1.3. Органы, учреждения, организации и должностные лица, которые обязаны сообщать в налоговые органы сведения, связанные с учетом налогоплательщиков, а также сроки представления сведений определены положениями статьи 85 Кодекса.

Состав и порядок представления сведений установлен Правилами ведения Единого государственного реестра налогоплательщиков, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2004 N 110 "О совершенствовании процедур государственной регистрации и постановки на учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (далее - Правила).

1.4. Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации определяет налоговый орган, который будет обрабатывать поступающие сведения:

- инспекция ФНС России по месту нахождения органа, указанного в статье 85 Кодекса (отдел ввода);

- Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации (отдел ввода);

- инспекция ФНС России по централизованной обработке данных.

Налоговый орган, определенный Управлением ФНС России по субъекту Российской Федерации, осуществляет следующие мероприятия:

- контроль соблюдения срока представления сведений органами, указанными в статье 85 Кодекса;

- проверку сведений, поступивших на бумажных носителях, на полноту представления в соответствии с разделами части I Перечня сведений, включаемых в Единый государственный реестр налогоплательщиков (приложение к Правилам) (далее - Перечень);

- ввод всех сведений, поступивших на бумажных носителях, прошедших проверку на полноту представления в соответствии с Перечнем, контроль правильности ввода информации, а также загрузку сведений, представленных в электронном виде;

- форматно-логический контроль (с помощью программных средств);

- направление письма в орган, представивший сведения, с указанием перечня юридических и физических лиц, по которым сведения считаются не представленными в связи с отсутствием реквизитов, предусмотренных Перечнем сведений, включаемых в Единый государственный реестр налогоплательщиков (ЕГРН), или в связи с ошибками, выявленными при проведении форматно-логического контроля. В письме также указывается срок повторного представления сведений (не позднее 10 дней со дня направления указанного письма);

- сортировку сведений по территориальной принадлежности организаций и физических лиц к налоговому органу постановки на учет согласно нормам Кодекса и направление их по каналам связи с применением средств защиты информации в соответствующие налоговые органы. Направляемые сведения заверяются электронной цифровой подписью (ЭЦП) должностного лица налогового органа, в сопроводительном письме указывается дата представления сведений. Если сведения представлены на бумажном носителе, то передаются и оригиналы документов на бумажном носителе.

1.5. Налоговые органы осуществляют учет организаций и физических лиц на основании сведений, полученных от органов, указанных в статье 85 Кодекса в порядке, установленном Приказом N 178.

Внесение сведений в ЕГРН осуществляется с использованием кодов причин постановки на учет, кодов причин снятия с учета и кодов документов согласно соответствующим ведомственным справочникам, утвержденным Заместителем Министра Российской Федерации по налогам и сборам.

1.6. Во избежание повторного присвоения физическому лицу ИНН, необходимо просмотреть информацию в региональной базе данных ЕГРН с целью выяснения наличия у него ИНН, присвоенного ранее.

В случае отсутствия в региональной базе данных ЕГРН сведений о физическом лице, следует обратиться к федеральной базе данных ЕГРН с помощью удаленного доступа для выяснения вышеуказанных сведений.

Если физическому лицу ИНН присвоен ранее, присвоение другого ИНН не производится.

Основанием для осуществления процедуры присвоения ИНН (использования ранее присвоенного ИНН), являются Сведения о наличии (отсутствии) в базе данных ЕГРН сведений о физическом лице (Приложение N 1 к настоящим Указаниям).

1.7. При осуществлении процедуры учета организаций и физических лиц ведется учетное дело в соответствии с положениями Приказа ФНС России от 08.06.2004 N САЭ-3-09/357 "Об утверждении Инструкции по формированию, использованию и хранению регистрационных дел юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и учетных дел организаций и физических лиц".

1.8. Каждое учетное действие налогового инспектора отражается записями в соответствующих разделах Журнала регистрации сведений по вопросам учета налогоплательщиков - физических лиц (далее - Журнал) и Журнала учета сведений, связанных с учетом организаций на основании сведений, представляемых органами в соответствии с пунктом 4 статьи 85 Кодекса. Формы журналов приведены в Приложениях N 2 и N 3 к настоящим Указаниям.

