструкции пользователя «Хранилище ЭЦП».

Выгрузка физических лиц в 1С

При выгрузке заявок Лотус для определенных видов услуг в настройках карточек услуг имеется поле для выбора физического лица в поле «Инициатор» (рисунок 46).

Выбор осуществляется из каталога лиц (рисунки 47).

По выгруженным заявкам в «1С Бухгалтерия» заполняется данное поле в регистре «Исполнение заявок Лотус» (см. раздел Справочник «Заявки Лотус»).

Установлен запрет на изменение карточек услуг, оказываемых управлением «Экспертиза. Управление информационных технологий»

Удаление ошибочных заявок

В СЭД Lotus предусмотрен функционал удаления заявок созданных ошибочно.

В главном меню документа заявки выбрать «Действия\Заявка\Отменена как ошибочная» (рисунок 48).

В СЭД Lotus заявка примет статус «Отменена как ошибочная».

В случае если заявка выгружалась в 1С, данные загрузки будут удалены.