Данная разработка предназначена для автоматизации учета помещений, передачи в аренду, возврата из аренды, а также для автоматизации процесса начисления арендной платы и выставления услуг аренды помещений.

Схема работы с документами

Схема работы с документами для ведения управленческого учета аренды помещений изображена на рисунке 1.

Справочник «Помещения»

Справочник «Помещения» предназначен для хранения информации о различных помещениях. Данный справочник подчинен справочнику «Основные средства».

Элементы справочника «Помещения» являются единицами аренды. Можно выделить следующие правила для заполнения информации:

• В аренду может передаваться часть помещения;
• Учет ведется по количеству кв. метров площади, находящейся в аренде;
• В аренду передаются кв. метры общей площади помещения.

Внешний вид справочника представлен на рисунке 2.

Реквизиты справочника «Помещения»:

• Код;
• Наименование;
• Основное средство – ссылка на справочник «Основные средства»;
• Группа;
• Вид недвижимости – ссылка на справочник «Виды недвижимости» (рисунок 3);

• Класс помещения можно выбрать только из определенных значений (рисунок 4);

• Площадь общая (кв.м.);
• Площадь полезная (кв.м.);
• Адрес – строка, формирование которой происходит при подборе составляющих адреса из классификатора адресов (рисунок 5).

На форме элемента справочника отображается текущая информация по статусу помещения:

• Свободно,
• В аренде.

Статус «Свободно» отображается в случае, если имеется свободная площадь помещения. Здесь также указано количество свободных квадратных метров площади помещения (рисунок 6).

Если вся площадь помещения свободна, то количество квадратных метров не прописывается (рисунок 7).

Статус «В аренде» отображается в случае, если вся площадь помещения передана в аренду (рисунок 8).

Документ «Установка параметров помещений»

Документ предназначен для регистрации изменения параметров помещений во времени для целей автоматизации процесса.

Внешний вид документа представлен на рисунке 9.

Параметры помещения устанавливаются с даты документа.

Реквизиты табличной части:

• Помещение;
• Сводная услуга – ссылка на справочник «Номенклатура», заполняется с помощью обработки «Выбор услуги организации» (рисунок 10);

• Детальная услуга – ссылка на справочник «Номенклатура», заполняется с помощью обработки «Выбор услуги организации» (рисунок 11);

Стоимость детальной услуги устанавливается документом «Установка цен и нормативов детальных услуг» подсистемы «Услуги организации», фиксируется в спецификации к договору и при передаче площади помещения в аренду.

• Базовая ед. измерения заполняется автоматически базовой единицей измерения детальной услуги;
• Стоимость кв. м;
• Площадь общая;
• Площадь полезная;
• Способ расчета можно выбрать только из определенных значений (рисунок 12).

Документ «Спецификация к договору»

Внешний вид документа представлен на рисунке 13.

Реквизиты шапки документа:

• Номер;
• Дата;
• Арендодатель – ссылка на справочник «Организации»;
• Арендатор – ссылка на справочник «Контрагенты»;
• Договор заполняется автоматически при установке связи карточки договора СЭД Лотус и спецификации;
• Цены и нормативы на дату;
• Период аренды – обязательно для заполнения:

– Дата начала,

– Дата окончания.

• Вариант печатной формы – ссылка на справочник «Печатных формы документов». Для вида операции «Спецификация к договору аренды помещений» доступен только вариант печатной формы «Аренда помещений»;
• Объект;
• Вид работ.

По кнопке «Заполнить» – «Заполнить переданными в аренду» табличная часть заполняется уже переданными в аренду арендатору помещениями на дату спецификации (рисунок 14).

Табличная часть «Услуги»:

• Код ресурса заполняется автоматически единичным ресурсом детальной услуги, недоступно для редактирования;
• Помещение – ссылка на справочник «Помещения», заполняется автоматически, доступно для редактирования;
• Сводная услуга;
• Наименование товара/работы/услуги заполняется автоматически по параметрам помещения на дату спецификации;
• Количество кв. м заполняется арендуемой площадью помещения на дату спецификации с учетом доступных кв. метров общей площади помещения для аренды;
• Ед. измерения заполняется автоматически базовой единицей измерения услуги;
• Способ расчета заполняется автоматически по параметрам помещения на дату спецификации;
• Количество – количество, оказываемых услуг в периоде, характеризуемом способом расчета (равно 1 по умолчанию и недоступно для изменения);
• Цена единичного ресурса заполняется автоматически рекомендованной ценой единичного ресурса;
• Цена товара/работы/услуги заполняется автоматически по ПЦО на дату спецификации;
• Сумма по договору рассчитывается автоматически стандартным механизмом;
• Ставка НДС заполняется стандартным механизмом;
• НДС – сумма НДС рассчитывается автоматически стандартным механизмом;
• Итого сумма по договору рассчитывается автоматически стандартным механизмом;
• Отклонение суммы по договору от стоимости единичного рассчитывается автоматически стандартным механизмом;
• Отклонение цены от цены единичного ресурса рассчитывается автоматически стандартным механизмом.