II. Порядок работы налоговых органов со сведениями, поступающими от органов, поименованных в статье 85 Налогового кодекса Российской Федерации

2.1. По вопросу работы со сведениями, представляемыми органами юстиции, выдающими лицензии на право нотариальной деятельности и наделяющими нотариусов полномочиями (пункт 1 статьи 85 Кодекса)

В соответствии с пунктом 1 статьи 85 Кодекса органы юстиции, выдающие лицензии на право нотариальной деятельности и наделяющие нотариусов полномочиями, обязаны сообщать в налоговый орган по месту своего нахождения о физических лицах, получивших лицензии на право нотариальной деятельности и (или) назначенных на должность нотариуса, занимающегося частной практикой, или освобожденных от нее, в течение пяти дней со дня издания соответствующего приказа.

Перечень сведений, подлежащих предоставлению органами юстиции в налоговые органы, установлен разделом III части I Перечня.

Поскольку срок сообщения органами юстиции в налоговые органы указанных сведений исчисляется со дня издания соответствующего приказа, органы юстиции не обязаны сообщать о физических лицах, получивших лицензии на право нотариальной деятельности, но не назначенных на должность нотариуса, занимающегося частной практикой. Органы юстиции сообщают сведения, поименованные в пунктах 1-4 раздела III части I Перечня, о физических лицах, получивших лицензии на право нотариальной деятельности и назначенных на должность нотариуса, занимающегося частной практикой.

Учет физических лиц в качестве частных нотариусов осуществляется в налоговых органах по месту жительства в соответствии с нормами Приказа N 178.

2.2. По вопросу работы со сведениями, представляемыми советами адвокатских палат субъектов Российской Федерации (пункт 2 статьи 85 Кодекса)

В соответствии с пунктом 2 статьи 85 Кодекса советы адвокатских палат субъектов Российской Федерации обязаны не позднее 30-го числа каждого месяца сообщать в налоговый орган по месту нахождения адвокатской палаты субъекта Российской Федерации сведения об адвокатах, являющихся членами адвокатской палаты субъекта Российской Федерации, об избранной ими форме адвокатского образования, а также о принятых решениях о приостановлении (возобновлении) или прекращении статуса адвоката. Данные сведения установлены разделом IV части I Перечня.

Сведения, получаемые налоговыми органами в соответствии с пунктом 2 статьи 85 Кодекса от советов адвокатских палат субъектов Российской Федерации, должны обеспечить возможность осуществить налоговыми органами согласно норм Кодекса постановку на учет (снятие с учета) налогоплательщиков - физических лиц в качестве адвокатов, учредивших адвокатский кабинет, которые согласно пункту 2 статьи 11 Кодекса, отнесены к индивидуальным предпринимателям, а также в качестве адвокатов, избравших иные формы адвокатских образований.

Пунктом 2 статьи 85 Кодекса и разделом IV части I Перечня не предусмотрено ежемесячное сообщение сведений об адвокатах, которым присвоен статус адвоката либо о прекративших, возобновивших, приостановивших членство в палате. Поэтому следует обеспечить получение сведений об адвокатах, являющихся членами адвокатской палаты субъекта Российской Федерации, в соответствии с нормами действующего Кодекса, то есть обо всех адвокатах, являющихся членами адвокатской палаты субъекта Российской Федерации, на момент представления сведений.

Учет физических лиц в качестве адвокатов, в том числе адвокатов, учредивших адвокатский кабинет, осуществляется в налоговых органах по месту жительства в соответствии с нормами Приказа N 178.

В отношении адвокатов, в сведениях о которых отсутствуют сведения о форме адвокатской деятельности, в налоговом органе по месту их жительства проводится процедура учета сведений, сообщенных органами, поименованными в пункте 2 статьи 85 Кодекса, без уведомления налогоплательщика о постановке его на учет.

При поступлении сведений об избранной данным адвокатом форме адвокатского образования осуществляется его постановка на учет в соответствующем качестве в установленном порядке.

2.3. По вопросу работы со сведениями, представляемыми органами, осуществляющими регистрацию физических лиц по месту жительства (пункт 3 статьи 85 Кодекса)

2.3.1. Согласно пункту 3 статьи 85 Кодекса органы, осуществляющие регистрацию физических лиц по месту жительства, обязаны сообщать о фактах регистрации физического лица по месту жительства в налоговые органы по месту своего нахождения в течение 10 дней после регистрации указанных лиц.

Перечень сведений, подлежащих предоставлению органами, осуществляющими регистрацию физических лиц по месту жительства в налоговые органы, установлен разделом V части I Перечня.

Формы Сведений о регистрации физического лица по месту жительства и Сведений о регистрации по месту жительства иностранного физического лица или лица без гражданства, получившего вид на жительство на территории Российской Федерации (далее - Формы сведений), приведены соответственно в приложениях N 4 и N 5 к настоящим Указаниям.

Информация о направлении Министерством внутренних дел Российской Федерации Форм сведений и Рекомендаций по порядку их представления в налоговые органы доведена до Управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации письмами МНС России от 14.10.1999 г. N ДЧ-6-12/818 и от 21.05.2002 г. N ММ-6-09/717.

Для проверки полноты представления органами МВД России сведений о фактах регистрации физических лиц по месту жительства рекомендуется на постоянной основе проводить работу по сопоставлению количества сведений, поступивших от органов МВД России, с данными органов государственной статистики о миграции населения (численностью прибывших на территорию субъекта Российской Федерации) за соответствующий период времени. В случае необходимости следует принимать меры по обеспечению предоставления сведений органами МВД России в полном объеме.

При получении налоговым органом по месту жительства физического лица сведений о факте его регистрации по месту жительства от органов, указанных в пункте 3 статьи 85 Кодекса, необходимо установить, состоит ли конкретное физическое лицо на учете в налоговом органе и по каким причинам. Если данное физическое лицо состоит на учете в качестве индивидуального предпринимателя, сведения о факте его регистрации по месту жительства направляются в регистрирующий орган не позднее рабочего дня, следующего за днем их получения, для осуществления контрольных действий в отношении данного физического лица.

Датой постановки на учет физического лица, не относящегося к индивидуальному предпринимателю, а также частного нотариуса и адвоката является дата, указанная в сведениях о факте регистрации физического лица по новому месту жительства, полученная от органов, осуществляющих регистрацию физических лиц по месту жительства.

Постановка на учет (снятие с учета) физических лиц в налоговых органах в связи с изменением места жительства осуществляется в соответствии с нормами Приказа N 178.

2.3.2. В связи с тем, что Кодексом не предусмотрена обязанность органов регистрационного учета представлять в налоговые органы сведения о физических лицах, выехавших на постоянное место жительства за пределы Российской Федерации, сведения о таких гражданах в случае необходимости могут быть получены налоговыми органами на основании запроса, направленного в органы регистрационного учета. Форма запроса - произвольная.

Если физическое лицо, выехавшее на постоянное место жительства за пределы Российской Федерации, состоит на учете в налоговом органе по месту жительства, поступившая в отношении него информация направляется в регистрирующий орган для сведения.

Если физическое лицо, выехавшее на постоянное место жительства за пределы Российской Федерации, состоит на учете в налоговом органе по месту жительства, как владелец недвижимого имущества и (или) транспортных средств, подлежащих налогообложению, и продолжает оставаться владельцем этого имущества оно остается на учете в налоговом органе (как владелец имущества) по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и (или) транспортных средств, подлежащих налогообложению.

В отношении физических лиц, состоящих на учете в налоговом органе по месту жительства, не являющихся индивидуальными предпринимателями и владельцами имущества или транспортных средств, вносятся изменения в раздел 3 базы данных ЕГРН местного уровня на основании сведений, поступивших от органа регистрационного учета (дело передается в архив).

2.3.3. В настоящее время физическим лицам, не имеющим места жительства на территории Российской Федерации, за исключением владельцев недвижимого имущества и (или) транспортных средств и индивидуальных предпринимателей, осуществить постановку их на учет с присвоением ИНН не представляется возможным.

Осуществлять процедуру постановки на учет физического лица, не относящегося к индивидуальным предпринимателям, которое не имеет документального подтверждения регистрации по месту жительства, в налоговом органе по месту его пребывания на основании Заявления физического лица о выдаче документа, подтверждающего присвоение идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) (форма N 09-2-1, утвержденная Приказом N 178) нецелесообразно по следующим основаниям.

Согласно пункту 3 статьи 85 Кодекса органы, осуществляющие регистрацию физических лиц по месту жительства, обязаны сообщать о фактах регистрации физических лиц по месту их жительства.